Geschäftsbedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen durch Notberg Sp. z o.o.
§ 1. Allgemeine Bestimmungen
Diese Geschäftsbedingungen (im Folgenden: „Geschäftsbedingungen“) legen die Regeln und Bedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen durch Notberg Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau (00-684), ul. Wspólna 50A/22, eingetragen im Unternehmensregister des Landesgerichtsregisters unter der Nummer KRS: 0000772427, USt-IdNr.: 1132993659, im Folgenden „Notberg“ genannt, fest.
Kontaktdaten von Notberg:
Postanschrift: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warszawa,
E-Mail: [email protected],
Telefon: +48 22 243 43 43.
Notberg erbringt insbesondere folgende Dienstleistungen: a) Vermittlung bei der Einholung von Apostillen und der Legalisation von Dokumenten, b) Visumsvermittlung, c) andere vom Kunden beauftragte Dienstleistungen, nachfolgend gemeinsam „Dienstleistungen“ genannt.
Die Dienstleistungen werden gemäß diesen Geschäftsbedingungen sowie gemäß individuellen Vereinbarungen oder Verträgen mit den Kunden erbracht.
§ 2. Begriffsbestimmungen
Dienstleistungen – die von Notberg erbrachten Dienstleistungen, beschrieben in § 1 Abs. 3.
Kunde – eine natürliche Person, eine juristische Person oder eine Organisationseinheit ohne eigene Rechtspersönlichkeit, die die Dienstleistungen in Anspruch nimmt.
Verbraucher – ein Kunde, der eine natürliche Person ist und mit Notberg ein Rechtsgeschäft (Abschluss eines Vertrages) abschließt, das nicht unmittelbar mit seiner gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit zusammenhängt.
Unternehmer mit Verbraucherrechten – eine natürliche Person, die einen Vertrag abschließt, der in unmittelbarem Zusammenhang mit ihrer gewerblichen Tätigkeit steht, sofern sich aus dem Inhalt dieses Vertrags ergibt, dass dieser für sie nicht überwiegend beruflichen Charakter hat (im Sinne von Art. 38a des Verbraucherrechtsgesetzes). In nicht in den Geschäftsbedingungen geregelten Angelegenheiten finden auf diese Person die Vorschriften für Verbraucher Anwendung.
B2B – ein Kunde, der weder Verbraucher noch Unternehmer mit Verbraucherrechten ist.
Dokumente – alle Dokumente, Dateien und Informationen, die vom Kunden zum Zweck der Ausführung des Auftrags übermittelt werden.
Auftrag – eine Bestellung zur Erbringung von Dienstleistungen durch Notberg, die vom Kunden erteilt wird.
KI-Systeme – Algorithmen der künstlichen Intelligenz, die den Prozess der Erbringung der Dienstleistungen unterstützen (z. B. bei Vorübersetzungen oder der Analyse von Unterlagen).
Verbraucherrechtsgesetz – das Gesetz vom 30. Mai 2014 über die Rechte der Verbraucher.
§ 3. Vertragsabschluss und Beginn der Ausführung
Vertragsabschluss: Der Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen kommt zustande, sobald Notberg die Annahme des Auftrags zur Ausführung bestätigt und eine Rechnung ausgestellt hat. Der Auftrag kann online, telefonisch, per E-Mail oder persönlich erteilt werden.
Beginn der Ausführung: Notberg beginnt mit der Ausführung des Auftrags, sobald der vollständige Betrag auf dem Bankkonto von Notberg gutgeschrieben wurde, es sei denn, abweichende Vereinbarungen mit dem Kunden sehen etwas anderes vor (insbesondere gegenüber Stammkunden im B2B-Bereich unter den Bedingungen von § 7 Abs. 2).
Der Kunde ist verpflichtet, korrekte und aktuelle Kontaktdaten anzugeben. Notberg haftet nicht für Verzögerungen oder die Nichterfüllung des Auftrags infolge der Angabe falscher Daten.
Die Bürozeiten und die voraussichtliche Ausführungszeit der Dienstleistungen sind auf der Website von Notberg angegeben.
§ 4. Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) und Datenverarbeitung
Zum Zweck der Optimierung, Beschleunigung und Steigerung der Qualität der erbrachten Dienstleistungen (insbesondere Übersetzungen sowie Analyse von Dokumenten) behält sich Notberg das Recht vor, KI-Systeme einzusetzen.
Übermittlung von Daten: Der Kunde nimmt zur Kenntnis und akzeptiert, dass Inhalte der übermittelten Dokumente durch von externen Technologiepartnern bereitgestellte KI-Systeme (u. a. Google Cloud) übermittelt und verarbeitet werden können.
Serverstandort: Notberg gewährleistet, dass im Rahmen der Aufträge durch KI-Systeme verarbeitete Daten auf Servern im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) übermittelt und gespeichert werden, was die Einhaltung der DSGVO sicherstellt.
Beschränkung der Datennutzung: Die an KI-Systeme übermittelten Daten werden nicht auf eine Weise für das öffentliche Training von Sprachmodellen Dritter verwendet, die die Vertraulichkeit der Dokumente des Kunden verletzen würde.
Menschliche Aufsicht: Aufgrund der Funktionsweise von KI (Möglichkeit des Auftretens sogenannter Halluzinationen) unterliegt die abschließende Überprüfung im Prozess erstellter Dokumente (z. B. Übersetzungen) der Aufsicht des Personals von Notberg, es sei denn, die Dienstleistung sieht ausdrücklich etwas anderes vor (z. B. vollständig automatisierte Erstellung von Entwürfen).
Haftung für KI-Inhalte: a) Durch KI-Systeme generierte Inhalte stellen keine professionelle Rechts-, Medizin-, Finanz- oder Steuerberatung dar. b) Im Verhältnis zu B2B-Kunden beschränkt Notberg die Haftung für sachliche Fehler, die ausschließlich durch KI generiert wurden, sofern Notberg bei der Auswahl der Werkzeuge und der abschließenden Überprüfung die gebotene Sorgfalt beachtet hat. Diese Beschränkung gilt nicht für Schäden, die Notberg vorsätzlich verursacht hat. c) Gegenüber Verbrauchern und Unternehmern mit Verbraucherrechten bestimmt sich die Haftung von Notberg für die Erbringung der Dienstleistung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften.
Einhaltung des AI Act: Notberg passt die KI-Funktionen an die Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates über künstliche Intelligenz (AI Act) entsprechend der aktuellen Rechtslage an.
Detaillierte Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten sind in der auf der Website von Notberg verfügbaren Datenschutzerklärung enthalten.
§ 5. Kuriersendungen und Zustellung von Dokumenten
Der Kunde kann die Dokumente persönlich oder über einen Kurier seiner Wahl zustellen lassen.
Notberg kann bei der Rücksendung der Dokumente per Kurier an die angegebene Adresse vermitteln. Von Notberg aufgegebene Sendungen sind nach den im Regelwerk des jeweiligen Frachtführers festgelegten Bedingungen versichert (in der Regel bis zur Höhe des Wiederbeschaffungswertes des Dokuments).
Versendungsrisiko – B2B-Kunde: Hat der B2B-Kunde den Kurier benannt oder ein konkretes Kurierunternehmen aus den von Notberg angebotenen Optionen ausgewählt, geht die Gefahr des zufälligen Untergangs oder der Beschädigung der Sendung mit der Übergabe der Dokumente an das Kurierunternehmen auf den Kunden über.
Versendungsrisiko – Verbraucher und Unternehmer mit Verbraucherrechten: Notberg trägt die Verantwortung für die Sendung bis zu deren Zustellung an den Verbraucher (oder Unternehmer mit Verbraucherrechten), es sei denn, der Verbraucher hat selbst einen Kurier benannt, der nicht von Notberg angeboten wird; in diesem Fall geht die Gefahr mit der Übergabe der Dokumente an diesen Kurier über (Art. 5451 Zivilgesetzbuch).
Den Kunden wird empfohlen, auf eigene Kosten eine zusätzliche Transportversicherung für Sendungen mit höherem Wert abzuschließen.
§ 6. Bedingungen für die Nutzung der Dienstleistungen und Kommunikation
Die Erteilung eines Auftrags bedeutet die Zustimmung zu der für die ordnungsgemäße Ausführung des geschlossenen Vertrags erforderlichen Kommunikation seitens Notberg (E-Mail, Telefon).
Die Einschränkung oder Blockierung der Kontaktmöglichkeiten mit Notberg durch den Kunden während der Ausführung des Auftrags kann die Erbringung der Dienstleistung unmöglich machen; hierfür übernimmt Notberg keine Haftung.
§ 7. Zahlungsbedingungen
Der Kunde ist verpflichtet, die Zahlung vor Beginn der Ausführung des Auftrags zu leisten, sofern kein abweichender Vertrag etwas anderes vorsieht.
Bei Stammkunden im B2B-Bereich beträgt das Zahlungsziel 14 Tage ab Rechnungsdatum, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben.
Bei Zahlungsverzug ist Notberg berechtigt: a) die Ausführung des Auftrags bis zur Begleichung der Forderung auszusetzen, b) gesetzliche Verzugszinsen (bzw. gesetzliche Verzugszinsen im Geschäftsverkehr im Verhältnis zu B2B-Kunden) zu berechnen, c) eine Entschädigung für die Kosten des Forderungseinzugs gemäß dem Gesetz zur Bekämpfung übermäßiger Zahlungsverzögerungen im Geschäftsverkehr geltend zu machen.
Alle auf der Website von Notberg angegebenen Beträge sind Bruttobeträge (inklusive Mehrwertsteuer), sofern nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben ist.
§ 8. Widerrufsrecht (gilt für Verbraucher und Unternehmer mit Verbraucherrechten)
Ein Kunde, der Verbraucher (oder Unternehmer mit Verbraucherrechten) ist, hat das Recht, von einem Fernabsatzvertrag innerhalb von 14 Tagen ab dessen Abschluss ohne Angabe von Gründen zurückzutreten. Die Widerrufserklärung kann: a) schriftlich an die Geschäftsanschrift von Notberg, b) per E-Mail an die in § 1 Abs. 2 angegebene Adresse gesendet werden.
Ausnahme vom Widerrufsrecht (Art. 38 Abs. 1 Nr. 1 des Verbraucherrechtsgesetzes): Das Widerrufsrecht steht dem Verbraucher nicht zu, wenn Notberg die Dienstleistung vollständig erbracht hat, nachdem der Verbraucher ausdrücklich und vorab zugestimmt hat, und vor Beginn der Erbringung darüber informiert wurde, dass er mit vollständiger Vertragserfüllung durch Notberg sein Widerrufsrecht verliert, und dies zur Kenntnis genommen hat. Dies gilt insbesondere, wenn die Visumsunterlagen bereits beim Konsulat eingereicht wurden oder die beauftragte beeidigte Übersetzung ausgeführt wurde.
Vergütung für teilweise erbrachte Leistungen (Art. 35 des Verbraucherrechtsgesetzes): Hat der Verbraucher verlangt, mit der Erbringung der Dienstleistungen vor Ablauf der Widerrufsfrist zu beginnen, und anschließend eine Widerrufserklärung abgegeben, ist er verpflichtet, für die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erbrachten Leistungen ein Entgelt zu zahlen, das im Verhältnis zum Umfang der erbrachten Leistungen unter Berücksichtigung des im Vertrag vereinbarten Preises oder Honorars steht. Der Verbraucher trägt ebenfalls nicht erstattungsfähige konsularische, behördliche und Verwaltungsgebühren, die Notberg in seinem Namen entrichtet hat.
B2B-Kunden können von einem Auftrag zurücktreten, tragen jedoch die Kosten im Verhältnis zu der bereits geleisteten Arbeit sowie sämtliche Gebühren, die Notberg in ihrem Namen entrichtet hat.
Das Muster einer Widerrufserklärung ist Anhang Nr. 2 zum Verbraucherrechtsgesetz und auf der Website von Notberg verfügbar.
§ 9. Beschwerden
Der Kunde ist berechtigt, eine Beschwerde wegen Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäßer Erfüllung der Dienstleistung durch Notberg einzureichen. Beschwerden können: a) per E-Mail an die in § 1 Abs. 2 angegebene Adresse, b) schriftlich an die Geschäftsanschrift von Notberg gerichtet werden.
Die Beschwerde sollte enthalten: a) Vor- und Nachnamen oder Firmennamen sowie Kontaktdaten des Kunden, b) Auftragsnummer (falls vergeben) oder andere Daten, die eine Identifizierung des Auftrags ermöglichen, c) eine Beschreibung der Unregelmäßigkeiten und das Begehren des Kunden.
Notberg bearbeitet die Beschwerde ohne unnötige Verzögerung, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen ab deren Eingang. Über das Ergebnis des Beschwerdeverfahrens wird der Kunde per E-Mail oder schriftlich informiert.
Beschwerdefrist – B2B: Bei B2B-Kunden beträgt die Frist zur Einreichung einer Beschwerde wegen Mängeln an der erbrachten Dienstleistung 14 Werktage ab Übergabe oder Rücksendung der Dokumente. Nach Ablauf dieser Frist erlischt das Beschwerderecht.
Die Bestimmung von Abs. 4 beschränkt nicht die Rechte von Verbrauchern und Unternehmern mit Verbraucherrechten aus zwingenden gesetzlichen Vorschriften, einschließlich der Rechte wegen mangelnder Vertragsmäßigkeit der Dienstleistung.
§ 10. Haftung von Notberg und höhere Gewalt
Notberg haftet für die Erbringung der Dienstleistungen unter Beachtung der Sorgfalt, die sich aus dem beruflichen Charakter der Tätigkeit ergibt.
Haftungsbeschränkung (B2B): Gegenüber B2B-Kunden ist die gesamte Schadenersatzhaftung von Notberg wegen Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäßer Erfüllung des Vertrages (unabhängig von der Rechtsgrundlage) auf die Höhe des Nettolohnes begrenzt, den der Kunde für den jeweiligen Auftrag gezahlt hat. Diese Beschränkung gilt nicht für Schäden, die vorsätzlich verursacht wurden, sowie für andere Fälle, in denen ein Haftungsausschluss nach zwingenden Vorschriften unzulässig ist.
Notberg haftet nicht für Entscheidungen und Maßnahmen staatlicher Stellen, Botschaften, Behörden, Konsulate (z. B. Versagung eines Visums, Verweigerung einer Apostille, behördliche Verzögerungen), die außerhalb des Einflussbereichs von Notberg liegen.
Höhere Gewalt: Notberg haftet nicht für die Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung von Verpflichtungen, die auf höhere Gewalt zurückzuführen ist, d. h. auf plötzliche, unvorhersehbare und vom Willen der Parteien unabhängige Ereignisse (u. a. Kriege, Streiks, Brände, Naturkatastrophen, Pandemien, plötzliche Gesetzesänderungen, Stilllegung der Arbeit von Behörden). In solchen Fällen verlängert sich die Ausführungsfrist für die Dienstleistung um die Dauer des Hindernisses.
Die in diesem Paragraphen festgelegten Haftungsbeschränkungen berühren nicht die Rechte von Verbrauchern und Unternehmern mit Verbraucherrechten aus zwingenden gesetzlichen Vorschriften.
§ 11. Schutz personenbezogener Daten
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistungen ist Notberg Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau.
Personenbezogene Daten werden zu Zwecken verarbeitet, die für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages, die Bearbeitung von Beschwerden, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Rechnungslegung und Steuern) sowie die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen gemäß der DSGVO erforderlich sind.
Zum Zweck der ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags können Daten an Dritte (u. a. Botschaften, Behörden, Kurierunternehmen, beeidigte Übersetzer, Anbieter von IT- und KI-Infrastruktur) weitergegeben werden, gemäß § 4 der Geschäftsbedingungen.
Detaillierte Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu den den Kunden zustehenden Rechten sowie zur Verwendung von Cookies sind in der auf der Website von Notberg verfügbaren Datenschutzerklärung enthalten.
§ 12. Geistige Eigentumsrechte
Sämtliche Inhalte, Grafiken, Formulare und Materialien auf der Website von Notberg sind urheberrechtlich geschützt und stehen im Eigentum von Notberg oder werden auf Grundlage entsprechender Lizenzen genutzt.
Deren Kopieren, Vervielfältigung oder Nutzung zu kommerziellen Zwecken ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung von Notberg ist untersagt.
§ 13. Änderungen der Geschäftsbedingungen
Notberg behält sich das Recht vor, die Geschäftsbedingungen aus wichtigen Gründen zu ändern (z. B. Änderung gesetzlicher Vorschriften, Änderung konsularischer Verfahren, Änderung des Leistungsumfangs oder technischer Werkzeuge).
Über Änderungen der Geschäftsbedingungen informiert Notberg registrierte Kunden sowie Kunden mit aktiven Aufträgen mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten der Änderungen per E-Mail oder Mitteilung im Kundenbereich.
Für Aufträge, die vor Inkrafttreten der Änderungen erteilt und bezahlt wurden, gelten die zum Zeitpunkt der Auftragserteilung gültigen Geschäftsbedingungen.
Technische und redaktionelle Änderungen, die den Umfang der Rechte und Pflichten der Kunden nicht beeinflussen, können ohne Vorankündigungsfrist vorgenommen werden.
§ 14. Schlussbestimmungen und Streitbeilegung
In Angelegenheiten, die in diesen Geschäftsbedingungen nicht geregelt sind, finden die Bestimmungen des polnischen Rechts, insbesondere des Zivilgesetzbuches und des Verbraucherrechtsgesetzes, Anwendung.
Alle Streitigkeiten zwischen Notberg und einem B2B-Kunden werden durch das für den Sitz von Notberg örtlich zuständige allgemeine Gericht entschieden.
Streitigkeiten mit Verbrauchern sowie Unternehmern mit Verbraucherrechten werden durch die allgemeinen Gerichte gemäß den allgemeinen gesetzlichen Vorschriften entschieden.
Der Verbraucher hat die Möglichkeit, außergerichtliche Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden und zur Geltendmachung von Ansprüchen zu nutzen, insbesondere: a) über die EU-weite Online-Streitbeilegungsplattform (ODR), verfügbar unter https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) bei einer ständigen Verbraucherschlichtungsstelle bei dem zuständigen Woiwodschaftsinspektor der Handelsaufsicht, c) bei einem Kreis- (Stadt-)Verbraucherombudsmann oder einer gemeinnützigen Organisation, deren satzungsmäßige Aufgaben den Verbraucherschutz umfassen, d) im Rahmen eines Mediationsverfahrens, das vom Woiwodschaftsinspektor der Handelsaufsicht durchgeführt wird.
Detaillierte Informationen über außergerichtliche Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden und zur Geltendmachung von Ansprüchen sind auf der Website der Wettbewerbs- und Verbraucherschutzbehörde (www.uokik.gov.pl) verfügbar.
Die Geschäftsbedingungen treten mit der Veröffentlichung auf der Website von Notberg in Kraft.