Vilkår for levering av tjenester fra Notberg Sp. z o.o.

§ 1. Innledende bestemmelser

1. Disse vilkårene (heretter: "Vilkårene") fastsetter reglene og betingelsene for levering av tjenester av Notberg Sp. z o.o. med forretningsadresse i Warszawa (00-684), ul. Wspólna 50A/22, registrert i Foretaksregisteret i det nasjonale rettsregisteret under nummer KRS: 0000772427, NIP: 1132993659, heretter kalt "Notberg".

2. Kontaktopplysninger til Notberg:

   • postadresse: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warszawa,

   • e-post: [email protected],

   • telefon: +48 22 243 43 43.

3. Notberg leverer tjenester innen blant annet: a) bistand med å innhente apostille og legalisering av dokumenter, b) visumbistand, c) andre tjenester bestilt av Kunden, heretter samlet kalt "Tjenester".

4. Tjenestene leveres i samsvar med disse Vilkårene samt individuelle avtaler eller kontrakter inngått med Kundene.

§ 2. Definisjoner

1. Tjenester — tjenester levert av Notberg, beskrevet i § 1 pkt. 3.

2. Kunde — fysisk person, juridisk person eller enhet uten juridisk personlighet som benytter Tjenestene.

3. Forbruker — Kunde som er en fysisk person som inngår en juridisk disposisjon (kontrakt) med Notberg som ikke er direkte knyttet til vedkommendes nærings- eller yrkesvirksomhet.

4. Næringsdrivende med forbrukerrettigheter — fysisk person som inngår en kontrakt som har direkte tilknytning til vedkommendes næringsvirksomhet, når det fremgår av kontraktens innhold at denne ikke har yrkeskarakter for vedkommende (i samsvar med art. 38a i forbrukerrettighetsloven). For forhold som ikke er regulert i Vilkårene, får bestemmelsene om Forbrukere tilsvarende anvendelse på denne enheten.

5. B2B — Kunde som ikke er Forbruker eller Næringsdrivende med forbrukerrettigheter.

6. Dokumenter — alle dokumenter, filer og opplysninger som overleveres av Kunden for å gjennomføre Oppdraget.

7. Oppdrag — bestilling på levering av Tjenester fra Notberg, inngitt av Kunden.

8. AI-systemer — kunstig intelligens-algoritmer som støtter prosessen med levering av Tjenester (f.eks. ved foreløpige oversettelser eller dokumentanalyse).

9. Forbrukerrettighetsloven — lov av 30. mai 2014 om forbrukerrettigheter.

§ 3. Inngåelse av kontrakt og igangsetting av gjennomføring

1. Inngåelse av kontrakt: Kontrakt om levering av Tjenester anses inngått når Notberg bekrefter at Oppdraget er akseptert for gjennomføring og utsteder faktura. Oppdrag kan inngis på nett, per telefon, via e-post eller personlig.

2. Igangsetting av gjennomføring: Notberg starter gjennomføringen av Oppdraget etter at det fulle beløpet er registrert på Notbergs bankkonto, med mindre andre avtaler med Kunden fastsetter noe annet (særlig overfor faste B2B-kunder på vilkår som angitt i § 7 pkt. 2).

3. Kunden plikter å oppgi korrekte og oppdaterte kontaktopplysninger. Notberg er ikke ansvarlig for forsinkelser eller manglende gjennomføring av Oppdraget som skyldes uriktige opplysninger.

4. Kontortider og estimert leveringstid for Tjenestene er angitt på Notbergs nettside.

§ 4. Bruk av kunstig intelligens (AI) og databehandling

1. For å optimalisere, effektivisere og heve kvaliteten på Tjenestene (særlig oversettelser og analyse av Dokumenter) forbeholder Notberg seg retten til å bruke AI-systemer.

2. Overføring av data: Kunden er kjent med og aksepterer at innholdet i overleverte Dokumenter kan bli overført til og behandlet av AI-systemer levert av eksterne teknologipartnere (bl.a. Google Cloud).

3. Serverlokalisering: Notberg garanterer at data som behandles av AI-systemene som ledd i Oppdragene, sendes og lagres på servere lokalisert innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS), noe som sikrer samsvar med GDPR.

4. Begrensning av databruk: Data som sendes til AI-systemer brukes ikke til offentlig trening av språkmodeller hos tredjepartsleverandører på en måte som krenker konfidensialiteten til Kundens Dokumenter.

5. Menneskelig kontroll: På grunn av AI-teknologiens egenart (mulighet for såkalte hallusinasjoner) er endelig kvalitetssikring av Dokumenter utarbeidet i prosessen (f.eks. oversettelser) underlagt kontroll av Notbergs personale, med mindre Tjenesten uttrykkelig fastsetter noe annet (f.eks. fullautomatisert generering av utkast).

6. Ansvar for AI-generert innhold: a) Innhold generert av AI-systemer utgjør ikke profesjonell juridisk, medisinsk, finansiell eller skattemessig rådgivning. b) I forholdet til B2B-kunder begrenser Notberg sitt ansvar for faglige feil som utelukkende er generert av AI, forutsatt at Notberg har utvist tilbørlig aktsomhet ved valg av verktøy og endelig kontroll. Denne begrensningen omfatter ikke skader forårsaket av Notberg forsettlig. c) Overfor Forbrukere og Næringsdrivende med forbrukerrettigheter reguleres Notbergs ansvar for levering av Tjenesten av ufravikelige lovbestemmelser.

7. Samsvar med AI Act: Notberg tilpasser AI-funksjoner til kravene i Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2024/1689 om kunstig intelligens (AI Act) i samsvar med gjeldende rettstilstand.

8. Detaljert informasjon om behandling av personopplysninger finnes i personvernerklæringen på Notbergs nettside.

§ 5. Kurerforsendelser og levering av dokumenter

1. Kunden kan levere Dokumenter personlig eller via valgt kurertjeneste.

2. Notberg kan bistå med å returnere Dokumenter med kurér til angitt adresse. Forsendelser som sendes av Notberg, er forsikret i samsvar med vilkårene til den aktuelle transportøren (vanligvis opp til gjenanskaffelsesverdien av dokumentet).

3. Forsendelsesrisiko — B2B-kunde: Dersom en B2B-kunde selv har angitt kurér eller valgt et bestemt kurerfirma blant alternativene som tilbys av Notberg, går risikoen for tilfeldig tap eller skade på forsendelsen over på Kunden i det øyeblikk Dokumentene overleveres til kurerfirmaet.

4. Forsendelsesrisiko — Forbruker og Næringsdrivende med forbrukerrettigheter: Notberg er ansvarlig for forsendelsen frem til levering til Forbrukeren (eller Næringsdrivende med forbrukerrettigheter), med mindre Forbrukeren selv har angitt en kurér som ikke tilbys av Notberg, og risikoen i så fall går over når Dokumentene overleveres til denne kureren (art. 545(1) i sivilkodeksen).

5. Kunder anbefales å tegne tilleggsforsikring for forsendelser med høyere verdi på egen hånd.

§ 6. Vilkår for bruk av Tjenester og kommunikasjon

1. Inngivelse av Oppdrag innebærer aksept av nødvendig kommunikasjon fra Notberg (e-post, telefon) for korrekt gjennomføring av den inngåtte kontrakten.

2. Begrensning eller blokkering fra Kundens side av muligheten til å kontakte Notberg under gjennomføringen av Oppdraget kan gjøre det umulig å levere Tjenesten, og Notberg er ikke ansvarlig for dette.

§ 7. Betalingsvilkår

1. Kunden plikter å betale før Oppdraget påbegynnes, med mindre annen avtale fastsetter noe annet.

2. For faste B2B-kunder er betalingsfristen 14 dager fra datoen for utstedelse av faktura, med mindre partene avtaler noe annet.

3. Ved forsinket betaling har Notberg rett til: a) å stanse gjennomføringen av Oppdraget inntil utestående beløp er betalt, b) å beregne lovbestemt forsinkelsesrente (eller lovbestemt forsinkelsesrente ved handelsforhold i relasjon til B2B-kunder), c) å kreve kompensasjon for inndrivelseskostnader i samsvar med loven om motvirkning av urimelige forsinkelser i handelsforhold.

4. Alle beløp som oppgis på Notbergs nettside, er brutto beløp (inkludert merverdiavgift), med mindre noe annet er uttrykkelig angitt.

§ 8. Angrerett (gjelder Forbrukere og Næringsdrivende med forbrukerrettigheter)

1. Kunde som er Forbruker (eller Næringsdrivende med forbrukerrettigheter), har rett til å gå fra en fjernkontrakt uten å oppgi noen grunn innen 14 dager fra inngåelsesdatoen. Angreerklæring kan sendes: a) skriftlig til Notbergs forretningsadresse, b) via e-post til adressen oppgitt i § 1 pkt. 2.

2. Unntak fra angreretten (art. 38 pkt. 1 nr. 1 i Forbrukerrettighetsloven): Angreretten gjelder ikke Forbrukeren dersom Notberg i sin helhet har levert Tjenesten med Forbrukerens uttrykkelige, forhåndsgitte samtykke, og Forbrukeren før oppstart ble informert om at angreretten bortfaller når Tjenesten er levert av Notberg, og har tatt dette til etterretning. Dette gjelder særlig der visumdokumenter allerede er innlevert til konsulat, eller når bestilt autorisert oversettelse er utført.

3. Betaling for delvis leverte tjenester (art. 35 i Forbrukerrettighetsloven): Dersom Forbrukeren har bedt om at levering av Tjenestene settes i gang før angrefristen utløper, og deretter avgir angreerklæring, er Forbrukeren forpliktet til å betale for de tjenester som er levert frem til tidspunktet for tilbaketrekningen, forholdsmessig til omfanget av tjenestene som er levert, basert på den avtalte prisen eller godtgjørelsen. Forbrukeren dekker også ikke-refunderbare konsulære, offentlige og administrative gebyrer som Notberg har betalt på vedkommendes vegne.

4. B2B-kunder kan kansellere Oppdraget, men bærer kostnader som står i forhold til allerede utført arbeid samt alle gebyrer Notberg har betalt på deres vegne.

5. Standardformular for angreerklæring utgjør vedlegg nr. 2 til Forbrukerrettighetsloven og er tilgjengelig på Notbergs nettside.

§ 9. Reklamasjoner

1. Kunden har rett til å inngi reklamasjon ved manglende eller mangelfull levering av Tjeneste fra Notberg. Reklamasjoner kan inngis: a) elektronisk til e-postadressen angitt i § 1 pkt. 2, b) skriftlig til Notbergs forretningsadresse.

2. En reklamasjon bør inneholde: a) navn og etternavn eller firmanavn og Kundens kontaktopplysninger, b) Oppdragsnummer (dersom tildelt) eller andre opplysninger som gjør det mulig å identifisere Oppdraget, c) beskrivelse av avviket og Kundens krav.

3. Notberg vil behandle reklamasjonen uten unødig opphold, senest innen 14 dager fra mottaksdato. Kunden vil bli informert om resultatet av reklamasjonsbehandlingen via e-post eller skriftlig.

4. Frist for å melde reklamasjon — B2B: For B2B-kunder er fristen for å melde reklamasjon på mangler ved levert Tjeneste 14 virkedager fra tidspunktet Dokumentene ble utlevert eller sendt. Etter denne fristen bortfaller retten til reklamasjon.

5. Bestemmelsen i pkt. 4 begrenser ikke Forbrukeres og Næringsdrivende med forbrukerrettigheters rettigheter i henhold til ufravikelige lovbestemmelser, herunder ved manglende samsvar mellom tjenesten og kontrakten.

§ 10. Notbergs ansvar og force majeure

1. Notberg er ansvarlig for levering av Tjenester med den aktsomhet som følger av virksomhetens profesjonelle karakter.

2. Ansvarsbegrensning (B2B): For B2B-kunder er Notbergs samlede erstatningsansvar for manglende eller mangelfull oppfyllelse av kontrakten (uavhengig av rettslig grunnlag) begrenset til nettohonoraret som Kunden har betalt for det aktuelle Oppdraget. Denne begrensningen omfatter ikke skader som er forårsaket forsettlig, eller andre tilfeller der ansvarsfraskrivelse er ulovlig etter ufravikelige lovbestemmelser.

3. Notberg er ikke ansvarlig for vedtak og handlinger fra offentlige myndigheter, ambassader, offentlige etater og konsulater (f.eks. avslag på visum, avslag på apostille, administrative forsinkelser) som ligger utenfor Notbergs kontroll.

4. Force majeure: Notberg er ikke ansvarlig for manglende eller mangelfull oppfyllelse av forpliktelser som følge av force majeure, dvs. plutselige, uforutsigbare hendelser utenfor partenes kontroll (bl.a. krig, streik, brann, naturkatastrofer, pandemier, plutselige lovendringer, stans i offentlige etaters virksomhet). I slike situasjoner forlenges leveringstiden for Tjenesten med varigheten av hindringen.

5. Ansvarsbegrensningene i denne paragrafen berører ikke Forbrukeres og Næringsdrivende med forbrukerrettigheters rettigheter i henhold til ufravikelige lovbestemmelser.

§ 11. Vern av personopplysninger

1. Behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med levering av Tjenester, er Notberg Sp. z o.o. med forretningsadresse i Warszawa.

2. Personopplysninger behandles for formål som er nødvendige for å inngå og oppfylle kontrakten, behandle reklamasjoner, oppfylle rettslige forpliktelser (regnskaps- og skatteplikt) samt for å gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, i samsvar med GDPR.

3. For korrekt gjennomføring av Oppdraget kan opplysninger overføres til tredjeparter (bl.a. ambassader, offentlige etater, kurerfirmaer, autoriserte oversettere, leverandører av IT- og AI-infrastruktur), i samsvar med § 4 i Vilkårene.

4. Detaljert informasjon om behandling av personopplysninger, Kundens rettigheter og bruk av informasjonskapsler finnes i personvernerklæringen på Notbergs nettside.

§ 12. Immaterielle rettigheter

1. Alt innhold, grafikk, skjemaer og materiell som er tilgjengelig på Notbergs nettside, er beskyttet av opphavsrett og tilhører Notberg eller brukes på grunnlag av gyldige lisenser.

2. Kopiering, reprodusering eller kommersiell bruk av dette uten uttrykkelig skriftlig samtykke fra Notberg er forbudt.

§ 13. Endringer i Vilkårene

1. Notberg forbeholder seg retten til å endre Vilkårene av viktige grunner (f.eks. lovendringer, endringer i konsulære prosedyrer, endring i omfanget av Tjenester eller tekniske verktøy).

2. Notberg vil informere registrerte Kunder og Kunder med aktive Oppdrag om endringer i Vilkårene minst 14 dager før ikrafttredelse, via e-post eller melding i Kundepanelet.

3. For Oppdrag som er inngitt og betalt før endringene trer i kraft, gjelder bestemmelsene i Vilkårene som var gjeldende på tidspunktet Oppdraget ble inngitt.

4. Tekniske og redaksjonelle endringer som ikke påvirker omfanget av Kundens rettigheter og plikter, kan innføres uten varslingsfrist.

§ 14. Avsluttende bestemmelser og tvisteløsning

1. For forhold som ikke er regulert i disse Vilkårene, får polsk rett anvendelse, særlig sivilkodeksen og Forbrukerrettighetsloven.

2. Alle tvister mellom Notberg og B2B-kunder avgjøres av alminnelig domstol med stedlig jurisdiksjon der Notberg har sitt hovedkontor.

3. Tvister med Forbrukere og Næringsdrivende med forbrukerrettigheter avgjøres av alminnelige domstoler i samsvar med generelle lovbestemmelser.

4. Forbrukeren har adgang til utenomrettslige klage- og tvisteløsningsordninger, særlig: a) via den europeiske nettbaserte tvisteløsningsplattformen (ODR) på EU-nivå, tilgjengelig på https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) ved en permanent forbrukerklagenemnd som opererer ved den relevante regionale tilsynsmyndigheten for handelsinspeksjon, c) hos lokal (kommunal) forbrukerombud eller en forbrukerorganisasjon med lovfestet formål å beskytte forbrukere, d) gjennom mekling ledet av regional tilsynsmyndighet for handelsinspeksjon.

5. Detaljert informasjon om utenomrettslige klage- og tvisteløsningsordninger finnes på nettsiden til Konkurranse- og Forbrukermyndigheten (www.uokik.gov.pl).

6. Vilkårene trer i kraft på datoen for publisering på Notbergs nettside.