Conditions générales de prestation de services par Notberg Sp. z o.o.
§ 1. Dispositions préliminaires
Les présentes conditions générales (ci-après les « Conditions générales ») définissent les règles et les conditions de prestation de services par Notberg Sp. z o.o., dont le siège est à Varsovie (00‑684), ul. Wspólna 50A/22, immatriculée au Registre des entrepreneurs du registre national des tribunaux sous le numéro KRS : 0000772427, NIP : 1132993659, ci-après dénommée « Notberg ».
Coordonnées de Notberg :
adresse de correspondance : ul. Wspólna 50A/22, 00‑684 Varsovie,
e‑mail : [email protected],
téléphone : +48 22 243 43 43.
Notberg fournit des services consistant notamment en : a) l’intermédiation pour l’obtention d’apostilles et de la légalisation de documents, b) l’intermédiation pour l’obtention de visas, c) d’autres services confiés par le Client, ci‑après dénommés conjointement les « Services ».
Les Services sont fournis conformément aux présentes Conditions générales ainsi qu’aux accords ou conventions individuels conclus avec les Clients.
§ 2. Définitions
Services — les services fournis par Notberg, décrits au § 1, point 3.
Client — une personne physique, une personne morale ou une entité organisationnelle dépourvue de personnalité morale qui utilise les Services.
Consommateur — un Client étant une personne physique qui conclut avec Notberg un acte juridique (contrat) n’ayant pas de rapport direct avec son activité professionnelle ou commerciale.
Entrepreneur assimilé à un consommateur — une personne physique concluant un contrat ayant un lien direct avec son activité professionnelle lorsque, au vu du contenu de ce contrat, il ressort que celui‑ci ne revêt pas pour cette personne un caractère professionnel (conformément à l’article 38a de la loi relative aux droits des consommateurs). Pour les questions non réglées dans les présentes Conditions générales, les dispositions relatives aux Consommateurs s’appliquent à cette entité.
B2B — un Client qui n’est ni Consommateur ni Entrepreneur assimilé à un consommateur.
Documents — tout document, fichier et information transmis par le Client aux fins de l’exécution de la Commande.
Commande — la demande de prestation de Services par Notberg, passée par le Client.
Systèmes d’IA — des algorithmes d’intelligence artificielle utilisés pour soutenir le processus de prestation des Services (par exemple pour des pré‑traductions ou l’analyse de la documentation).
Loi relative aux droits des consommateurs — la loi du 30 mai 2014 relative aux droits des consommateurs.
§ 3. Conclusion du contrat et début de l’exécution
Conclusion du contrat : Le contrat de prestation de Services est conclu au moment où Notberg confirme l’acceptation de la Commande pour exécution et émet la facture. La Commande peut être passée en ligne, par téléphone, par e‑mail ou en personne.
Début de l’exécution : Notberg commence l’exécution de la Commande après l’enregistrement du montant total sur le compte bancaire de Notberg, sauf accord contraire avec le Client (en particulier pour les Clients B2B réguliers dans les conditions visées au § 7, point 2).
Le Client est tenu de fournir des coordonnées exactes et à jour. Notberg n’est pas responsable des retards ou de la non‑exécution de la Commande résultant de la fourniture de données erronées.
Les horaires d’ouverture du bureau et le délai estimé de réalisation des Services sont indiqués sur le site internet de Notberg.
§ 4. Utilisation de l’intelligence artificielle (IA) et traitement des données
Dans le but d’optimiser, d’accélérer et d’améliorer la qualité des Services fournis (en particulier les traductions et l’analyse des Documents), Notberg se réserve le droit d’utiliser des Systèmes d’IA.
Transmission des données : Le Client reconnaît et accepte que le contenu des Documents transmis puisse être envoyé et traité par des Systèmes d’IA fournis par des partenaires technologiques externes (notamment Google Cloud).
Localisation des serveurs : Notberg garantit que les données traitées par les Systèmes d’IA dans le cadre des Commandes sont transmises et stockées sur des serveurs situés dans l’Espace économique européen (EEE), ce qui assure la conformité au RGPD.
Limitation de l’utilisation des données : Les données transmises aux Systèmes d’IA ne sont pas utilisées pour l’entraînement public des modèles linguistiques de tiers d’une manière qui violerait la confidentialité des Documents du Client.
Supervision humaine : En raison des spécificités de fonctionnement de l’IA (risque dit « d’hallucinations »), la vérification finale des Documents préparés dans le cadre du processus (par exemple des traductions) est placée sous la supervision du personnel de Notberg, sauf si le Service prévoit explicitement le contraire (par exemple la génération entièrement automatisée de projets).
Responsabilité pour le contenu généré par l’IA : a) Le contenu généré par les Systèmes d’IA ne constitue pas un conseil professionnel en matière juridique, médicale, financière ou fiscale. b) Dans les relations avec les Clients B2B, Notberg limite sa responsabilité pour les erreurs de fond générées exclusivement par l’IA, à condition que Notberg ait fait preuve de la diligence requise dans le choix des outils et la vérification finale. Cette limitation ne couvre pas les dommages causés par Notberg par faute intentionnelle. c) En ce qui concerne les Consommateurs et les Entrepreneurs assimilés à des consommateurs, la responsabilité de Notberg au titre de l’exécution du Service est définie par les dispositions impératives de la loi.
Conformité à l’AI Act : Notberg adapte les fonctionnalités d’IA aux exigences du Règlement (UE) 2024/1689 du Parlement européen et du Conseil sur l’intelligence artificielle (AI Act), conformément à l’état actuel du droit.
Des informations détaillées sur le traitement des données personnelles figurent dans la Politique de confidentialité disponible sur le site internet de Notberg.
§ 5. Envois par coursier et remise des documents
Le Client peut remettre les Documents en personne ou par l’intermédiaire d’un transporteur/coursier de son choix.
Notberg peut assurer l’intermédiation pour le renvoi des Documents par coursier à l’adresse indiquée. Les envois effectués par Notberg sont assurés conformément aux conditions générales du transporteur concerné (généralement à hauteur de la valeur de reconstitution du document).
Risques liés à l’envoi — Client B2B : Si le Client B2B a désigné un coursier ou choisi une société de transport spécifique parmi les options proposées par Notberg, le risque de perte ou de détérioration accidentelle de l’envoi est transféré au Client au moment de la remise des Documents à la société de transport.
Risques liés à l’envoi — Consommateur et Entrepreneur assimilé à un consommateur : Notberg est responsable de l’envoi jusqu’à sa remise au Consommateur (ou à l’Entrepreneur assimilé à un consommateur), sauf si le Consommateur a lui‑même désigné un coursier non proposé par Notberg, auquel cas le risque est transféré au moment de la remise des Documents à ce coursier (article 545(1) du Code civil).
Il est recommandé aux Clients de souscrire de leur côté une assurance complémentaire pour les envois de valeur plus élevée.
§ 6. Conditions d’utilisation des Services et communication
La passation d’une Commande implique l’acceptation de la communication nécessaire de la part de Notberg (e‑mail, téléphone) afin de permettre la bonne exécution du contrat conclu.
La limitation ou le blocage, par le Client, de la possibilité pour Notberg d’entrer en contact avec lui pendant l’exécution de la Commande peut rendre impossible la réalisation du Service, ce dont Notberg ne saurait être tenu responsable.
§ 7. Modalités de paiement
Le Client est tenu d’effectuer le paiement avant le début de l’exécution de la Commande, sauf convention contraire.
Pour les Clients B2B réguliers, le délai de paiement est de 14 jours à compter de la date d’émission de la facture TVA, sauf accord contraire entre les parties.
En cas de retard de paiement, Notberg est en droit : a) de suspendre l’exécution de la Commande jusqu’au règlement des sommes dues, b) de facturer des intérêts moratoires au taux légal (ou des intérêts moratoires légaux pour retard dans les transactions commerciales dans les relations avec les Clients B2B), c) de réclamer une indemnisation pour les frais de recouvrement conformément à la loi relative à la lutte contre les retards de paiement excessifs dans les transactions commerciales.
Tous les montants indiqués sur le site internet de Notberg sont des montants TVA incluse, sauf indication expresse contraire.
§ 8. Droit de rétractation (applicable aux Consommateurs et Entrepreneurs assimilés à des consommateurs)
Le Client étant Consommateur (ou Entrepreneur assimilé à un consommateur) a le droit de se rétracter d’un contrat conclu à distance sans avoir à en indiquer le motif dans un délai de 14 jours à compter de sa conclusion. La déclaration de rétractation peut être envoyée : a) par écrit à l’adresse du siège de Notberg, b) par e‑mail à l’adresse indiquée au § 1, point 2.
Exception au droit de rétractation (article 38, al. 1, point 1 de la Loi relative aux droits des consommateurs) : Le Consommateur ne dispose pas du droit de rétractation si Notberg a intégralement exécuté le Service avec l’accord préalable exprès du Consommateur, lequel a été informé avant le début de l’exécution qu’il perdrait son droit de rétractation après la pleine exécution de la prestation par Notberg et en a pris connaissance. Cela vise en particulier la situation où les documents de demande de visa ont déjà été déposés auprès d’un consulat ou lorsque la traduction assermentée commandée a été effectuée.
Paiement des prestations partiellement exécutées (article 35 de la Loi relative aux droits des consommateurs) : Si le Consommateur a demandé que la prestation des Services commence avant l’expiration du délai de rétractation puis fait usage de ce droit, il est tenu de payer le montant correspondant aux prestations fournies jusqu’au moment de la rétractation, proportionnellement à l’étendue des prestations accomplies, compte tenu du prix ou de la rémunération convenus dans le contrat. Le Consommateur supporte également les frais consulaires, administratifs et de chancellerie non remboursables acquittés par Notberg en son nom.
Les Clients B2B peuvent renoncer à la Commande, mais supportent les frais proportionnels au travail déjà accompli ainsi que tous les frais engagés par Notberg en leur nom.
Un modèle de déclaration de rétractation figure en annexe n° 2 de la Loi relative aux droits des consommateurs et est disponible sur le site internet de Notberg.
§ 9. Réclamations
Le Client a le droit d’introduire une réclamation concernant la non‑exécution ou la mauvaise exécution du Service par Notberg. Les réclamations peuvent être introduites : a) par voie électronique à l’adresse e‑mail indiquée au § 1, point 2, b) par écrit à l’adresse du siège de Notberg.
La réclamation doit contenir : a) le nom et le prénom ou la raison sociale ainsi que les coordonnées du Client, b) le numéro de la Commande (s’il a été attribué) ou d’autres éléments permettant d’identifier la Commande, c) la description des irrégularités et la demande du Client.
Notberg examinera la réclamation sans retard injustifié et au plus tard dans les 14 jours suivant sa réception. Le Client sera informé du résultat de la procédure de réclamation par e‑mail ou par écrit.
Délai d’introduction des réclamations — B2B : Pour les Clients B2B, le délai pour introduire une réclamation concernant des défauts du Service exécuté est de 14 jours ouvrables à compter de la remise ou du renvoi des Documents. Passé ce délai, le droit de réclamation s’éteint.
La disposition du point 4 ne limite pas les droits des Consommateurs et des Entrepreneurs assimilés à des consommateurs découlant des dispositions impératives de la loi, notamment au titre du défaut de conformité du service au contrat.
§ 10. Responsabilité de Notberg et force majeure
Notberg exécute les Services avec le soin requis par la nature professionnelle de son activité.
Limitation de responsabilité (B2B) : Pour les Clients B2B, la responsabilité globale de Notberg en matière de dommages et intérêts pour non‑exécution ou mauvaise exécution du contrat (quelle qu’en soit la base juridique) est limitée au montant de la rémunération nette payée par le Client pour la Commande concernée. Cette limitation ne couvre pas les dommages causés par une faute intentionnelle ni les autres cas dans lesquels l’exclusion de responsabilité est inadmissible en vertu de dispositions impératives.
Notberg n’est pas responsable des décisions et actions des autorités publiques, ambassades, administrations, consulats (par exemple refus de délivrer un visa, refus d’apposer une apostille, retards administratifs), qui sont indépendantes de Notberg.
Force majeure : Notberg n’est pas responsable de la non‑exécution ou de la mauvaise exécution de ses obligations résultant de la survenance d’un cas de force majeure, c’est‑à‑dire d’événements soudains, imprévisibles et indépendants de la volonté des parties (notamment guerres, grèves, incendies, catastrophes naturelles, pandémies, changements soudains de la législation, interruption de l’activité des administrations). Dans ces situations, le délai d’exécution du Service est prolongé de la durée de l’empêchement.
Les limitations de responsabilité prévues au présent paragraphe ne portent pas atteinte aux droits des Consommateurs et des Entrepreneurs assimilés à des consommateurs découlant des dispositions impératives de la loi.
§ 11. Protection des données personnelles
Le responsable du traitement des données personnelles traitées dans le cadre de l’exécution des Services est Notberg Sp. z o.o., dont le siège est à Varsovie.
Les données personnelles sont traitées aux fins nécessaires à la conclusion et à l’exécution du contrat, au traitement des réclamations, au respect des obligations légales (comptables et fiscales) ainsi qu’à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, conformément au RGPD.
Pour assurer la bonne exécution de la Commande, les données peuvent être transmises à des tiers (notamment ambassades, administrations, sociétés de transport/coursiers, traducteurs assermentés, prestataires d’infrastructures informatiques et d’IA), conformément au § 4 des Conditions générales.
Des informations détaillées sur le traitement des données personnelles, les droits des Clients et l’utilisation de cookies figurent dans la Politique de confidentialité disponible sur le site internet de Notberg.
§ 12. Droits de propriété intellectuelle
Tous les contenus, graphiques, formulaires et supports disponibles sur le site internet de Notberg sont protégés par le droit d’auteur et appartiennent à Notberg ou sont utilisés sur la base de licences appropriées.
Leur copie, reproduction ou utilisation à des fins commerciales sans l’accord écrit et exprès de Notberg est interdite.
§ 13. Modifications des Conditions générales
Notberg se réserve le droit de modifier les Conditions générales pour des raisons importantes (par exemple modification de la législation, modification des procédures consulaires, adaptation de l’étendue des Services ou des outils techniques).
Notberg informera les Clients enregistrés et les Clients ayant des Commandes en cours de toute modification des Conditions générales au moins 14 jours avant leur entrée en vigueur, par e‑mail ou par un message dans l’espace Client.
Les Commandes passées et payées avant l’entrée en vigueur des modifications restent soumises aux dispositions des Conditions générales en vigueur à la date de passation de la Commande.
Les modifications techniques et rédactionnelles n’ayant pas d’impact sur l’étendue des droits et obligations des Clients peuvent être introduites sans préavis.
§ 14. Dispositions finales et règlement des litiges
Pour les questions non réglées par les présentes Conditions générales, les dispositions du droit polonais s’appliquent, en particulier le Code civil et la Loi relative aux droits des consommateurs.
Tout litige entre Notberg et un Client B2B sera tranché par le tribunal judiciaire territorialement compétent pour le siège de Notberg.
Les litiges avec les Consommateurs et les Entrepreneurs assimilés à des consommateurs seront tranchés par les tribunaux judiciaires conformément aux dispositions générales du droit.
Le Consommateur a la possibilité de recourir à des modes extrajudiciaires de règlement des réclamations et des litiges, en particulier : a) par l’intermédiaire de la plateforme de règlement en ligne des litiges (RLL) au niveau de l’Union européenne, disponible à l’adresse https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) devant un tribunal arbitral permanent de la consommation fonctionnant auprès de l’inspection régionale compétente de l’Inspection du commerce, c) auprès du médiateur de la consommation du district (de la ville) ou d’une organisation à but non lucratif dont l’objet statutaire est la protection des consommateurs, d) dans le cadre d’une procédure de médiation menée par l’inspection régionale de l’Inspection du commerce.
Des informations détaillées sur les modes extrajudiciaires de règlement des réclamations et des litiges sont disponibles sur le site internet de l’Office de protection de la concurrence et des consommateurs (www.uokik.gov.pl).
Les Conditions générales entrent en vigueur à la date de leur publication sur le site internet de Notberg.