Datenschutz- und Cookie-Richtlinie

Diese Richtlinie legt die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten sowie das Speichern und den Zugriff auf Daten auf den Geräten von Nutzern fest, die den Dienst nutzen, einschließlich der Daten, die im Rahmen von Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz verarbeitet werden.

§ 1. Begriffsbestimmungen

1. Dienst – die unter der Adresse https://notberg.com betriebene Internetseite.

2. Verantwortlicher – Notberg Sp. z o.o. mit Sitz in Warschau, ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warschau, USt-IdNr.: 1132993659, Registergericht-Nr.: 0000772427.

3. Nutzer – eine natürliche Person, die den Dienst nutzt, oder eine natürliche Person, die im Namen eines Kunden handelt, der eine juristische Person ist.

4. Kunde – die Einheit, für die der Verantwortliche Dienstleistungen erbringt (natürliche Person, juristische Person, Organisationseinheit).

5. DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr.

6. Gerät – elektronisches Gerät mit Software, über das der Nutzer Zugang zum Dienst erhält.

7. Cookies – Textdaten, die in Form von Dateien auf dem Gerät des Nutzers gespeichert werden.

8. KI-Systeme – Algorithmen der künstlichen Intelligenz, die die Erbringung von Dienstleistungen im Dienst unterstützen.

§ 2. Verantwortlicher und Kontakt

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Notberg Sp. z o.o.

2. In allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten kann der Verantwortliche kontaktiert werden:

   • schriftlich: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warschau,

   • per E-Mail: [email protected],

   • telefonisch: +48 22 243 43 43.

3. Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Sämtliche Anfragen zu personenbezogenen Daten sind direkt an den Verantwortlichen zu richten.

§ 3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten der Nutzer und Kunden zu folgenden Zwecken:

1. Abschluss und Erfüllung von Verträgen über die Erbringung von Dienstleistungen (u. a. Visumservice, Dokumentenlegalisierung, Apostille, Übersetzungen) – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

2. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen des Verantwortlichen (u. a. buchhaltungs- und steuerrechtlicher Pflichten) – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

3. Eigenes Direktmarketing der Dienstleistungen des Verantwortlichen und Bearbeitung von Kontaktanfragen – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen) oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung des Nutzers).

4. Analyse und Verbesserung des Dienstes auf Basis statistischer Daten (z. B. Google Analytics) – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO (Einwilligung über die Cookie-Einstellungen) oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

5. Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

6. Nutzung von KI-Funktionen im Dienst (z. B. Vorabanalyse von Dokumenten) – Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (wenn sie Bestandteil der Dienstleistung ist) oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO (wenn eine Einwilligung erforderlich ist).

§ 4. Speicherdauer der Daten

1. Daten, die zum Zweck der Vertragserfüllung verarbeitet werden, werden für die Dauer des Vertrages und danach für den Zeitraum gespeichert, der für Abrechnungen, Reklamationsbearbeitung sowie die Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist (grundsätzlich bis zum Ablauf der Verjährungsfristen, in der Regel 6 Jahre).

2. Daten, die zur Erfüllung steuer- und buchhaltungsrechtlicher Pflichten verarbeitet werden, werden 5 Jahre ab dem Ende des Steuerjahres gespeichert, in dem die Pflicht entstanden ist.

3. Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden bis zu deren Widerruf gespeichert.

4. Statistische und analytische Daten werden gemäß den Aufbewahrungsfristen der externen Anbieter (z. B. Google Analytics) verarbeitet, höchstens jedoch 26 Monate ab der letzten Aktivität.

5. Daten, die in KI-Systeme eingegeben werden, werden für den zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage oder Dienstleistung erforderlichen Zeitraum verarbeitet. Der Anfrageverlauf kann im Konto des Nutzers gespeichert werden, bis dieser ihn löscht.

§ 5. Empfänger der Daten

1. Personenbezogene Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

   • Behörden, Botschaften, Konsulate und andere staatliche Stellen, soweit dies zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist (z. B. Visumservice, Legalisation, Apostille),

   • Kurierdienstleister, soweit dies für den Versand und die Zustellung von Sendungen erforderlich ist,

   • Anbieter von Cloud- und Hosting-Infrastruktur (u. a. Google Cloud),

   • Anbieter von Analysetools (u. a. Google Analytics),

   • Anbieter von Zahlungsdiensten zur Abwicklung von Online-Zahlungen,

   • Anbieter von KI-Systemen (gemäß § 7 dieser Richtlinie),

   • Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberater, Buchhaltungsbüro, Wirtschaftsprüfer,

   • beeidigte Übersetzer, die mit dem Verantwortlichen zusammenarbeiten.

2. Alle externen Empfänger verarbeiten Daten auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen, die den Anforderungen des Art. 28 DSGVO entsprechen, oder auf Grundlage eigener Rechtsgrundlagen.

§ 6. Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

1. Der Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der Nutzer auf Servern, die sich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) befinden.

2. Soweit bestimmte Anbieter von Analyse- oder Cloud-Diensten Daten außerhalb des EWR übermitteln (z. B. im Rahmen globaler Infrastruktur von Google), erfolgt die Übermittlung auf Basis der von der Europäischen Kommission angenommenen Standardvertragsklauseln oder anderer Mechanismen gemäß Kapitel V der DSGVO.

§ 7. Verarbeitung von Daten unter Einsatz künstlicher Intelligenz (KI)

1. Der Dienst stellt Funktionalitäten bereit, die auf Algorithmen der künstlichen Intelligenz basieren.

2. Der Verantwortliche verarbeitet Anfragen (Prompts), Dateien und andere vom Nutzer in KI-Module eingegebene Informationen, um Antworten zu generieren, Dienstleistungen zu erbringen und den Dienst zu verbessern.

3. Standort der Verarbeitung: Die im Dienst verwendeten KI-Systeme laufen auf Cloud-Infrastruktur, die sich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) befindet.

4. Verbot des Trainings externer Modelle: In die KI-Systeme eingegebene Daten werden nicht zur öffentlichen Schulung externer Basis-Modelle (Foundation Models) von Drittanbietern in einer Weise verwendet, die die Vertraulichkeit der Daten des Nutzers verletzt.

5. Verbot der Eingabe sensibler Daten: Der Nutzer verpflichtet sich, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (u. a. Daten zur Gesundheit, politische Meinungen, biometrische Daten) über sich oder Dritte in die KI-Systeme einzugeben, es sei denn, dies ist zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich und der Nutzer verfügt hierfür über eine geeignete Rechtsgrundlage. Der Verantwortliche haftet nicht für die Verarbeitung solcher Daten, wenn diese unter Verstoß gegen diese Bestimmung eingegeben wurden.

6. Keine vollautomatisierten Entscheidungen: Der Verantwortliche trifft gegenüber dem Nutzer keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und die dem Nutzer gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder ihn in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würden, im Sinne von Art. 22 DSGVO. Von der KI generierte Inhalte werden vom Personal des Verantwortlichen überprüft, bevor eine Entscheidung getroffen wird, die den Kunden betrifft, mit Ausnahme von Dienstleistungen, die ausdrücklich als vollständig automatisiert gekennzeichnet sind.

7. Einhaltung des AI Act: Der Verantwortliche beobachtet die Anforderungen aus der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz (AI Act) und passt die KI-Funktionen des Dienstes an die jeweils geltenden Pflichten an.

§ 8. Rechte des Nutzers

Dem Nutzer stehen folgende Rechte gemäß DSGVO zu:

1. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten verarbeitet werden, sowie eine Kopie dieser Daten.

2. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Berichtigung oder Ergänzung der Daten zu verlangen.

3. Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – vorbehaltlich der Fälle, in denen der Verantwortliche zur weiteren Speicherung der Daten verpflichtet ist (z. B. buchhaltungs- und steuerrechtliche Pflichten).

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).

5. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Empfang der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

6. Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – bei Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses des Verantwortlichen sowie zu Marketingzwecken.

7. Recht auf Widerruf der Einwilligung jederzeit, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.

8. Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO).

9. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, d. h. beim Vorsitzenden der Datenschutzbehörde (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, www.uodo.gov.pl), wenn der Nutzer der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Daten gegen die DSGVO verstößt.

Zur Ausübung der oben genannten Rechte ist der Verantwortliche in der in § 2 Abs. 2 angegebenen Weise zu kontaktieren.

§ 9. Cookies

Arten und Funktionsweise

1. Interne Cookies – Dateien, die vom IT-System des Dienstes auf dem Gerät des Nutzers gespeichert und ausgelesen werden.

2. Externe Cookies – Dateien, die von den IT-Systemen externer Dienste gespeichert werden (u. a. Google Analytics).

3. Sitzungs-Cookies – Dateien, die nach Ende der Sitzung des Geräts gelöscht werden.

4. Permanente Cookies – Dateien, die bis zu ihrer manuellen Löschung oder bis zum Ablauf eines definierten Zeitraums gespeichert werden.

5. Funktionale Cookies und Login-Cookies – werden beim Login erstellt, um Anmeldedaten und ausgewählte Anzeigeoptionen zu speichern. Login-Cookies verfallen nach zwei Tagen, Anzeigeoptionen nach einem Jahr und bei Auswahl der Option „Angemeldet bleiben“ nach zwei Wochen.

6. Personalisierungs-Cookies – werden beim Bearbeiten oder Veröffentlichen von Inhalten im Dienst gespeichert, verfallen nach 1 Tag und enthalten keine personenbezogenen Daten.

Zwecke der Verwendung von Cookies

1. Erforderliche – Sicherstellung des ordnungsgemäßen Funktionierens des Dienstes, von Autorisierungs- und Loginmechanismen. Für diese Dateien ist keine Einwilligung erforderlich.

2. Analytische und statistische – Sammlung von Informationen über die Nutzung des Dienstes zum Zweck der Analyse und Verbesserung. Diese Dateien erfordern die Einwilligung des Nutzers über das Cookie-Banner.

3. Marketing-Cookies – falls solche implementiert werden, ist ihre Aktivierung von der vorherigen Einwilligung des Nutzers abhängig.

Verwaltung von Cookies

1. Der Nutzer kann jederzeit die Einstellungen für das Speichern, Löschen und den Zugriff auf Daten in Cookies über das Cookie-Banner im Dienst oder über die Browsereinstellungen ändern.

2. Das Deaktivieren des Speicherns von Cookies ist in allen modernen Internetbrowsern in den Bereichen zu Datenschutz und Sicherheit möglich.

3. Die Einschränkung des Speicherns und des Zugriffs auf Cookies kann zu Fehlfunktionen einzelner Funktionen des Dienstes führen.

§ 10. Eingebettete Inhalte von anderen Websites

Inhalte im Dienst können eingebettete Materialien von anderen Websites enthalten (z. B. Videos, Bilder, Artikel). Eingebettete Inhalte verhalten sich so, als ob der Nutzer die Partner-Website direkt besuchen würde. Diese Websites können Informationen über den Nutzer erfassen, eigene Cookies verwenden und Interaktionen mit dem eingebetteten Material gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien nachverfolgen.

§ 11. Datensicherheit

1. Der Verantwortliche setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, die dem Risiko der Verarbeitung angemessen sind, darunter Verschlüsselung der Verbindungen (SSL/TLS), Zugriffskontrollen sowie regelmäßige Backups.

2. Die Mechanismen zum Speichern und Auslesen von Cookies erlauben nicht das Abrufen personenbezogener Daten oder vertraulicher Informationen vom Gerät des Nutzers.

3. Für die Sicherheit von Cookies, die von Partnern des Dienstes stammen, übernimmt der Verantwortliche keine Verantwortung.

4. Die Sicherheit der Daten hängt auch von den Handlungen des Nutzers und vom Sicherheitszustand seines Geräts ab.

§ 12. Haftungsausschluss und Haftungsbeschränkung

1. Der Verantwortliche haftet nicht für die Abfangung von Daten, die Übernahme der Sitzung des Nutzers oder deren Löschung infolge der Aktivitäten des Nutzers, von Viren, Trojanern oder Spionagesoftware, die auf dem Gerät des Nutzers installiert sind.

2. Die von Dritten erbrachten Dienstleistungen unterliegen nicht der Kontrolle des Verantwortlichen.

3. Haftung für KI-Inhalte: Von KI-Systemen generierte Inhalte haben einen informativen, beispielhaften oder unterstützenden Charakter. Aufgrund der Besonderheiten der Technologie des maschinellen Lernens (Phänomen der KI-Halluzination) gewährleistet der Verantwortliche nicht die 100%ige Richtigkeit, Zuverlässigkeit und Aktualität der generierten Inhalte. Die generierten Informationen stellen keine professionelle Rechts-, Medizin-, Finanz-, Steuer- oder Ingenieurberatung dar. Die Pflicht zur Überprüfung der generierten Inhalte (einschließlich im Hinblick auf mögliche Verletzungen von Urheberrechten Dritter) liegt beim Nutzer. Die vollständigen Haftungsregeln für entgeltliche Dienstleistungen sind in den AGB geregelt.

§ 13. Grafische Materialien und Metadaten

Beim Hochladen von grafischen Materialien in den Dienst sollte der Nutzer nach Möglichkeit darauf verzichten, Bilder mit eingebetteten Standortdaten (EXIF-GPS-Tags) zu übermitteln, sofern dies nicht erforderlich ist. Die Inhalte können durch automatisierte Filter und Cybersicherheitswerkzeuge analysiert werden.

§ 14. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

1. Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, Änderungen an dieser Richtlinie vorzunehmen.

2. Über wesentliche Änderungen der Richtlinie informiert der Verantwortliche die Nutzer mindestens 14 Tage vor ihrem Inkrafttreten in einer Weise, die eine Kenntnisnahme der Änderungen ermöglicht (z. B. Mitteilung im Dienst, E-Mail an registrierte Nutzer).

3. Technische und redaktionelle Änderungen, die sich nicht auf den Umfang der Rechte der Nutzer auswirken, können ohne Ankündigungsfrist vorgenommen werden.

4. Die jeweils aktuelle Fassung der Richtlinie ist stets unter https://notberg.com verfügbar.