Politika ochrany súkromia a súborov Cookies
Táto Politika určuje zásady spracúvania osobných údajov a ukladania a získavania prístupu k údajom v zariadeniach Používateľov využívajúcich Službu, vrátane údajov spracúvaných v rámci funkcií založených na umelej inteligencii.
§ 1. Definície
Služba — internetová služba prevádzkovaná na adrese https://notberg.com.
Prevádzkovateľ — Notberg Sp. z o.o. so sídlom vo Varšave, ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varšava, DIČ: 1132993659, číslo zápisu v obchodnom registri: 0000772427.
Používateľ — fyzická osoba používajúca Službu alebo fyzická osoba konajúca v mene Klienta, ktorý je právnickou osobou.
Klient — subjekt, v prospech ktorého Prevádzkovateľ poskytuje služby (fyzická osoba, právnická osoba, organizačná zložka).
GDPR — Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
Zariadenie — elektronické zariadenie spolu so softvérom, prostredníctvom ktorého Používateľ získava prístup k Službe.
Cookies (cookies súbory) — textové údaje zhromažďované vo forme súborov ukladaných v Zariadení Používateľa.
AI systémy — algoritmy umelej inteligencie podporujúce poskytovanie služieb v rámci Služby.
§ 2. Prevádzkovateľ údajov a kontakt
Prevádzkovateľom osobných údajov v zmysle čl. 4 bod 7 GDPR je Notberg Sp. z o.o.
Vo všetkých záležitostiach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov sa možno obrátiť na Prevádzkovateľa:
písomne: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varšava,
e‑mailom: [email protected],
telefonicky: +48 22 243 43 43.
Prevádzkovateľ nevymenoval zodpovednú osobu pre ochranu osobných údajov. Všetky dopyty týkajúce sa osobných údajov je potrebné smerovať priamo na Prevádzkovateľa.
§ 3. Účely a právne základy spracúvania údajov
Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje Používateľov a Klientov na tieto účely:
Uzavretie a plnenie zmluvy o poskytovaní služieb (najmä vízové sprostredkovanie, úradné overovanie listín, apostille, preklady) — právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
Plnenie zákonných povinností uložených Prevádzkovateľovi (najmä v oblasti účtovníctva a daní) — právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
Marketing vlastných služieb Prevádzkovateľa a vybavovanie kontaktných dopytov — právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem Prevádzkovateľa) alebo čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR (súhlas Používateľa).
Analytika a zlepšovanie Služby na základe štatistických údajov (napr. Google Analytics) — právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR (súhlas vyjadrený prostredníctvom nastavení cookies) alebo čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR (oprávnený záujem).
Uplatňovanie a obhajoba právnych nárokov — právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Využívanie funkcií AI v Službe (napr. predbežná analýza dokumentov) — právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (ak tvorí súčasť poskytovania služby) alebo čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR (ak si vyžaduje súhlas).
§ 4. Doba uchovávania údajov
Údaje spracúvané na účel plnenia zmluvy sa uchovávajú po dobu jej trvania a po jej ukončení počas obdobia nevyhnutného na vysporiadanie záväzkov, vybavenie reklamácií a uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov (spravidla do uplynutia premlčacej lehoty, zvyčajne 6 rokov).
Údaje spracúvané na účel plnenia daňových a účtovných povinností sa uchovávajú 5 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom povinnosť vznikla.
Údaje spracúvané na základe súhlasu sa uchovávajú do momentu jeho odvolania.
Štatistické a analytické údaje sa spracúvajú v súlade s retenčnými lehotami externých poskytovateľov (napr. Google Analytics), najdlhšie 26 mesiacov od poslednej aktivity.
Údaje zadávané do AI systémov sa spracúvajú po dobu nevyhnutnú na vybavenie konkrétnej požiadavky alebo služby. História dopytov môže byť uchovávaná v účte Používateľa až do jej odstránenia.
§ 5. Príjemcovia údajov
Osobné údaje môžu byť poskytované týmto kategóriám príjemcov:
úradom, ambasádam, konzulátom a iným orgánom verejnej moci v rozsahu nevyhnutnom na realizáciu služby (napr. vízového sprostredkovania, úradného overenia, apostille),
kuriérskym spoločnostiam v rozsahu nevyhnutnom na odoslanie a doručenie zásielok,
poskytovateľom cloudovej a hostingovej infraštruktúry (najmä Google Cloud),
poskytovateľom analytických nástrojov (najmä Google Analytics),
poskytovateľom platobných služieb zabezpečujúcim online platby,
poskytovateľom AI systémov (v súlade s § 7 tejto Politiky),
advokátskym kanceláriám, daňovým poradcom, účtovnej kancelárii, audítorom,
súdne ustanoveným prekladateľom spolupracujúcim s Prevádzkovateľom.
Všetci externí príjemcovia spracúvajú údaje na základe zmlúv o spracúvaní osobných údajov spĺňajúcich požiadavky čl. 28 GDPR alebo na základe vlastných právnych titulov.
§ 6. Prenos údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru
Prevádzkovateľ spracúva a uchováva osobné údaje Používateľov na serveroch umiestnených v Európskom hospodárskom priestore (EHP).
V rozsahu, v akom niektorí poskytovatelia analytických alebo cloudových služieb môžu prenášať údaje mimo EHP (napr. z dôvodu globálnej infraštruktúry spoločnosti Google), prebieha prenos na základe štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou alebo iných mechanizmov podľa kapitoly V GDPR.
§ 7. Spracúvanie údajov s použitím umelej inteligencie (AI)
Služba poskytuje funkcionality založené na algoritmoch umelej inteligencie.
Prevádzkovateľ spracúva dopyty (prompts), súbory a ďalšie informácie zadávané Používateľom do AI modulov na účel vygenerovania odpovede, realizácie služby a zlepšovania fungovania Služby.
Miesto spracúvania: AI systémy používané v Službe fungujú na cloudovej infraštruktúre umiestnenej v Európskom hospodárskom priestore (EHP).
Zákaz trénovania externých modelov: Údaje zadávané do AI systémov sa nepoužívajú na verejné trénovanie základných modelov (foundation models) tretích strán spôsobom, ktorý by porušoval dôvernosť údajov Používateľa.
Zákaz zadávania citlivých údajov: Používateľ sa zaväzuje nezadávať do AI systémov osobitné kategórie osobných údajov v zmysle čl. 9 GDPR (najmä údaje o zdravotnom stave, politických názoroch, biometrické údaje) týkajúce sa seba alebo tretích osôb, pokiaľ to nie je nevyhnutné na realizáciu služby a Používateľ na to nemá primeraný právny základ. Prevádzkovateľ nenesie zodpovednosť za spracúvanie takýchto údajov zadaných v rozpore s týmto ustanovením.
Bez plne automatizovaného rozhodovania: Prevádzkovateľ neprijíma voči Používateľovi rozhodnutia založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré by vyvolávali právne účinky alebo ho obdobným spôsobom významne ovplyvňovali v zmysle čl. 22 GDPR. Obsah generovaný pomocou AI je preverovaný personálom Prevádzkovateľa pred prijatím rozhodnutia ovplyvňujúceho Klienta, s výnimkou služieb výslovne označených ako plne automatizované.
Súlad s AI Act: Prevádzkovateľ monitoruje požiadavky vyplývajúce z Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2024/1689 o umelej inteligencii (AI Act) a prispôsobuje AI funkcie Služby platným povinnostiam.
§ 8. Práva Používateľa
Používateľ má nasledujúce práva vyplývajúce z GDPR:
Právo na prístup k údajom (čl. 15 GDPR) — získať informácie o tom, aké údaje sú spracúvané, a obdržať ich kópiu.
Právo na opravu (čl. 16 GDPR) — požadovať opravu alebo doplnenie údajov.
Právo na vymazanie údajov (čl. 17 GDPR) — s výhradou prípadov, keď je Prevádzkovateľ povinný údaje ďalej uchovávať (napr. účtovné a daňové povinnosti).
Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR).
Právo na prenosnosť údajov (čl. 20 GDPR) — obdržať údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.
Právo namietať (čl. 21 GDPR) — v prípade spracúvania údajov na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa a na marketingové účely.
Právo odvolať súhlas kedykoľvek, ak sa spracúvanie zakladá na súhlase. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
Právo nepodliehať rozhodnutiu založenému výlučne na automatizovanom spracúvaní (čl. 22 GDPR).
Právo podať sťažnosť dozornému orgánu, t. j. predsedovi úradu na ochranu osobných údajov (ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, www.uodo.gov.pl), ak sa Používateľ domnieva, že spracúvanie údajov porušuje ustanovenia GDPR.
Na uplatnenie vyššie uvedených práv je potrebné kontaktovať Prevádzkovateľa spôsobom uvedeným v § 2 ods. 2.
§ 9. Súbory Cookies
Druhy a zásady fungovania
Interné cookies — súbory ukladané a čítané zo Zariadenia Používateľa informačným systémom Služby.
Externé cookies — súbory ukladané informačnými systémami externých služieb (najmä Google Analytics).
Relačné cookies — súbory odstraňované po ukončení relácie Zariadenia.
Trvalé cookies — súbory uchovávané do ich manuálneho odstránenia alebo do uplynutia vopred definovanej doby.
Funkčné a prihlasovacie cookies — vytvárané počas prihlásenia na uloženie prihlasovacích údajov a zvolených možností zobrazenia. Prihlasovacie cookies vypršia po dvoch dňoch, cookies s nastaveniami zobrazenia po roku a pri zvolení možnosti „Zapamätať si ma“ po dvoch týždňoch.
Personalizačné cookies — ukladané počas úpravy alebo publikovania obsahu v Službe, s dobou platnosti 1 deň, ktoré neobsahujú osobné údaje.
Účely používania Cookies
Nevyhnutné — zabezpečenie správneho fungovania Služby, autorizačných a prihlasovacích mechanizmov. Tieto súbory nevyžadujú súhlas.
Analytické a štatistické — zhromažďovanie informácií o spôsobe používania Služby na účel jej analýzy a zlepšovania. Tieto súbory vyžadujú súhlas Používateľa vyjadrený prostredníctvom cookies lišty.
Marketingové — ak budú zavedené, ich aktivácia si bude vyžadovať predchádzajúci súhlas Používateľa.
Správa Cookies
Používateľ môže kedykoľvek zmeniť nastavenia týkajúce sa ukladania, odstraňovania a prístupu k údajom uloženým v súboroch Cookies prostredníctvom cookies lišty v Službe alebo nastavení prehliadača.
Vypnutie ukladania Cookies umožňujú všetky moderné internetové prehliadače v sekciách venovaných ochrane súkromia a zabezpečeniu.
Obmedzenie ukladania a prístupu k Cookies môže spôsobiť nesprávne fungovanie niektorých funkcií Služby.
§ 10. Vložený obsah z iných webových stránok
Obsah v Službe môže obsahovať vložené materiály z iných webových stránok (napr. videá, obrázky, články). Vložený obsah sa správa obdobne ako priame navštívenie partnerskej stránky. Tieto stránky môžu zhromažďovať informácie o Používateľovi, používať vlastné cookies a monitorovať interakcie s vloženým materiálom v súlade s vlastnými politikami ochrany súkromia.
§ 11. Bezpečnosť údajov
Prevádzkovateľ uplatňuje technické a organizačné opatrenia primerané riziku spracúvania, vrátane šifrovania pripojenia (SSL/TLS), kontroly prístupu a pravidelných záloh.
Mechanizmy ukladania a čítania Cookies neumožňujú získavať osobné údaje ani dôverné informácie zo Zariadenia Používateľa.
Za bezpečnosť súborov Cookies pochádzajúcich od partnerov Služby nenesie Prevádzkovateľ zodpovednosť.
Bezpečnosť údajov závisí taktiež od konania Používateľa a úrovne zabezpečenia jeho Zariadenia.
§ 12. Vylúčenie a obmedzenie zodpovednosti
Prevádzkovateľ nezodpovedá za zachytenie údajov, prevzatie relácie Používateľa alebo jej odstránenie v dôsledku konania Používateľa, vírusov, trójskych koní a spywaru nainštalovaného v Zariadení Používateľa.
Služby poskytované tretími stranami sú mimo kontroly Prevádzkovateľa.
Zodpovednosť za AI obsah: Obsah generovaný AI systémami má informatívny, názorový alebo podporný charakter. Vzhľadom na špecifiká technológie strojového učenia (jav halucinácií AI) Prevádzkovateľ nezaručuje 100 % správnosť, spoľahlivosť a aktuálnosť vygenerovaného obsahu. Vygenerované informácie nepredstavujú odborné právne, medicínske, finančné, daňové ani inžinierske poradenstvo. Povinnosť overiť vygenerovaný obsah (vrátane prípadného porušenia autorských práv tretích osôb) spočíva na Používateľovi. Úplné pravidlá zodpovednosti v oblasti platených služieb upravujú Všeobecné podmienky.
§ 13. Grafické materiály a metadáta
V prípade odosielania grafických materiálov do Služby by sa mal Používateľ vyhýbať zasielaniu obrázkov obsahujúcich vložené údaje o polohe (EXIF GPS tagy), pokiaľ to nie je nevyhnutné. Obsah môže byť analyzovaný automatizovanými filtrami a nástrojmi kybernetickej bezpečnosti.
§ 14. Zmeny v Politike ochrany súkromia
Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo vykonávať zmeny v tejto Politike.
O podstatných zmenách Politiky bude Prevádzkovateľ informovať Používateľov najmenej 14 dní vopred pred ich nadobudnutím účinnosti spôsobom, ktorý umožní oboznámiť sa s obsahom zmien (napr. oznámenie v Službe, e‑mailová správa registrovaným Používateľom).
Technické a redakčné zmeny, ktoré nemajú vplyv na rozsah práv Používateľov, môžu byť zavedené bez oznamovacej lehoty.
Aktuálna verzia Politiky je vždy dostupná na adrese https://notberg.com.