Политика конфиденциальности и файлов Cookies

Настоящая Политика определяет правила обработки персональных данных, а также сохранения данных и получения к ним доступа на устройствах Пользователей, использующих Сервис, включая данные, обрабатываемые в рамках функций, основанных на искусственном интеллекте.

§ 1. Определения

1. Сервис — интернет‑сервис, работающий по адресу https://notberg.com.

2. Администратор — Notberg Sp. z o.o. со штаб‑квартирой в Варшаве, ул. Вспульна 50A/22, 00-684 Варшава, NIP: 1132993659, KRS: 0000772427.

3. Пользователь — физическое лицо, использующее Сервис, либо физическое лицо, действующее от имени Клиента — юридического лица.

4. Клиент — субъект, в интересах которого Администратор оказывает услуги (физическое лицо, юридическое лицо, организационная единица).

5. GDPR — Регламент Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в связи с обработкой персональных данных и о свободном обращении таких данных.

6. Устройство — электронное устройство с программным обеспечением, с помощью которого Пользователь получает доступ к Сервису.

7. Cookies (файлы cookie) — текстовые данные, собираемые в виде файлов, размещаемых на Устройстве Пользователя.

8. Системы ИИ — алгоритмы искусственного интеллекта, поддерживающие оказание услуг в Сервисе.

§ 2. Администратор данных и контакт

1. Администратором персональных данных в понимании ст. 4 п. 7 GDPR является Notberg Sp. z o.o.

2. По всем вопросам, связанным с обработкой персональных данных, можно связываться с Администратором:

   • в письменной форме: ул. Вспульна 50A/22, 00-684 Варшава,

   • по электронной почте: [email protected],

   • по телефону: +48 22 243 43 43.

3. Администратор не назначил Уполномоченного по защите данных. Все запросы, касающиеся персональных данных, следует направлять непосредственно Администратору.

§ 3. Цели и правовые основания обработки данных

Администратор обрабатывает персональные данные Пользователей и Клиентов в следующих целях:

1. Заключение и исполнение договора об оказании услуг (в т.ч. визовое посредничество, легализация документов, апостиль, переводы) — правовое основание: ст. 6 п. 1 буква b GDPR.

2. Исполнение юридических обязанностей, лежащих на Администраторе (в т.ч. бухгалтерско‑налоговых) — правовое основание: ст. 6 п. 1 буква c GDPR.

3. Маркетинг собственных услуг Администратора и обработка контактных запросов — правовое основание: ст. 6 п. 1 буква f GDPR (законный интерес Администратора) либо ст. 6 п. 1 буква a GDPR (согласие Пользователя).

4. Аналитика и улучшение Сервиса на основе статистических данных (например, Google Analytics) — правовое основание: ст. 6 п. 1 буква a GDPR (согласие, выраженное в настройках cookie) либо ст. 6 п. 1 буква f GDPR (законный интерес).

5. Предъявление и защита правовых требований — правовое основание: ст. 6 п. 1 буква f GDPR.

6. Использование функций ИИ в Сервисе (например, предварительный анализ документов) — правовое основание: ст. 6 п. 1 буква b GDPR (когда это элемент оказания услуги) либо ст. 6 п. 1 буква a GDPR (когда требуется согласие).

§ 4. Срок хранения данных

1. Данные, обрабатываемые в целях исполнения договора, хранятся на протяжении срока его действия, а также после его окончания в течение периода, необходимого для расчетов, обработки рекламаций, предъявления или защиты от правовых требований (как правило, до истечения срока давности требований, обычно 6 лет).

2. Данные, обрабатываемые в целях исполнения налоговых и бухгалтерских обязанностей, хранятся в течение 5 лет с конца налогового года, в котором возникла обязанность.

3. Данные, обрабатываемые на основании согласия, хранятся до момента его отзыва.

4. Статистические и аналитические данные обрабатываются в соответствии с периодами хранения внешних поставщиков (например, Google Analytics), не дольше 26 месяцев с момента последней активности.

5. Данные, вводимые в Системы ИИ, обрабатываются в течение периода, необходимого для исполнения конкретного запроса или услуги. История запросов может храниться в учетной записи Пользователя до момента ее удаления.

§ 5. Получатели данных

1. Персональные данные могут передаваться следующим категориям получателей:

   • учреждениям, посольствам, консульствам и другим государственным органам в объеме, необходимом для оказания услуги (например, визового посредничества, легализации, апостиля),

   • курьерским службам в объеме, необходимом для отправки и доставки отправлений,

   • поставщикам облачной и хостинговой инфраструктуры (в т.ч. Google Cloud),

   • поставщикам аналитических инструментов (в т.ч. Google Analytics),

   • поставщикам платежных услуг, обслуживающим онлайн‑платежи,

   • поставщикам Систем ИИ (в соответствии с § 7 настоящей Политики),

   • юридическим фирмам, налоговым консультантам, бухгалтерскому бюро, аудиторам,

   • присяжным переводчикам, сотрудничающим с Администратором.

2. Все внешние получатели обрабатывают данные на основании договоров поручения обработки, соответствующих требованиям ст. 28 GDPR, либо на основании собственных правовых оснований.

§ 6. Передача данных за пределы Европейского экономического пространства

1. Администратор обрабатывает и хранит персональные данные Пользователей на серверах, расположенных в Европейском экономическом пространстве (ЕЭП).

2. В той мере, в какой некоторые поставщики аналитических или облачных услуг могут передавать данные за пределы ЕЭП (например, при глобальной инфраструктуре Google), передача осуществляется на основании типовых договорных положений, утвержденных Европейской комиссией, либо иных механизмов, предусмотренных главой V GDPR.

§ 7. Обработка данных с использованием искусственного интеллекта (ИИ)

1. Сервис предоставляет функциональности, основанные на алгоритмах искусственного интеллекта.

2. Администратор обрабатывает запросы (промпты), файлы и другую информацию, вводимую Пользователем в модули ИИ, с целью формирования ответов, оказания услуги и улучшения работы Сервиса.

3. Место обработки: Системы ИИ, используемые в Сервисе, работают на облачной инфраструктуре, расположенной в Европейском экономическом пространстве (ЕЭП).

4. Запрет на обучение внешних моделей: Данные, вводимые в Системы ИИ, не используются для публичного обучения внешних базовых моделей (foundation models) сторонних поставщиков способом, нарушающим конфиденциальность данных Пользователя.

5. Запрет на ввод чувствительных данных: Пользователь обязуется не вводить в Системы ИИ специальные категории персональных данных в понимании ст. 9 GDPR (в т.ч. данные о здоровье, политических взглядах, биометрические данные), касающиеся себя или третьих лиц, если только это не необходимо для оказания услуги и у Пользователя нет для этого надлежащего правового основания. Администратор не несет ответственности за обработку таких данных, введенных с нарушением настоящего положения.

6. Отсутствие полностью автоматизированных решений: Администратор не принимает в отношении Пользователя решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, которые порождали бы юридические последствия или иным образом существенно затрагивали бы Пользователя в понимании ст. 22 GDPR. Контент, генерируемый ИИ, проверяется персоналом Администратора перед принятием решения, затрагивающего Клиента, за исключением услуг, явно обозначенных как полностью автоматизированные.

7. Соответствие AI Act: Администратор отслеживает требования, вытекающие из Регламента Европейского парламента и Совета (ЕС) 2024/1689 об искусственном интеллекте (AI Act), и адаптирует функции ИИ Сервиса к действующим в соответствующее время обязательствам.

§ 8. Права Пользователя

Пользователь имеет следующие права, вытекающие из GDPR:

1. Право на доступ к данным (ст. 15 GDPR) — получение информации о том, какие данные обрабатываются, а также получение их копии.

2. Право на исправление (ст. 16 GDPR) — требование исправления или дополнения данных.

3. Право на удаление данных (ст. 17 GDPR) — с оговоркой случаев, когда Администратор обязан продолжать хранить данные (например, бухгалтерско‑налоговые обязанности).

4. Право на ограничение обработки (ст. 18 GDPR).

5. Право на переносимость данных (ст. 20 GDPR) — получение данных в структурированном, общепринятом формате, пригодном для машинного считывания.

6. Право на возражение (ст. 21 GDPR) — в случае обработки данных на основании законного интереса Администратора, а также в маркетинговых целях.

7. Право на отзыв согласия в любой момент, если обработка осуществляется на основании согласия. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществленной до его отзыва.

8. Право не подпадать под решение, основанное исключительно на автоматизированной обработке (ст. 22 GDPR).

9. Право подать жалобу в надзорный орган, то есть к Председателю Управления по защите персональных данных (ул. Ставки 2, 00-193 Варшава, www.uodo.gov.pl), если Пользователь считает, что обработка данных нарушает положения GDPR.

Для реализации вышеуказанных прав необходимо связаться с Администратором способом, указанным в § 2 п. 2.

§ 9. Файлы Cookies

Виды и принципы работы

1. Внутренние Cookies — файлы, размещаемые и считываемые с Устройства Пользователя телекоммуникационной системой Сервиса.

2. Внешние Cookies — файлы, размещаемые телекоммуникационными системами внешних сервисов (в т.ч. Google Analytics).

3. Сессионные Cookies — файлы, удаляемые после завершения сессии Устройства.

4. Постоянные Cookies — файлы, хранящиеся до момента их ручного удаления либо истечения определенного срока.

5. Функциональные и входные Cookies — создаются во время входа в систему для сохранения данных входа и выбранных опций экрана. Файлы входа истекают через два дня, опций экрана — через год, а при выборе опции «Запомнить меня» — через две недели.

6. Персонализированные Cookies — сохраняются при редактировании или публикации контента в Сервисе, истекают через 1 день, не содержат персональных данных.

Цели использования Cookies

1. Необходимые — обеспечение корректной работы Сервиса, механизмов авторизации и входа в систему. Эти файлы не требуют согласия.

2. Аналитические и статистические — сбор информации о способе использования Сервиса с целью его анализа и улучшения. Эти файлы требуют согласия Пользователя, выраженного посредством баннера cookie.

3. Маркетинговые — если такие будут внедрены, их активация требует предварительного согласия Пользователя.

Управление Cookies

1. Пользователь может в любой момент изменить настройки, касающиеся сохранения, удаления и доступа к данным, сохраненным в файлах Cookies, используя баннер cookie в Сервисе либо настройки браузера.

2. Отключение сохранения Cookies возможно во всех современных интернет‑браузерах в разделах, касающихся конфиденциальности и безопасности.

3. Ограничение сохранения и доступа к Cookies может привести к некорректной работе некоторых функций Сервиса.

§ 10. Контент, встроенный с других сайтов

Контент в Сервисе может содержать встроенные материалы с других сайтов (например, видео, изображения, статьи). Встроенный контент ведет себя аналогично прямому посещению партнерского сайта. Эти сайты могут собирать информацию о Пользователе, использовать собственные файлы cookie и отслеживать взаимодействие с встроенным материалом в соответствии со своими политиками конфиденциальности.

§ 11. Безопасность данных

1. Администратор применяет технические и организационные меры, соответствующие риску обработки, включая шифрование соединений (SSL/TLS), контроль доступа и регулярное резервное копирование.

2. Механизмы хранения и считывания Cookies не позволяют получать персональные данные или конфиденциальную информацию с Устройства Пользователя.

3. За безопасность файлов Cookies, происходящих от партнеров Сервиса, Администратор ответственности не несет.

4. Безопасность данных также зависит от действий Пользователя и уровня защиты его Устройства.

§ 12. Исключение и ограничение ответственности

1. Администратор не несет ответственности за перехват данных, подмену сессии Пользователя или ее удаление в результате деятельности Пользователя, вирусов, троянов и шпионского программного обеспечения, установленного на Устройстве Пользователя.

2. Услуги, предоставляемые третьими лицами, находятся вне контроля Администратора.

3. Ответственность за контент ИИ: Контент, генерируемый Системами ИИ, носит информационный, ознакомительный или вспомогательный характер. В связи со спецификой технологии машинного обучения (явление галлюцинаций ИИ) Администратор не гарантирует 100% корректности, добросовестности и актуальности сгенерированного контента. Сгенерированная информация не является профессиональной юридической, медицинской, финансовой, налоговой или инженерной консультацией. Обязанность проверки сгенерированного контента (в т.ч. на предмет возможных нарушений авторских прав третьих лиц) лежит на Пользователе. Полные правила ответственности в отношении платных услуг определяются Регламентом.

§ 13. Графические материалы и метаданные

При отправке графических материалов в Сервис Пользователь должен избегать отправки изображений, содержащих встроенные данные о местоположении (теги EXIF GPS), если это не является необходимым. Контент может анализироваться автоматизированными фильтрами и инструментами кибербезопасности.

§ 14. Изменения в Политике конфиденциальности

1. Администратор оставляет за собой право вносить изменения в настоящую Политику.

2. Об существенных изменениях Политики Администратор уведомит Пользователей не менее чем за 14 дней до их вступления в силу способом, позволяющим ознакомиться с содержанием изменений (например, сообщение в Сервисе, электронное письмо зарегистрированным Пользователям).

3. Технические и редакционные изменения, не влияющие на объем прав Пользователей, могут вноситься без периода уведомления.

4. Актуальная версия Политики всегда доступна по адресу https://notberg.com.