Politique de confidentialité et de cookies
La présente Politique définit les règles de traitement des données à caractère personnel ainsi que d’enregistrement et d’accès aux données sur les appareils des Utilisateurs qui utilisent le Service, y compris les données traitées dans le cadre de fonctions basées sur l’intelligence artificielle.
§ 1. Définitions
Service — site internet accessible à l’adresse https://notberg.com.
Responsable du traitement — Notberg Sp. z o.o. dont le siège est à Varsovie, ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varsovie, NIP : 1132993659, KRS : 0000772427.
Utilisateur — personne physique utilisant le Service ou personne physique agissant au nom d’un Client personne morale.
Client — entité pour le compte de laquelle le Responsable du traitement fournit des services (personne physique, personne morale, entité assimilée).
RGPD — Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Appareil — équipement électronique et son logiciel permettant à l’Utilisateur d’accéder au Service.
Cookies — données textuelles collectées sous forme de fichiers enregistrés sur l’Appareil de l’Utilisateur.
Systèmes d’IA — algorithmes d’intelligence artificielle qui facilitent la fourniture des services dans le Service.
§ 2. Responsable du traitement des données et contact
Le responsable du traitement des données à caractère personnel au sens de l’art. 4 point 7 du RGPD est Notberg Sp. z o.o.
Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel, il est possible de contacter le Responsable du traitement :
par écrit : ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varsovie,
par e-mail : [email protected],
par téléphone : +48 22 243 43 43.
Le Responsable du traitement n’a pas désigné de Délégué à la protection des données. Toute demande relative aux données à caractère personnel doit être adressée directement au Responsable du traitement.
§ 3. Finalités et bases juridiques du traitement des données
Le Responsable du traitement traite les données à caractère personnel des Utilisateurs et des Clients aux fins suivantes :
Conclusion et exécution du contrat de prestation de services (notamment services de demande de visa, légalisation de documents, apostille, traductions) — base juridique : art. 6, par. 1, point b du RGPD.
Exécution des obligations légales incombant au Responsable du traitement (notamment en matière de comptabilité et de fiscalité) — base juridique : art. 6, par. 1, point c du RGPD.
Marketing des propres services du Responsable du traitement et gestion des demandes de contact — base juridique : art. 6, par. 1, point f du RGPD (intérêt légitime du Responsable du traitement) ou art. 6, par. 1, point a du RGPD (consentement de l’Utilisateur).
Analyse et amélioration du Service sur la base de données statistiques (par exemple Google Analytics) — base juridique : art. 6, par. 1, point a du RGPD (consentement exprimé via les paramètres de cookies) ou art. 6, par. 1, point f du RGPD (intérêt légitime).
Constatation, exercice et défense de droits en justice — base juridique : art. 6, par. 1, point f du RGPD.
Utilisation des fonctions d’IA dans le Service (par exemple analyse préliminaire de documents) — base juridique : art. 6, par. 1, point b du RGPD (lorsqu’il s’agit d’un élément de la prestation de service) ou art. 6, par. 1, point a du RGPD (lorsqu’un consentement est requis).
§ 4. Durée de conservation des données
Les données traitées aux fins d’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de celui-ci, puis pendant la période nécessaire au règlement des comptes, au traitement des réclamations ainsi qu’à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (en principe jusqu’à l’expiration du délai de prescription, généralement 6 ans).
Les données traitées aux fins d’exécution des obligations fiscales et comptables sont conservées pendant 5 ans à compter de la fin de l’exercice fiscal au cours duquel l’obligation est née.
Les données traitées sur la base du consentement sont conservées jusqu’au retrait de celui-ci.
Les données statistiques et analytiques sont traitées conformément aux périodes de conservation des prestataires externes (par exemple Google Analytics), au maximum 26 mois après la dernière activité.
Les données introduites dans les Systèmes d’IA sont traitées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la demande ou du service concerné. L’historique des demandes peut être conservé dans le compte de l’Utilisateur jusqu’à sa suppression.
§ 5. Destinataires des données
Les données à caractère personnel peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes :
administrations, ambassades, consulats et autres autorités publiques dans la mesure nécessaire à l’exécution du service (par exemple démarches de visa, légalisation, apostille),
transporteurs et services de messagerie dans la mesure nécessaire à l’expédition et à la livraison de colis,
fournisseurs d’infrastructures cloud et d’hébergement (notamment Google Cloud),
fournisseurs d’outils d’analyse (notamment Google Analytics),
prestataires de services de paiement traitant les paiements en ligne,
fournisseurs de Systèmes d’IA (conformément au § 7 de la présente Politique),
cabinets d’avocats, conseillers fiscaux, cabinet comptable, auditeurs,
traducteurs assermentés travaillant avec le Responsable du traitement.
Tous les destinataires externes traitent les données sur la base de contrats de sous-traitance répondant aux exigences de l’art. 28 du RGPD ou de leurs propres bases juridiques.
§ 6. Transfert de données en dehors de l’Espace économique européen
Le Responsable du traitement traite et conserve les données à caractère personnel des Utilisateurs sur des serveurs situés dans l’Espace économique européen (EEE).
Dans la mesure où certains fournisseurs de services d’analyse ou de services cloud peuvent transférer des données en dehors de l’EEE (par exemple dans le cadre de l’infrastructure mondiale de Google), le transfert est effectué sur la base des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou d’autres mécanismes prévus au chapitre V du RGPD.
§ 7. Traitement des données au moyen de l’intelligence artificielle (IA)
Le Service met à disposition des fonctionnalités basées sur des algorithmes d’intelligence artificielle.
Le Responsable du traitement traite les requêtes (prompts), fichiers et autres informations introduites par l’Utilisateur dans les modules d’IA afin de générer des réponses, d’exécuter le service et d’améliorer le fonctionnement du Service.
Lieu du traitement : les Systèmes d’IA utilisés dans le Service fonctionnent sur une infrastructure cloud située dans l’Espace économique européen (EEE).
Interdiction d’entraîner des modèles externes : les données introduites dans les Systèmes d’IA ne sont pas utilisées pour l’entraînement public de modèles de base externes (foundation models) de fournisseurs tiers d’une manière portant atteinte à la confidentialité des données de l’Utilisateur.
Interdiction d’introduire des données sensibles : l’Utilisateur s’engage à ne pas introduire dans les Systèmes d’IA de catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l’art. 9 du RGPD (notamment données relatives à la santé, opinions politiques, données biométriques) le concernant ou concernant des tiers, sauf si cela est nécessaire à l’exécution du service et si l’Utilisateur dispose de la base juridique appropriée. Le Responsable du traitement n’assume aucune responsabilité pour le traitement de telles données introduites en violation de la présente disposition.
Absence de décisions entièrement automatisées : le Responsable du traitement ne prend pas à l’égard de l’Utilisateur de décisions fondées uniquement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou l’affectant de manière significative de façon similaire au sens de l’art. 22 du RGPD. Les contenus générés par l’IA sont vérifiés par le personnel du Responsable du traitement avant toute décision affectant le Client, à l’exception des services clairement indiqués comme entièrement automatisés.
Conformité à l’AI Act : le Responsable du traitement suit les exigences résultant du Règlement (UE) 2024/1689 du Parlement européen et du Conseil sur l’intelligence artificielle (AI Act) et adapte les fonctions d’IA du Service aux obligations applicables à un moment donné.
§ 8. Droits de l’Utilisateur
L’Utilisateur dispose des droits suivants en vertu du RGPD :
Droit d’accès (art. 15 du RGPD) — obtenir des informations sur les données traitées et en recevoir une copie.
Droit de rectification (art. 16 du RGPD) — demander la correction ou la mise à jour des données.
Droit à l’effacement (art. 17 du RGPD) — sous réserve des cas où le Responsable du traitement est tenu de conserver les données (par exemple obligations comptables ou fiscales).
Droit à la limitation du traitement (art. 18 du RGPD).
Droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD) — recevoir les données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Droit d’opposition (art. 21 du RGPD) — lorsque les données sont traitées sur la base de l’intérêt légitime du Responsable du traitement ou à des fins de prospection commerciale.
Droit de retirer le consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur le consentement. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (art. 22 du RGPD).
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, à savoir le Président de l’Office de protection des données à caractère personnel (ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, www.uodo.gov.pl), si l’Utilisateur estime que le traitement de ses données viole les dispositions du RGPD.
Pour exercer les droits susmentionnés, il convient de contacter le Responsable du traitement selon les modalités indiquées au § 2, point 2.
§ 9. Fichiers Cookies
Types et fonctionnement
Cookies internes — fichiers enregistrés et lus sur l’Appareil de l’Utilisateur par le système d’information du Service.
Cookies tiers — fichiers placés par les systèmes d’information de services externes (notamment Google Analytics).
Cookies de session — fichiers supprimés à la fin de la session de l’Appareil.
Cookies persistants — fichiers conservés jusqu’à leur suppression manuelle ou l’expiration de la période définie.
Cookies fonctionnels et de connexion — créés lors de la connexion afin d’enregistrer les informations de connexion et les préférences d’affichage. Les cookies de connexion expirent au bout de deux jours, ceux relatifs aux options d’écran au bout d’un an, et, si l’option « Se souvenir de moi » est cochée, au bout de deux semaines.
Cookies de personnalisation — enregistrés lors de la modification ou de la publication de contenus dans le Service, expirant après 1 jour, ne contenant pas de données à caractère personnel.
Finalités d’utilisation des Cookies
Nécessaires — assurer le bon fonctionnement du Service, des mécanismes d’authentification et de connexion. Ces fichiers ne nécessitent pas de consentement.
Analytiques et statistiques — collecter des informations sur la manière dont le Service est utilisé afin de l’analyser et de l’améliorer. Ces fichiers nécessitent le consentement de l’Utilisateur exprimé via la bannière de cookies.
Marketing — si de tels cookies sont mis en place, leur activation nécessite le consentement préalable de l’Utilisateur.
Gestion des Cookies
L’Utilisateur peut à tout moment modifier les paramètres relatifs à l’enregistrement, la suppression et l’accès aux données enregistrées dans les fichiers Cookies à l’aide de la bannière de cookies du Service ou des paramètres du navigateur.
Tous les navigateurs internet modernes permettent de désactiver l’enregistrement des Cookies dans les onglets consacrés à la confidentialité et à la sécurité.
La limitation de l’enregistrement et de l’accès aux Cookies peut entraîner un dysfonctionnement de certaines fonctionnalités du Service.
§ 10. Contenus intégrés depuis d’autres sites
Les contenus du Service peuvent inclure des éléments intégrés depuis d’autres sites (par exemple vidéos, images, articles). Les contenus intégrés se comportent comme si l’Utilisateur visitait directement le site partenaire. Ces sites peuvent collecter des informations sur l’Utilisateur, utiliser leurs propres cookies et suivre les interactions avec les contenus intégrés conformément à leurs propres politiques de confidentialité.
§ 11. Sécurité des données
Le Responsable du traitement applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque lié au traitement, notamment le chiffrement des connexions (SSL/TLS), le contrôle d’accès et des sauvegardes régulières.
Les mécanismes de stockage et de lecture des Cookies ne permettent pas de récupérer des données à caractère personnel ni d’informations confidentielles à partir de l’Appareil de l’Utilisateur.
Le Responsable du traitement n’est pas responsable de la sécurité des Cookies provenant des partenaires du Service.
La sécurité des données dépend également des actions de l’Utilisateur et du niveau de protection de son Appareil.
§ 12. Exclusion et limitation de responsabilité
Le Responsable du traitement n’est pas responsable de l’interception de données, de l’usurpation de la session de l’Utilisateur ou de sa suppression résultant de l’activité de l’Utilisateur, de virus, chevaux de Troie ou logiciels espions installés sur l’Appareil de l’Utilisateur.
Les services fournis par des tiers échappent au contrôle du Responsable du traitement.
Responsabilité relative aux contenus générés par l’IA : les contenus générés par les Systèmes d’IA ont un caractère informatif, d’orientation ou d’assistance. En raison de la spécificité de la technologie d’apprentissage automatique (phénomène des hallucinations de l’IA), le Responsable du traitement ne garantit pas l’exactitude, la fiabilité et l’actualité à 100 % des contenus générés. Les informations générées ne constituent pas un conseil professionnel juridique, médical, financier, fiscal ou en ingénierie. Il appartient à l’Utilisateur de vérifier les contenus générés (y compris au regard d’éventuelles atteintes aux droits d’auteur de tiers). Les règles complètes de responsabilité relatives aux services payants sont définies dans le Règlement.
§ 13. Supports graphiques et métadonnées
Lors de l’envoi de supports graphiques vers le Service, l’Utilisateur doit éviter de transmettre des images contenant des données de localisation intégrées (balises EXIF GPS), sauf si cela est nécessaire. Les contenus peuvent être analysés par des filtres automatisés et des outils de cybersécurité.
§ 14. Modifications de la Politique de confidentialité
Le Responsable du traitement se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente Politique.
Le Responsable du traitement informera les Utilisateurs de toute modification importante de la Politique au moins 14 jours avant son entrée en vigueur, d’une manière leur permettant de prendre connaissance de son contenu (par exemple message dans le Service, e-mail adressé aux Utilisateurs enregistrés).
Les modifications techniques et rédactionnelles n’ayant pas d’incidence sur l’étendue des droits des Utilisateurs peuvent être introduites sans délai de notification.
La version en vigueur de la Politique est toujours disponible à l’adresse https://notberg.com.