Правила оказания услуг Notberg Sp. z o.o.

§ 1. Вводные положения

1. Настоящие правила (далее: «Правила») определяют условия и порядок оказания услуг Notberg Sp. z o.o. со штаб-квартирой в Варшаве (00-684), ул. Вспульна 50A/22, внесённой в Реестр предпринимателей государственного судебного реестра под номером KRS: 0000772427, NIP: 1132993659, далее именуемой «Notberg».

2. Контактные данные Notberg:

   • почтовый адрес: ул. Вспульна 50A/22, 00-684 Варшава,

   • e-mail: [email protected],

   • телефон: +48 22 243 43 43.

3. Notberg оказывает услуги, в том числе: a) посредничество в получении апостиля и консульской легализации документов, b) визовое посредничество, c) иные услуги, порученные Клиентом, далее совместно именуемые «Услуги».

4. Услуги оказываются в соответствии с настоящими Правилами, а также индивидуальными договорённостями или договорами, заключаемыми с Клиентами.

§ 2. Определения

1. Услуги — услуги, оказываемые Notberg, описанные в § 1 п. 3.

2. Клиент — физическое лицо, юридическое лицо или организационная единица без статуса юридического лица, пользующаяся Услугами.

3. Потребитель — Клиент, являющийся физическим лицом, совершающий с Notberg юридическое действие (заключение договора), не связанное непосредственно с его предпринимательской или профессиональной деятельностью.

4. Предприниматель с правами потребителя — физическое лицо, заключающее договор, непосредственно связанный с его предпринимательской деятельностью, если из содержания этого договора вытекает, что он не имеет для данного лица профессионального характера (в соответствии со ст. 38a Закона о правах потребителя). В части, не урегулированной в Правилах, к этому субъекту применяются положения, касающиеся Потребителей.

5. B2B — Клиент, не являющийся ни Потребителем, ни Предпринимателем с правами потребителя.

6. Документы — любые документы, файлы и информация, переданные Клиентом для исполнения Поручения.

7. Поручение — заказ на оказание Услуг Notberg, поданный Клиентом.

8. Системы ИИ — алгоритмы искусственного интеллекта, поддерживающие процесс оказания Услуг (например, в части предварительных переводов или анализа документации).

9. Закон о правах потребителя — закон от 30 мая 2014 г. о правах потребителя.

§ 3. Заключение договора и начало исполнения

1. Заключение договора: Договор на оказание Услуг считается заключённым в момент подтверждения Notberg принятия Поручения к исполнению и выставления счёта. Поручение может быть подано онлайн, по телефону, по e-mail или лично.

2. Начало исполнения: Notberg приступает к исполнению Поручения после зачисления полной суммы на банковский счёт Notberg, если иные договорённости с Клиентом не предусматривают иного (в частности, в отношении постоянных Клиентов B2B на условиях, указанных в § 7 п. 2).

3. Клиент обязан предоставить корректные и актуальные контактные данные. Notberg не несёт ответственности за задержки или неисполнение Поручения, вызванные предоставлением неверных данных.

4. Часы работы офиса и ориентировочные сроки исполнения Услуг указаны на сайте Notberg.

§ 4. Использование искусственного интеллекта (ИИ) и обработка данных

1. В целях оптимизации, ускорения и повышения качества оказываемых Услуг (в частности, переводов и анализа Документов) Notberg оставляет за собой право использовать Системы ИИ.

2. Передача данных: Клиент осведомлён и принимает, что содержание переданных Документов может передаваться и обрабатываться Системами ИИ, предоставляемыми внешними технологическими партнёрами (в т.ч. Google Cloud).

3. Локализация серверов: Notberg гарантирует, что данные, обрабатываемые Системами ИИ в рамках Поручений, передаются и хранятся на серверах, расположенных в пределах Европейского экономического пространства (ЕЭП), что обеспечивает соответствие требованиям GDPR.

4. Ограничение использования данных: Данные, передаваемые в Системы ИИ, не используются для публичного обучения языковых моделей третьих лиц таким образом, который нарушал бы конфиденциальность Документов Клиента.

5. Человеческий контроль: В связи со спецификой работы ИИ (возможность так называемых «галлюцинаций») окончательная проверка Документов, подготовленных в процессе (например, переводов), осуществляется персоналом Notberg, если только Услуга прямо не предусматривает иное (например, полностью автоматизированную генерацию черновиков).

6. Ответственность за контент ИИ: a) Материалы, сгенерированные Системами ИИ, не являются профессиональной юридической, медицинской, финансовой или налоговой консультацией. b) В отношениях с Клиентами B2B Notberg ограничивает ответственность за содержательные ошибки, допущенные исключительно ИИ, при условии, что Notberg проявил должную осмотрительность при выборе инструментов и итоговой проверке. Это ограничение не распространяется на ущерб, причинённый Notberg умышленно. c) В отношении Потребителей и Предпринимателей с правами потребителя ответственность Notberg за исполнение Услуги определяется императивными нормами законодательства.

7. Соответствие AI Act: Notberg адаптирует функции ИИ к требованиям Регламента Европейского парламента и Совета (ЕС) 2024/1689 об искусственном интеллекте (AI Act) в соответствии с актуальным состоянием законодательства.

8. Подробная информация об обработке персональных данных содержится в Политике конфиденциальности, доступной на сайте Notberg.

§ 5. Курьерские отправления и доставка документов

1. Клиент может доставить Документы лично либо с помощью выбранной курьерской службы.

2. Notberg может выступить посредником при отправке Документов курьером по указанному адресу. Отправления, оформляемые Notberg, застрахованы на условиях, предусмотренных правилами соответствующего перевозчика (обычно в пределах восстановительной стоимости документа).

3. Риск по отправлению — Клиент B2B: Если Клиент B2B указал курьера или выбрал конкретную курьерскую компанию из вариантов, предлагаемых Notberg, риск случайной утраты или повреждения отправления переходит на Клиента в момент передачи Документов курьерской компании.

4. Риск по отправлению — Потребитель и Предприниматель с правами потребителя: Notberg несёт ответственность за отправление до момента его вручения Потребителю (или Предпринимателю с правами потребителя), если только Потребитель самостоятельно не указал курьера, не предлагающегося Notberg, — в таком случае риск переходит в момент передачи Документов этому курьеру (ст. 545(1) Гражданского кодекса).

5. Клиентам рекомендуется самостоятельно оформить дополнительное страхование отправления на более высокую сумму.

§ 6. Условия пользования Услугами и коммуникация

1. Подача Поручения означает согласие Клиента на необходимую коммуникацию со стороны Notberg (e-mail, телефон) с целью надлежащего исполнения заключённого договора.

2. Ограничение или блокировка Клиентом возможности связи с Notberg в ходе исполнения Поручения может сделать оказание Услуги невозможным, за что Notberg не несёт ответственности.

§ 7. Условия оплаты

1. Клиент обязан произвести оплату до начала исполнения Поручения, если иное не предусмотрено отдельным договором.

2. Для постоянных Клиентов B2B срок оплаты составляет 14 дней с даты выставления счёта-фактуры НДС, если стороны не договорились иначе.

3. В случае задержки платежа Notberg вправе: a) приостановить исполнение Поручения до погашения задолженности, b) начислять законные проценты за просрочку (или законные проценты за просрочку в коммерческих транзакциях в отношениях с Клиентами B2B), c) взыскивать компенсацию расходов по взысканию задолженности в соответствии с законом о противодействии чрезмерным задержкам в коммерческих платежах.

4. Все суммы, указанные на сайте Notberg, являются суммами брутто (включают НДС), если явно не указано иное.

§ 8. Право на отказ от договора (касается Потребителей и Предпринимателей с правами потребителя)

1. Клиент, являющийся Потребителем (или Предпринимателем с правами потребителя), имеет право отказаться от договора, заключённого дистанционно, без указания причины, в течение 14 дней со дня его заключения. Заявление об отказе может быть направлено: a) в письменной форме по адресу штаб-квартиры Notberg, b) по e-mail на адрес, указанный в § 1 п. 2.

2. Исключение из права отказа (ст. 38 п. 1 пп. 1 Закона о правах потребителя): Потребитель не имеет права отказаться от договора, если Notberg полностью оказал Услугу с явного и предварительного согласия Потребителя, который до начала оказания был проинформирован о том, что после полного исполнения Услуги Notberg он утратит право на отказ, и принял это к сведению. Это касается, в частности, ситуации, когда визовые документы уже были поданы в консульство либо выполнен заказанный присяжный перевод.

3. Оплата частично оказанных услуг (ст. 35 Закона о правах потребителя): Если Потребитель потребовал начать оказание Услуг до истечения срока на отказ от договора, а затем подал заявление об отказе, он обязан оплатить оказанные до момента отказа услуги пропорционально их объёму с учётом согласованной в договоре цены или вознаграждения. Потребитель также возмещает безвозвратные консульские, государственные и административные сборы, уплаченные Notberg от его имени.

4. Клиенты B2B могут отказаться от Поручения, однако несут расходы, пропорциональные уже выполненной работе, а также все сборы, понесённые Notberg от их имени.

5. Образец заявления об отказе от договора составляет приложение № 2 к Закону о правах потребителя и доступен на сайте Notberg.

§ 9. Рекламации

1. Клиент имеет право подать рекламацию, касающуюся неисполнения или ненадлежащего исполнения Услуги Notberg. Рекламации могут быть поданы: a) по электронной почте на адрес, указанный в § 1 п. 2, b) в письменной форме по адресу штаб-квартиры Notberg.

2. Рекламация должна содержать: a) имя и фамилию или наименование компании и контактные данные Клиента, b) номер Поручения (если был присвоен) или иные данные, позволяющие идентифицировать Поручение, c) описание несоответствий и требование Клиента.

3. Notberg рассмотрит рекламацию без необоснованной задержки, не позднее чем в течение 14 дней с даты её получения. О результате рассмотрения рекламации Клиент будет проинформирован по e-mail или письменно.

4. Срок подачи рекламации — B2B: Для Клиентов B2B срок на подачу рекламации, касающейся недостатков оказанной Услуги, составляет 14 рабочих дней с момента выдачи или отправки Документов. По истечении этого срока право на рекламацию утрачивается.

5. Положение п. 4 не ограничивает прав Потребителей и Предпринимателей с правами потребителя, вытекающих из императивных норм законодательства, в том числе в связи с несоответствием услуги договору.

§ 10. Ответственность Notberg и форс-мажор

1. Notberg несёт ответственность за исполнение Услуг с соблюдением должной заботливости, вытекающей из профессионального характера деятельности.

2. Ограничение ответственности (B2B): В случае Клиентов B2B общая ответственность Notberg по возмещению ущерба за неисполнение или ненадлежащее исполнение договора (независимо от правового основания) ограничивается размером нетто-вознаграждения, уплаченного Клиентом за данное Поручение. Это ограничение не распространяется на ущерб, причинённый умышленно, а также на иные случаи, когда исключение ответственности недопустимо в силу императивных норм законодательства.

3. Notberg не несёт ответственности за решения и действия государственных органов, посольств, ведомств, консульств (например, отказ в выдаче визы, отказ в проставлении апостиля, административные задержки), не зависящие от Notberg.

4. Форс-мажор: Notberg не несёт ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, обусловленное действием форс-мажорных обстоятельств, т.е. внезапных, непредсказуемых и не зависящих от воли сторон событий (в т.ч. война, забастовки, пожары, стихийные бедствия, пандемии, внезапные изменения законодательства, приостановка работы ведомств). В таких ситуациях срок исполнения Услуги продлевается на период действия препятствия.

5. Ограничения ответственности, указанные в настоящем параграфе, не нарушают прав Потребителей и Предпринимателей с правами потребителя, вытекающих из императивных норм законодательства.

§ 11. Защита персональных данных

1. Администратором персональных данных, обрабатываемых в связи с исполнением Услуг, является Notberg Sp. z o.o. со штаб-квартирой в Варшаве.

2. Персональные данные обрабатываются в целях, необходимых для заключения и исполнения договора, рассмотрения рекламаций, выполнения законных обязанностей (в области бухгалтерского учёта и налогообложения), а также предъявления или защиты от требований, в соответствии с GDPR.

3. Для надлежащего исполнения Поручения данные могут передаваться третьим лицам (в т.ч. посольствам, ведомствам, курьерским компаниям, присяжным переводчикам, поставщикам ИТ- и ИИ-инфраструктуры) в соответствии с § 4 Правил.

4. Подробная информация об обработке персональных данных, правах Клиентов и использовании файлов cookies содержится в Политике конфиденциальности, доступной на сайте Notberg.

§ 12. Права интеллектуальной собственности

1. Весь контент, графика, формы и материалы, доступные на сайте Notberg, защищены авторским правом и принадлежат Notberg либо используются на основании соответствующих лицензий.

2. Их копирование, воспроизведение или использование в коммерческих целях без явного письменного согласия Notberg запрещено.

§ 13. Изменения в Правилах

1. Notberg оставляет за собой право вносить изменения в Правила по важным причинам (например, изменение законодательства, изменение консульских процедур, модификация перечня Услуг или технических инструментов).

2. О изменениях Правил Notberg уведомит зарегистрированных Клиентов и Клиентов с активными Поручениями не менее чем за 14 дней до вступления изменений в силу посредством сообщения по e-mail или уведомления в панели Клиента.

3. К Поручениям, поданным и оплаченным до вступления изменений в силу, применяются положения Правил, действующие на дату подачи Поручения.

4. Технические и редакционные изменения, не влияющие на объём прав и обязанностей Клиентов, могут вводиться без периода уведомления.

§ 14. Заключительные положения и разрешение споров

1. В вопросах, не урегулированных настоящими Правилами, применяются нормы польского законодательства, в частности Гражданского кодекса и Закона о правах потребителя.

2. Все споры, возникающие между Notberg и Клиентом B2B, подлежат разрешению общим судом, территориально компетентным по месту нахождения Notberg.

3. Споры с Потребителями и Предпринимателями с правами потребителя подлежат разрешению общими судами в соответствии с общими нормами законодательства.

4. Потребитель имеет возможность воспользоваться внесудебными способами рассмотрения рекламаций и предъявления требований, в частности: a) посредством платформы системы онлайн-урегулирования споров (ODR) на уровне ЕС, доступной по адресу https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) в постоянно действующем потребительском арбитражном суде при компетентном воеводском инспекторе Торговой инспекции, c) у повятового (городского) омбудсмена по правам потребителей или в общественной организации, в уставные задачи которой входит защита потребителей, d) в порядке медиационного производства, проводимого воеводским инспектором Торговой инспекции.

5. Подробная информация о внесудебных способах рассмотрения рекламаций и предъявления требований доступна на сайте Управления по защите конкуренции и потребителей (www.uokik.gov.pl).

6. Правила вступают в силу с даты публикации на сайте Notberg.