Všeobecné obchodné podmienky poskytovania služieb spoločnosťou Notberg Sp. z o.o.

§ 1. Úvodné ustanovenia

1. Tieto všeobecné obchodné podmienky (ďalej len: „VOP“) upravujú zásady a podmienky poskytovania služieb spoločnosťou Notberg Sp. z o.o. so sídlom vo Varšave (00-684), ul. Wspólna 50A/22, zapísanou v obchodnom registri v oddiele podnikateľov, pod číslom KRS: 0000772427, DIČ: 1132993659, ďalej len „Notberg“.

2. Kontaktné údaje Notberg:

   • korešpondenčná adresa: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varšava,

   • e‑mail: [email protected],

   • telefón: +48 22 243 43 43.

3. Notberg poskytuje služby najmä v oblasti: a) sprostredkovania pri získavaní apostily a legalizácie listín, b) vízového sprostredkovania, c) iných služieb objednaných Klientom, ďalej spoločne len „Služby“.

4. Služby sa poskytujú v súlade s týmito VOP a individuálnymi dohodami alebo zmluvami uzatváranými s Klientmi.

§ 2. Definície

1. Služby – služby poskytované spoločnosťou Notberg, opísané v § 1 ods. 3.

2. Klient – fyzická osoba, právnická osoba alebo organizačná zložka bez právnej subjektivity, ktorá využíva Služby.

3. Spotrebiteľ – Klient, ktorý je fyzickou osobou a uzatvára s Notberg právny úkon (zmluvu), ktorý priamo nesúvisí s jeho podnikateľskou alebo profesionálnou činnosťou.

4. Podnikateľ so statusom spotrebiteľa – fyzická osoba uzatvárajúca zmluvu, ktorá priamo súvisí s jej podnikateľskou činnosťou, ak z obsahu tejto zmluvy vyplýva, že pre túto osobu nemá profesionálny charakter (v súlade s čl. 38a zákona o právach spotrebiteľa). V otázkach, ktoré nie sú upravené týmito VOP, sa na tento subjekt primerane použijú ustanovenia vzťahujúce sa na Spotrebiteľov.

5. B2B – Klient, ktorý nie je Spotrebiteľom ani Podnikateľom so statusom spotrebiteľa.

6. Listiny – všetky dokumenty, súbory a informácie odovzdané Klientom na účely realizácie Objednávky.

7. Objednávka – objednávka na poskytnutie Služieb spoločnosťou Notberg podaná Klientom.

8. Systémy AI – algoritmy umelej inteligencie podporujúce proces poskytovania Služieb (napr. v oblasti predbežných prekladov alebo analýzy dokumentácie).

9. Zákon o právach spotrebiteľa – zákon z 30. mája 2014 o právach spotrebiteľa.

§ 3. Uzatvorenie zmluvy a začatie realizácie

1. Uzatvorenie zmluvy: Zmluva o poskytovaní Služieb sa uzatvára okamihom potvrdenia prijatia Objednávky na realizáciu zo strany Notberg a vystavenia účtovného dokladu. Objednávka môže byť podaná online, telefonicky, e‑mailom alebo osobne.

2. Začatie realizácie: Notberg pristúpi k realizácii Objednávky po zaúčtovaní plnej sumy na bankovom účte Notberg, pokiaľ sa s Klientom neuzavrela odlišná dohoda (najmä vo vzťahu k stálym B2B Klientom za podmienok podľa § 7 ods. 2).

3. Klient je povinný uviesť správne a aktuálne kontaktné údaje. Notberg nenesie zodpovednosť za omeškanie alebo nerealizovanie Objednávky vyplývajúce z uvedenia nesprávnych údajov.

4. Úradné hodiny kancelárie a odhadovaný čas realizácie Služieb sú uvedené na webovej stránke Notberg.

§ 4. Využívanie umelej inteligencie (AI) a spracúvanie údajov

1. Za účelom optimalizácie, urýchlenia a zvýšenia kvality poskytovaných Služieb (najmä prekladov a analýzy Listín) si Notberg vyhradzuje právo využívať Systémy AI.

2. Odosielanie údajov: Klient berie na vedomie a akceptuje, že obsah odovzdaných Listín môže byť odosielaný a spracúvaný prostredníctvom Systémov AI poskytovaných externými technologickými partnermi (okrem iného Google Cloud).

3. Umiestnenie serverov: Notberg zaručuje, že údaje spracúvané Systémami AI v rámci Objednávok sú prenášané a uchovávané na serveroch umiestnených v Európskom hospodárskom priestore (EHP), čo zabezpečuje súlad s GDPR.

4. Obmedzenie využitia údajov: Údaje odosielané do Systémov AI sa nepoužívajú na verejný tréning jazykových modelov tretích dodávateľov spôsobom, ktorý by porušoval dôvernosť Listín Klienta.

5. Ľudský dohľad: Vzhľadom na špecifiká fungovania AI (možnosť vzniku tzv. halucinácií) podlieha konečná verifikácia Listín vypracovaných v procese (napr. prekladov) dohľadu personálu Notberg, pokiaľ Služba výslovne neurčuje inak (napr. plne automatizované generovanie návrhov).

6. Zodpovednosť za obsah AI: a) Obsahy vygenerované Systémami AI nepredstavujú odborné právne, medicínske, finančné ani daňové poradenstvo. b) Vo vzťahu k B2B Klientom Notberg obmedzuje zodpovednosť za vecné chyby vygenerované výlučne AI, pokiaľ Notberg vynaložil náležitú starostlivosť pri výbere nástrojov a záverečnej verifikácii. Toto obmedzenie sa nevzťahuje na škody spôsobené zo strany Notberg úmyselne. c) Voči Spotrebiteľom a Podnikateľom so statusom spotrebiteľa sa zodpovednosť Notberg za vykonanie Služby riadi kogentnými ustanoveniami právnych predpisov.

7. Súlad s AI Act: Notberg prispôsobuje funkcie AI požiadavkám Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2024/1689 o umelej inteligencii (AI Act) v súlade s aktuálnym právnym stavom.

8. Podrobné informácie o spracúvaní osobných údajov sa nachádzajú v Zásadách ochrany osobných údajov dostupných na webovej stránke Notberg.

§ 5. Kuriérske zásielky a doručovanie listín

1. Klient má možnosť doručiť Listiny osobne alebo prostredníctvom vybraného kuriéra.

2. Notberg môže sprostredkovať spätné zaslanie Listín kuriérom na uvedenú adresu. Zásielky odosielané spoločnosťou Notberg sú poistené podľa podmienok stanovených v prepravnom poriadku príslušného prepravcu (spravidla do výšky nákladov na opätovné získanie listiny).

3. Riziko zásielky – B2B Klient: Ak B2B Klient určil kuriéra alebo si zvolil konkrétnu kuriérsku spoločnosť z možností ponúkaných Notberg, prechádza riziko náhodnej straty alebo poškodenia zásielky na Klienta okamihom odovzdania Listín kuriérskej spoločnosti.

4. Riziko zásielky – Spotrebiteľ a Podnikateľ so statusom spotrebiteľa: Notberg nesie zodpovednosť za zásielku až do momentu jej doručenia Spotrebiteľovi (alebo Podnikateľovi so statusom spotrebiteľa), pokiaľ Spotrebiteľ samostatne neurčil kuriéra, ktorého Notberg neponúka; v takom prípade prechádza riziko okamihom odovzdania Listín tomuto kuriérovi (čl. 545¹ Občianskeho zákonníka).

5. Klientom sa odporúča zabezpečiť si na vlastné náklady dodatočné poistenie zásielky na vyššiu hodnotu.

§ 6. Podmienky využívania Služieb a komunikácia

1. Podanie Objednávky znamená akceptáciu nevyhnutnej komunikácie zo strany Notberg (e‑mail, telefón) na účely riadneho plnenia uzatvorenej zmluvy.

2. Obmedzenie alebo zablokovanie možnosti kontaktu s Notberg zo strany Klienta počas realizácie Objednávky môže znemožniť vykonanie Služby, za čo Notberg nenesie zodpovednosť.

§ 7. Platobné podmienky

1. Klient je povinný uhradiť platbu pred začatím realizácie Objednávky, pokiaľ nie je v osobitnej zmluve dohodnuté inak.

2. V prípade stálych B2B Klientov je splatnosť faktúry 14 dní odo dňa jej vystavenia, pokiaľ sa strany nedohodnú inak.

3. V prípade omeškania s platbou má Notberg právo: a) pozastaviť realizáciu Objednávky do uhradenia dlžnej sumy, b) účtovať zákonné úroky z omeškania (alebo zákonné úroky z omeškania v obchodných transakciách vo vzťahu k B2B Klientom), c) uplatniť nárok na náhradu nákladov spojených s vymáhaním pohľadávky v súlade so zákonom o predchádzaní nadmerným omeškaniam v obchodných transakciách.

4. Všetky sumy uvedené na webovej stránke Notberg sú konečné (vrátane DPH), pokiaľ nie je výslovne uvedené inak.

§ 8. Právo na odstúpenie od zmluvy (týka sa Spotrebiteľov a Podnikateľov so statusom spotrebiteľa)

1. Klient, ktorý je Spotrebiteľom (alebo Podnikateľom so statusom spotrebiteľa), má právo odstúpiť od zmluvy uzavretej na diaľku bez uvedenia dôvodu v lehote 14 dní odo dňa jej uzavretia. Vyhlásenie o odstúpení možno zaslať: a) písomne na adresu sídla Notberg, b) e‑mailom na adresu uvedenú v § 1 ods. 2.

2. Výnimka z práva na odstúpenie (čl. 38 ods. 1 bod 1 Zákona o právach spotrebiteľa): Právo na odstúpenie od zmluvy Spotrebiteľovi neprislúcha, ak Notberg v plnom rozsahu poskytol Službu s výslovným a predchádzajúcim súhlasom Spotrebiteľa, ktorý bol pred začatím poskytovania informovaný, že po úplnom splnení Služby zo strany Notberg stratí právo odstúpiť od zmluvy, a túto skutočnosť vzal na vedomie. Týka sa to najmä situácií, keď boli vízové listiny už podané na konzulárnom úrade alebo bol vykonaný objednaný úradný preklad.

3. Platba za čiastočne poskytnuté plnenie (čl. 35 Zákona o právach spotrebiteľa): Ak Spotrebiteľ požiadal o začatie poskytovania Služieb pred uplynutím lehoty na odstúpenie od zmluvy a následne podal vyhlásenie o odstúpení, je povinný zaplatiť za plnenie poskytnuté do momentu odstúpenia, v pomere k rozsahu už poskytnutých plnení so zohľadnením ceny alebo odmeny dohodnutej v zmluve. Spotrebiteľ zároveň uhrádza nevratné konzulárne, úradné a administratívne poplatky zaplatené Notberg v jeho mene.

4. B2B Klienti môžu od Objednávky odstúpiť, avšak znášajú náklady zodpovedajúce už vykonanej práci a všetkým poplatkom uhradeným Notberg v ich mene.

5. Vzor vyhlásenia o odstúpení od zmluvy tvorí prílohu č. 2 k Zákonu o právach spotrebiteľa a je dostupný na webovej stránke Notberg.

§ 9. Reklamácie

1. Klient má právo podať reklamáciu týkajúcu sa neuskutočnenia alebo vadného uskutočnenia Služby spoločnosťou Notberg. Reklamáciu možno podať: a) elektronicky na e‑mailovú adresu uvedenú v § 1 ods. 2, b) písomne na adresu sídla Notberg.

2. Reklamácia by mala obsahovať: a) meno a priezvisko alebo obchodné meno a kontaktné údaje Klienta, b) číslo Objednávky (ak bolo pridelené) alebo iné údaje umožňujúce identifikáciu Objednávky, c) opis nedostatkov a požiadavku Klienta.

3. Notberg vybaví reklamáciu bez zbytočného odkladu, najneskôr do 14 dní odo dňa jej doručenia. O výsledku reklamačného konania bude Klient informovaný e‑mailom alebo písomne.

4. Lehota na podanie reklamácie – B2B: V prípade B2B Klientov je lehota na podanie reklamácie týkajúcej sa vád vykonanej Služby 14 pracovných dní od momentu odovzdania alebo odoslania Listín. Po uplynutí tejto lehoty právo na reklamáciu zaniká.

5. Ustanovenie ods. 4 neobmedzuje práva Spotrebiteľov a Podnikateľov so statusom spotrebiteľa vyplývajúce z kogentných ustanovení právnych predpisov, vrátane práv z titulu nesúladu služby so zmluvou.

§ 10. Zodpovednosť Notberg a vyššia moc

1. Notberg zodpovedá za realizáciu Služieb pri zachovaní náležitej starostlivosti vyplývajúcej z profesionálneho charakteru činnosti.

2. Obmedzenie zodpovednosti (B2B): V prípade B2B Klientov je celková náhrada škody zo strany Notberg z titulu neuskutočnenia alebo vadného uskutočnenia zmluvy (bez ohľadu na právny základ) obmedzená do výšky čistej odmeny, ktorú Klient zaplatil za danú Objednávku. Toto obmedzenie sa nevzťahuje na škody spôsobené úmyselne ani na iné prípady, v ktorých je vylúčenie zodpovednosti neprípustné podľa kogentných právnych predpisov.

3. Notberg nenesie zodpovednosť za rozhodnutia a konania orgánov verejnej moci, zastupiteľských úradov, úradov a konzulátov (napr. zamietnutie udelenia víza, odmietnutie apostily, administratívne prieťahy), ktoré sú nezávislé od Notberg.

4. Vyššia moc: Notberg nenesie zodpovednosť za neuskutočnenie alebo vadné uskutočnenie záväzkov vyplývajúce z pôsobenia vyššej moci, t. j. náhlych, nepredvídateľných a na vôli strán nezávislých udalostí (okrem iného vojny, štrajky, požiare, prírodné katastrofy, pandémie, náhle zmeny právnych predpisov, prerušenie činnosti úradov). V takýchto situáciách sa lehota na realizáciu Služby predlžuje o dobu trvania prekážky.

5. Obmedzenia zodpovednosti uvedené v tomto paragrafe sa nedotýkajú práv Spotrebiteľov a Podnikateľov so statusom spotrebiteľa vyplývajúcich z kogentných ustanovení právnych predpisov.

§ 11. Ochrana osobných údajov

1. Prevádzkovateľom osobných údajov spracúvaných v súvislosti s realizáciou Služieb je Notberg Sp. z o.o. so sídlom vo Varšave.

2. Osobné údaje sa spracúvajú na účely nevyhnutné na uzatvorenie a plnenie zmluvy, vybavenie reklamácií, splnenie zákonných povinností (účtovno-daňových) a uplatňovanie alebo obhajobu právnych nárokov, v súlade s GDPR.

3. Na účely riadnej realizácie Objednávky môžu byť údaje poskytované tretím subjektom (okrem iného zastupiteľské úrady, úrady, kuriérske spoločnosti, súdni/úradní prekladatelia, poskytovatelia IT a AI infraštruktúry) v súlade s § 4 VOP.

4. Podrobné informácie o spracúvaní osobných údajov, právach Klientov a používaní súborov cookies sa nachádzajú v Zásadách ochrany osobných údajov dostupných na webovej stránke Notberg.

§ 12. Práva duševného vlastníctva

1. Všetok obsah, grafika, formuláre a materiály dostupné na webovej stránke Notberg sú chránené autorským právom a patria spoločnosti Notberg alebo sa používajú na základe príslušných licencií.

2. Ich kopírovanie, rozmnožovanie alebo používanie na komerčné účely bez výslovného písomného súhlasu Notberg je zakázané.

§ 13. Zmeny VOP

1. Notberg si vyhradzuje právo vykonávať zmeny týchto VOP z dôležitých dôvodov (napr. zmena právnych predpisov, zmena konzulárnych postupov, úprava rozsahu Služieb alebo technických nástrojov).

2. O zmenách VOP Notberg informuje registrovaných Klientov a Klientov s aktívnymi Objednávkami najmenej 14 dní pred nadobudnutím účinnosti zmien prostredníctvom e‑mailu alebo oznámením v klientskej zóne.

3. Na Objednávky podané a uhradené pred nadobudnutím účinnosti zmien sa vzťahujú ustanovenia VOP platné v deň podania Objednávky.

4. Technické a redakčné zmeny, ktoré nemajú vplyv na rozsah práv a povinností Klientov, môžu byť zavedené bez oznamovacej lehoty.

§ 14. Záverečné ustanovenia a riešenie sporov

1. V otázkach neupravených týmito VOP sa použijú ustanovenia poľského práva, najmä Občianskeho zákonníka a Zákona o právach spotrebiteľa.

2. Všetky spory vzniknuté medzi Notberg a B2B Klientom budú rozhodovať všeobecné súdy miestne príslušné podľa sídla Notberg.

3. Spory so Spotrebiteľmi a Podnikateľmi so statusom spotrebiteľa budú rozhodované všeobecnými súdmi v súlade s všeobecnými ustanoveniami právnych predpisov.

4. Spotrebiteľ má možnosť využiť mimosúdne spôsoby riešenia sporov a uplatňovania nárokov, najmä: a) prostredníctvom platformy systému online riešenia sporov (ODR) na úrovni EÚ, dostupnej na adrese https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) pri stálom rozhodcovskom spotrebiteľskom súde pôsobiacom pri príslušnom krajskom inšpektoráte inšpekcie obchodu, c) u okresného (mestského) spotrebiteľského ombudsmana alebo spoločenskej organizácie, v ktorej štatutárnej pôsobnosti je ochrana spotrebiteľov, d) prostredníctvom mediačného konania vedeného krajským inšpektorom inšpekcie obchodu.

5. Podrobné informácie o mimosúdnych spôsoboch riešenia reklamácií a uplatňovania nárokov sú dostupné na webovej stránke úradu na ochranu hospodárskej súťaže a spotrebiteľa (www.uokik.gov.pl).

6. VOP nadobúdajú účinnosť dňom ich zverejnenia na webovej stránke Notberg.