Personvernerklæring og informasjonskapsler
Denne erklæringen fastsetter reglene for behandling av personopplysninger samt lagring av og tilgang til data på Enhetene til Brukere som benytter Nettstedet, herunder data som behandles som ledd i funksjoner basert på kunstig intelligens.
§ 1. Definisjoner
Nettstedet — nettsted tilgjengelig på adressen https://notberg.com.
Behandlingsansvarlig — Notberg Sp. z o.o. med forretningsadresse Warszawa, ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warszawa, NIP: 1132993659, KRS: 0000772427.
Bruker — fysisk person som bruker Nettstedet, eller fysisk person som handler på vegne av en Kunde som er en juridisk person.
Kunde — enhet for hvis regning Behandlingsansvarlig yter tjenester (fysisk person, juridisk person, organisasjonsenhet).
GDPR — Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger.
Enhet — elektronisk enhet med programvare, som Brukeren benytter til å få tilgang til Nettstedet.
Informasjonskapsler (cookies) — tekstdata som samles inn i form av filer som lagres på Brukerens Enhet.
AI-systemer — algoritmer for kunstig intelligens som støtter levering av tjenester på Nettstedet.
§ 2. Behandlingsansvarlig og kontakt
Behandlingsansvarlig for personopplysninger i henhold til artikkel 4 nr. 7 i GDPR er Notberg Sp. z o.o.
I alle spørsmål knyttet til behandling av personopplysninger kan De kontakte Behandlingsansvarlig:
skriftlig: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warszawa,
på e-post: [email protected],
per telefon: +48 22 243 43 43.
Behandlingsansvarlig har ikke utpekt personvernombud. Alle henvendelser vedrørende personopplysninger skal rettes direkte til Behandlingsansvarlig.
§ 3. Formål og rettslig grunnlag for behandlingen
Behandlingsansvarlig behandler Brukeres og Kunders personopplysninger til følgende formål:
Inngåelse og oppfyllelse av avtale om levering av tjenester (bl.a. visumformidling, legalisering av dokumenter, apostille, oversettelser) — rettslig grunnlag: artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR.
Oppfyllelse av rettslige forpliktelser som påhviler Behandlingsansvarlig (bl.a. innenfor regnskap og skatt) — rettslig grunnlag: artikkel 6 nr. 1 bokstav c i GDPR.
Markedsføring av egne tjenester fra Behandlingsansvarlig og håndtering av kontaktforespørsler — rettslig grunnlag: artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR (berettiget interesse til Behandlingsansvarlig) eller artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR (samtykke fra Bruker).
Analyse og forbedring av Nettstedet basert på statistiske data (f.eks. Google Analytics) — rettslig grunnlag: artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR (samtykke gitt gjennom innstillinger for informasjonskapsler) eller artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR (berettiget interesse).
Fremme og forsvar av rettskrav — rettslig grunnlag: artikkel 6 nr. 1 bokstav f i GDPR.
Bruk av AI-funksjoner på Nettstedet (f.eks. innledende analyse av dokumenter) — rettslig grunnlag: artikkel 6 nr. 1 bokstav b i GDPR (når dette utgjør ledd i levering av en tjeneste) eller artikkel 6 nr. 1 bokstav a i GDPR (når samtykke er nødvendig).
§ 4. Lagringstid for data
Data som behandles for å oppfylle en avtale lagres så lenge avtalen løper, og etter at den er avsluttet i den perioden som er nødvendig for oppgjør, håndtering av reklamasjoner samt fremming eller forsvar av rettskrav (som hovedregel til foreldelsesfristen for krav er utløpt, vanligvis 6 år).
Data som behandles for å oppfylle skatte- og regnskapsforpliktelser lagres i 5 år fra utgangen av det inntektsåret der forpliktelsen oppsto.
Data som behandles på grunnlag av samtykke lagres til samtykket trekkes tilbake.
Statistiske og analytiske data behandles i tråd med lagringsperiodene hos eksterne leverandører (f.eks. Google Analytics), ikke lenger enn 26 måneder fra siste aktivitet.
Data som legges inn i AI-systemer behandles i den perioden som er nødvendig for å utføre den konkrete forespørselen eller tjenesten. Forespørselshistorikk kan lagres på Brukerens konto inntil den slettes.
§ 5. Mottakere av data
Personopplysninger kan utleveres til følgende kategorier av mottakere:
myndigheter, ambassader, konsulater og andre offentlige organer i den grad det er nødvendig for å utføre tjenesten (f.eks. visumformidling, legalisering, apostille),
bud- og logistikkfirmaer i den grad det er nødvendig for å sende og levere forsendelser,
leverandører av skytjenester og hostinginfrastruktur (bl.a. Google Cloud),
leverandører av analyseverktøy (bl.a. Google Analytics),
leverandører av betalingstjenester som håndterer nettbetalinger,
leverandører av AI-systemer (i samsvar med § 7 i denne erklæringen),
advokatfirmaer, skatterådgivere, regnskapskontor, revisorer,
statsautoriserte translatører som samarbeider med Behandlingsansvarlig.
Alle eksterne mottakere behandler data på grunnlag av databehandleravtaler som oppfyller kravene i artikkel 28 i GDPR eller egne rettslige grunnlag.
§ 6. Overføring av data utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde
Behandlingsansvarlig behandler og lagrer Brukeres personopplysninger på servere lokalisert innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS).
I den utstrekning enkelte leverandører av analytiske tjenester eller skytjenester kan overføre data utenfor EØS (f.eks. ved global infrastruktur hos Google), skjer overføringen på grunnlag av standardkontraktbestemmelser godkjent av Europakommisjonen eller andre mekanismer som er fastsatt i kapittel V i GDPR.
§ 7. Behandling av data ved bruk av kunstig intelligens (AI)
Nettstedet tilbyr funksjonalitet basert på algoritmer for kunstig intelligens.
Behandlingsansvarlig behandler forespørsler (prompter), filer og annen informasjon som Brukeren legger inn i AI-moduler for å generere svar, levere tjenester og forbedre driften av Nettstedet.
Plassering for behandling: AI-systemene som benyttes på Nettstedet, kjører på skytjenesteinfrastruktur lokalisert innenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS).
Forbud mot trening av eksterne modeller: Data som legges inn i AI-systemene, benyttes ikke til offentlig trening av eksterne grunnmodeller (foundation models) fra tredjepartsleverandører på en måte som bryter Brukerens konfidensialitet.
Forbud mot å legge inn særlige kategorier av personopplysninger: Brukeren forplikter seg til å ikke legge inn særlige kategorier av personopplysninger i henvisning til artikkel 9 i GDPR (bl.a. helseopplysninger, politiske oppfatninger, biometriske data) om seg selv eller tredjeparter i AI-systemene, med mindre dette er nødvendig for å levere en tjeneste og Brukeren har et egnet rettslig grunnlag. Behandlingsansvarlig er ikke ansvarlig for behandling av slike opplysninger som er lagt inn i strid med denne bestemmelsen.
Ingen fullt ut automatiserte avgjørelser: Behandlingsansvarlig fatter ikke beslutninger overfor Brukeren som utelukkende er basert på automatisert behandling, og som gir rettsvirkninger eller på lignende måte i betydelig grad påvirker Brukeren i henhold til artikkel 22 i GDPR. Innhold generert av AI kontrolleres av Behandlingsansvarligs personale før det treffes avgjørelser som påvirker Kunden, med unntak av tjenester som uttrykkelig er merket som fullt ut automatiserte.
Samsvar med AI Act: Behandlingsansvarlig følger med på kravene som følger av Europaparlamentets og Rådets forordning (EU) 2024/1689 om kunstig intelligens (AI Act) og tilpasser Nettstedets AI-funksjoner til de plikter som til enhver tid gjelder.
§ 8. Brukerens rettigheter
Brukeren har følgende rettigheter etter GDPR:
Rett til innsyn (artikkel 15 i GDPR) — få informasjon om hvilke data som behandles og motta en kopi av dem.
Rett til retting (artikkel 16 i GDPR) — kreve at opplysninger rettes eller suppleres.
Rett til sletting (artikkel 17 i GDPR) — med forbehold om tilfeller der Behandlingsansvarlig plikter å lagre data videre (f.eks. regnskaps- og skatteforpliktelser).
Rett til begrensning av behandling (artikkel 18 i GDPR).
Rett til dataportabilitet (artikkel 20 i GDPR) — motta data i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format.
Rett til å protestere (artikkel 21 i GDPR) — ved behandling basert på Behandlingsansvarligs berettigede interesse og for markedsføringsformål.
Rett til å trekke samtykke tilbake når som helst, dersom behandlingen skjer på grunnlag av samtykke. Tilbakekall av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling som er utført før samtykket ble trukket tilbake.
Rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling (artikkel 22 i GDPR).
Rett til å klage til en tilsynsmyndighet, dvs. Datatilsynet (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), dersom Brukeren mener at behandlingen av data bryter med GDPR.
For å benytte seg av ovennevnte rettigheter skal De kontakte Behandlingsansvarlig på den måten som er angitt i § 2 punkt 2.
§ 9. Informasjonskapsler (cookies)
Typer og virkemåte
Interne informasjonskapsler — filer som lagres og leses fra Brukerens Enhet av Nettstedets IKT-system.
Eksterne informasjonskapsler — filer som lagres av IKT-systemene til eksterne tjenester (bl.a. Google Analytics).
Sesjonsbaserte informasjonskapsler — filer som slettes når økten på Enheten avsluttes.
Vedvarende informasjonskapsler — filer som lagres til de slettes manuelt eller til en definert periode utløper.
Funksjons- og påloggingskapsler — opprettes ved innlogging for å lagre påloggingsinformasjon og valgte skjerminnstillinger. Påloggingskapsler utløper etter to dager, skjerminnstillinger etter ett år, og ved valg av «Husk meg» etter to uker.
Personaliseringskapsler — lagres ved redigering eller publisering av innhold på Nettstedet, utløper etter 1 dag og inneholder ikke personopplysninger.
Formål med bruk av informasjonskapsler
Nødvendige — sikrer korrekt funksjon av Nettstedet, autoriseringsmekanismer og pålogging. Disse filene krever ikke samtykke.
Analytiske og statistiske — samler inn informasjon om hvordan Nettstedet brukes, for analyse og forbedring. Disse filene krever Brukerens samtykke gitt via banneret for informasjonskapsler.
Markedsføring — dersom slike tas i bruk, vil aktivering kreve Brukerens forhåndssamtykke.
Håndtering av informasjonskapsler
Brukeren kan når som helst endre innstillinger for lagring, sletting og tilgang til data som lagres i informasjonskapsler, ved å bruke banneret for informasjonskapsler på Nettstedet eller nettleserinnstillingene.
Alle moderne nettlesere gir mulighet til å slå av lagring av informasjonskapsler i innstillinger for personvern og sikkerhet.
Begrensning av lagring og tilgang til informasjonskapsler kan føre til at enkelte funksjoner på Nettstedet ikke fungerer som de skal.
§ 10. Innebygd innhold fra andre nettsteder
Innhold på Nettstedet kan inneholde innebygde elementer fra andre nettsteder (f.eks. videoer, bilder, artikler). Innebygd innhold fungerer på samme måte som om Brukeren hadde besøkt det aktuelle nettstedet direkte. Slike nettsteder kan samle inn opplysninger om Brukeren, bruke egne informasjonskapsler og overvåke interaksjoner med det innebygde innholdet i henhold til sine egne personvernerklæringer.
§ 11. Datasikkerhet
Behandlingsansvarlig bruker tekniske og organisatoriske tiltak som står i forhold til risikoen ved behandlingen, herunder kryptering av forbindelser (SSL/TLS), tilgangskontroll og regelmessige sikkerhetskopier.
Mekanismer for lagring og lesing av informasjonskapsler gjør det ikke mulig å hente ut personopplysninger eller konfidensiell informasjon fra Brukerens Enhet.
Behandlingsansvarlig er ikke ansvarlig for sikkerheten til informasjonskapsler som stammer fra Nettstedets partnere.
Sikkerheten til data avhenger også av Brukerens handlinger og sikkerhetsnivået på Brukerens Enhet.
§ 12. Ansvarsfraskrivelse og ansvarsbegrensning
Behandlingsansvarlig er ikke ansvarlig for avskjæring av data, kapring eller sletting av Brukersesjoner som følge av Brukerens handlinger, virus, trojanske hester og spionprogramvare installert på Brukerens Enhet.
Tjenester som leveres av tredjeparter er utenfor Behandlingsansvarligs kontroll.
Ansvar for AI-innhold: Innhold som genereres av AI-systemer, har informativ, veiledende eller støttende karakter. På grunn av egenskapene ved maskinlæringsteknologi (fenomenet AI-hallusinasjon) garanterer ikke Behandlingsansvarlig 100 % korrekthet, pålitelighet og aktualitet for generert innhold. Den genererte informasjonen utgjør ikke profesjonell juridisk, medisinsk, finansiell, skattemessig eller teknisk rådgivning. Ansvaret for å kontrollere innholdet som genereres (herunder med tanke på eventuelle krenkelser av tredjeparters opphavsrett) ligger hos Brukeren. De fullstendige ansvarsreglene for betalte tjenester fremgår av Vilkårene.
§ 13. Grafisk materiale og metadata
Ved opplasting av grafisk materiale til Nettstedet bør Brukeren unngå å laste opp bilder som inneholder innebygde posisjonsdata (EXIF GPS-tagger), med mindre dette er nødvendig. Innhold kan analyseres av automatiske filtre og cybersikkerhetsverktøy.
§ 14. Endringer i personvernerklæringen
Behandlingsansvarlig forbeholder seg retten til å endre denne erklæringen.
Ved vesentlige endringer vil Behandlingsansvarlig informere Brukerne minst 14 dager før endringene trer i kraft, på en måte som gjør det mulig å gjøre seg kjent med innholdet i endringene (f.eks. melding på Nettstedet, e-post til registrerte Brukere).
Tekniske og redaksjonelle endringer som ikke påvirker Brukernes rettigheter kan innføres uten varslingsperiode.
Den gjeldende versjonen av erklæringen er alltid tilgjengelig på adressen https://notberg.com.