Algemene voorwaarden voor het verlenen van diensten door Notberg Sp. z o.o.

§ 1. Inleidende bepalingen

1. Deze algemene voorwaarden (hierna: het "Reglement") bepalen de regels en voorwaarden voor het verlenen van diensten door Notberg Sp. z o.o. met maatschappelijke zetel in Warschau (00-684), ul. Wspólna 50A/22, ingeschreven in het handelsregister onder nummer KRS: 0000772427, btw-nummer: 1132993659, hierna genoemd "Notberg".

2. Contactgegevens van Notberg:

   • postadres: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warschau,

   • e-mail: [email protected],

   • telefoon: +48 22 243 43 43.

3. Notberg verleent onder meer diensten op het gebied van: a) bemiddeling bij het verkrijgen van een apostille en legalisatie van documenten, b) visumbemiddeling, c) andere door de Klant opgedragen diensten, hierna gezamenlijk de "Diensten" genoemd.

4. De Diensten worden verleend overeenkomstig dit Reglement en de individuele afspraken of overeenkomsten die met Klanten worden gesloten.

§ 2. Definities

1. Diensten — de door Notberg verleende diensten als omschreven in § 1 lid 3.

2. Klant — een natuurlijk persoon, rechtspersoon of organisatie zonder rechtspersoonlijkheid die gebruikmaakt van de Diensten.

3. Consument — een Klant die een natuurlijk persoon is en met Notberg een rechtshandeling (overeenkomst) aangaat die niet rechtstreeks verband houdt met zijn of haar bedrijfs- of beroepsactiviteiten.

4. Ondernemer met consumentenrechten — een natuurlijke persoon die een overeenkomst sluit die rechtstreeks verband houdt met zijn of haar bedrijfsactiviteiten, indien uit de inhoud van die overeenkomst blijkt dat deze voor die persoon geen beroepsmatig karakter heeft (overeenkomstig artikel 38a van de Wet consumentenrechten). Voor aangelegenheden die niet in het Reglement zijn geregeld, zijn op deze entiteit de bepalingen van toepassing die gelden voor Consumenten.

5. B2B — een Klant die geen Consument en geen Ondernemer met consumentenrechten is.

6. Documenten — alle documenten, bestanden en informatie die door de Klant worden verstrekt met het oog op de uitvoering van de Opdracht.

7. Opdracht — een bestelling voor de verlening van Diensten door Notberg, geplaatst door de Klant.

8. AI-systemen — algoritmen voor kunstmatige intelligentie die de verlening van Diensten ondersteunen (bijvoorbeeld bij voorlopige vertalingen of analyse van documentatie).

9. Wet consumentenrechten — de wet van 30 mei 2014 betreffende consumentenrechten.

§ 3. Totstandkoming van de overeenkomst en aanvang van de uitvoering

1. Totstandkoming van de overeenkomst: De overeenkomst tot het verlenen van Diensten komt tot stand op het moment dat Notberg de aanvaarding van de Opdracht voor uitvoering bevestigt en een factuur uitreikt. De Opdracht kan online, telefonisch, per e-mail of persoonlijk worden geplaatst.

2. Aanvang van de uitvoering: Notberg gaat over tot uitvoering van de Opdracht nadat het volledige bedrag is bijgeschreven op de bankrekening van Notberg, tenzij uit afzonderlijke afspraken met de Klant anders voortvloeit (in het bijzonder bij vaste B2B-Klanten onder de voorwaarden van § 7 lid 2).

3. De Klant is verplicht correcte en actuele contactgegevens te verstrekken. Notberg is niet aansprakelijk voor vertragingen of het niet uitvoeren van de Opdracht als gevolg van het verstrekken van onjuiste gegevens.

4. De kantooruren en de geschatte termijnen voor de uitvoering van de Diensten worden vermeld op de website van Notberg.

§ 4. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en gegevensverwerking

1. Met het oog op de optimalisering, versnelling en kwaliteitsverbetering van de verleende Diensten (in het bijzonder vertalingen en analyse van Documenten) behoudt Notberg zich het recht voor AI-systemen te gebruiken.

2. Doorgifte van gegevens: De Klant neemt kennis van en aanvaardt dat de inhoud van de verstrekte Documenten kan worden verzonden naar en verwerkt door AI-systemen die worden geleverd door externe technologiepartners (onder meer Google Cloud).

3. Locatie van servers: Notberg waarborgt dat gegevens die in het kader van Opdrachten door AI-systemen worden verwerkt, worden verzonden en opgeslagen op servers die zich bevinden in de Europese Economische Ruimte (EER), hetgeen conformiteit met de AVG waarborgt.

4. Beperking van het gebruik van gegevens: Gegevens die naar AI-systemen worden verzonden, worden niet gebruikt voor het openbaar trainen van taalmodellen van derden op een wijze die de vertrouwelijkheid van de Documenten van de Klant schendt.

5. Menselijke controle: Gezien de specifieke werking van AI (mogelijkheid van zogenaamde hallucinaties) vindt de uiteindelijke controle van in het proces voorbereide Documenten (bijvoorbeeld vertalingen) plaats onder toezicht van het personeel van Notberg, tenzij in de Dienst uitdrukkelijk anders is bepaald (bijvoorbeeld volledig geautomatiseerde generatie van concepten).

6. Aansprakelijkheid voor AI-inhoud: a) Door AI-systemen gegenereerde inhoud vormt geen professioneel juridisch, medisch, financieel of fiscaal advies. b) In relaties met B2B-Klanten beperkt Notberg zijn aansprakelijkheid voor inhoudelijke fouten die uitsluitend door AI worden gegenereerd, mits Notberg de nodige zorgvuldigheid heeft betracht bij de keuze van de tools en de eindcontrole. Deze beperking geldt niet voor schade die door opzet van Notberg is veroorzaakt. c) Ten opzichte van Consumenten en Ondernemers met consumentenrechten wordt de aansprakelijkheid van Notberg voor de uitvoering van de Dienst bepaald door dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen.

7. Conformiteit met de AI-verordening: Notberg past AI-functionaliteiten aan de vereisten van Verordening (EU) 2024/1689 van het Europees Parlement en de Raad inzake kunstmatige intelligentie (AI Act) aan, overeenkomstig de actuele rechtsstand.

8. Gedetailleerde informatie over de verwerking van persoonsgegevens is te vinden in het Privacybeleid dat beschikbaar is op de website van Notberg.

§ 5. Koerierzendingen en bezorging van documenten

1. De Klant kan de Documenten persoonlijk of via een koerier naar keuze bezorgen.

2. Notberg kan bemiddelen bij het terugsturen van de Documenten per koerier naar het opgegeven adres. Zendingen die door Notberg worden verstuurd, zijn verzekerd volgens de voorwaarden van de betreffende vervoerder (meestal tot de hoogte van de vervangingswaarde van het document).

3. Risico van de zending — B2B-Klant: Indien de B2B-Klant de koerier heeft aangewezen of een specifiek koeriersbedrijf heeft gekozen uit de opties die door Notberg worden aangeboden, gaat het risico van toevallig verlies of beschadiging van de zending over op de Klant op het moment dat de Documenten aan het koeriersbedrijf worden overgedragen.

4. Risico van de zending — Consument en Ondernemer met consumentenrechten: Notberg draagt de verantwoordelijkheid voor de zending tot het moment van bezorging aan de Consument (of Ondernemer met consumentenrechten), tenzij de Consument zelfstandig een koerier heeft aangewezen die niet door Notberg wordt aangeboden; in dat geval gaat het risico over op het moment dat de Documenten aan deze koerier worden overgedragen (artikel 545(1) Burgerlijk Wetboek).

5. Het wordt Klanten aanbevolen om op eigen kosten een aanvullende verzekering af te sluiten voor zendingen met een hogere waarde.

§ 6. Voorwaarden voor het gebruik van de Diensten en communicatie

1. Het plaatsen van een Opdracht houdt de aanvaarding in van de noodzakelijke communicatie door Notberg (e-mail, telefoon) teneinde de gesloten overeenkomst correct uit te voeren.

2. Het beperken of blokkeren door de Klant van de mogelijkheid tot contact met Notberg tijdens de uitvoering van de Opdracht kan het verlenen van de Dienst onmogelijk maken; Notberg is hiervoor niet aansprakelijk.

§ 7. Betalingsvoorwaarden

1. De Klant is verplicht de betaling te verrichten vóór aanvang van de uitvoering van de Opdracht, tenzij een afzonderlijke overeenkomst anders bepaalt.

2. Voor vaste B2B-Klanten bedraagt de betalingstermijn 14 dagen na de datum van uitreiking van de btw-factuur, tenzij partijen anders overeenkomen.

3. In geval van betalingsachterstand heeft Notberg het recht om: a) de uitvoering van de Opdracht op te schorten totdat de vordering is voldaan, b) wettelijke rente wegens vertragingsschade (of wettelijke handelsrente in relaties met B2B-Klanten) in rekening te brengen, c) een vergoeding te vorderen voor de kosten van invordering overeenkomstig de wet inzake het bestrijden van buitensporige betalingsachterstanden in handelstransacties.

4. Alle bedragen die op de website van Notberg worden vermeld, zijn brutobedragen (inclusief btw), tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.

§ 8. Herroepingsrecht (van toepassing op Consumenten en Ondernemers met consumentenrechten)

1. Een Klant die Consument is (of Ondernemer met consumentenrechten) heeft het recht een overeenkomst op afstand zonder opgave van redenen te herroepen binnen 14 dagen na de datum van het sluiten ervan. De herroepingsverklaring kan worden verzonden: a) schriftelijk naar de maatschappelijke zetel van Notberg, b) per e-mail naar het adres vermeld in § 1 lid 2.

2. Uitzondering op het herroepingsrecht (artikel 38 lid 1 punt 1 Wet consumentenrechten): Het herroepingsrecht komt de Consument niet toe indien Notberg de Dienst volledig heeft uitgevoerd met de uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de Consument, die vóór aanvang van de uitvoering ervan werd geïnformeerd dat hij na volledige uitvoering door Notberg het herroepingsrecht zou verliezen, en dit heeft aanvaard. Dit geldt in het bijzonder in situaties waarin visumdocumenten reeds bij het consulaat zijn ingediend of de gevraagde beëdigde vertaling is uitgevoerd.

3. Betaling voor gedeeltelijk verrichte prestaties (artikel 35 Wet consumentenrechten): Indien de Consument verzocht heeft om aanvang van de dienstverlening vóór het verstrijken van de herroepingstermijn en vervolgens een herroepingsverklaring indient, is hij verplicht te betalen voor de tot aan de herroeping verrichte prestaties, evenredig aan de omvang van de verrichte diensten en rekening houdend met de in de overeenkomst overeengekomen prijs of vergoeding. De Consument vergoedt tevens de niet-restitueerbare consulaire, administratieve en andere officiële kosten die door Notberg namens hem zijn voldaan.

4. B2B-Klanten kunnen een Opdracht annuleren, maar dragen de kosten die evenredig zijn aan het reeds verrichte werk en alle kosten die Notberg namens hen heeft gemaakt.

5. Het standaardformulier voor herroeping van de overeenkomst vormt bijlage nr. 2 bij de Wet consumentenrechten en is beschikbaar op de website van Notberg.

§ 9. Klachten

1. De Klant heeft het recht een klacht in te dienen met betrekking tot het niet of niet behoorlijk verrichten van de Dienst door Notberg. Klachten kunnen worden ingediend: a) per e-mail naar het adres vermeld in § 1 lid 2, b) schriftelijk naar de maatschappelijke zetel van Notberg.

2. De klacht dient te bevatten: a) naam en voornaam of bedrijfsnaam en contactgegevens van de Klant, b) het nummer van de Opdracht (indien toegekend) of andere gegevens waarmee de Opdracht kan worden geïdentificeerd, c) een beschrijving van de onregelmatigheden en de eis van de Klant.

3. Notberg behandelt de klacht zonder onnodige vertraging, doch uiterlijk binnen 14 dagen na ontvangst ervan. De Klant wordt over de uitkomst van de klachtenprocedure per e-mail of schriftelijk geïnformeerd.

4. Termijn voor het indienen van klachten — B2B: Voor B2B-Klanten bedraagt de termijn voor het indienen van een klacht betreffende gebreken in de uitgevoerde Dienst 14 werkdagen vanaf het moment van afgifte of terugzending van de Documenten. Na deze termijn vervalt het recht op klacht.

5. De bepaling van lid 4 beperkt niet de rechten van Consumenten en Ondernemers met consumentenrechten die voortvloeien uit dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen, waaronder het recht vanwege non-conformiteit van de dienst met de overeenkomst.

§ 10. Aansprakelijkheid van Notberg en overmacht

1. Notberg is aansprakelijk voor de uitvoering van de Diensten met inachtneming van de zorgvuldigheid die voortvloeit uit het professionele karakter van haar activiteiten.

2. Beperking van aansprakelijkheid (B2B): Voor B2B-Klanten is de totale schadevergoedingsaansprakelijkheid van Notberg wegens niet-nakoming of niet-behoorlijke nakoming van de overeenkomst (ongeacht de rechtsgrond) beperkt tot het nettobedrag van de vergoeding die de Klant voor de betreffende Opdracht heeft betaald. Deze beperking geldt niet voor schade die door opzet is veroorzaakt en andere gevallen waarin uitsluiting van aansprakelijkheid niet is toegestaan op grond van dwingendrechtelijke bepalingen.

3. Notberg is niet aansprakelijk voor beslissingen en handelingen van overheidsinstanties, ambassades, overheidsdiensten en consulaten (bijvoorbeeld weigering van een visum of een apostille, administratieve vertragingen) die buiten de invloedssfeer van Notberg liggen.

4. Overmacht: Notberg is niet aansprakelijk voor niet-nakoming of niet-behoorlijke nakoming van verplichtingen als gevolg van overmacht, dat wil zeggen plotselinge, onvoorspelbare en van de wil van partijen onafhankelijke gebeurtenissen (onder meer oorlog, stakingen, brand, natuurrampen, pandemieën, plotse wetswijzigingen, stillegging van overheidsdiensten). In dergelijke gevallen wordt de termijn voor de uitvoering van de Dienst verlengd met de duur van de belemmering.

5. De aansprakelijkheidsbeperkingen van dit artikel doen geen afbreuk aan de rechten van Consumenten en Ondernemers met consumentenrechten die voortvloeien uit dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen.

§ 11. Bescherming van persoonsgegevens

1. Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in verband met de uitvoering van de Diensten worden verwerkt, is Notberg Sp. z o.o. met maatschappelijke zetel in Warschau.

2. Persoonsgegevens worden verwerkt voor doeleinden die noodzakelijk zijn voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst, de behandeling van klachten, het voldoen aan wettelijke (boekhoudkundige en fiscale) verplichtingen en het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen, overeenkomstig de AVG.

3. Voor een correcte uitvoering van de Opdracht kunnen gegevens worden doorgegeven aan derden (onder meer ambassades, overheidsdiensten, koeriersbedrijven, beëdigde vertalers, leveranciers van IT- en AI-infrastructuur), overeenkomstig § 4 van het Reglement.

4. Gedetailleerde informatie over de verwerking van persoonsgegevens, de rechten van Klanten en het gebruik van cookies is opgenomen in het Privacybeleid dat beschikbaar is op de website van Notberg.

§ 12. Intellectuele eigendomsrechten

1. Alle inhoud, grafische voorstellingen, formulieren en materialen die beschikbaar zijn op de website van Notberg, zijn auteursrechtelijk beschermd en behoren toe aan Notberg of worden gebruikt op basis van passende licenties.

2. Het kopiëren, reproduceren of gebruiken daarvan voor commerciële doeleinden zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Notberg is verboden.

§ 13. Wijzigingen in het Reglement

1. Notberg behoudt zich het recht voor om om belangrijke redenen wijzigingen in het Reglement aan te brengen (bijvoorbeeld wijziging van wettelijke bepalingen, wijziging van consulaire procedures, wijziging van de omvang van de Diensten of technische hulpmiddelen).

2. Notberg informeert geregistreerde Klanten en Klanten met actieve Opdrachten over wijzigingen in het Reglement ten minste 14 dagen vóór de inwerkingtreding ervan, per e-mail of via een bericht in het Klantenpaneel.

3. Op Opdrachten die zijn geplaatst en betaald vóór de inwerkingtreding van de wijzigingen zijn de bepalingen van het Reglement van toepassing die golden op de datum van het plaatsen van de Opdracht.

4. Technische en redactionele wijzigingen die geen invloed hebben op de omvang van de rechten en plichten van Klanten kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden doorgevoerd.

§ 14. Slotbepalingen en geschillenbeslechting

1. Voor aangelegenheden die niet in dit Reglement zijn geregeld, zijn de bepalingen van het Poolse recht van toepassing, in het bijzonder het Burgerlijk Wetboek en de Wet consumentenrechten.

2. Alle geschillen tussen Notberg en een B2B-Klant worden beslecht door de gewone rechter die territoriaal bevoegd is voor de maatschappelijke zetel van Notberg.

3. Geschillen met Consumenten en Ondernemers met consumentenrechten worden beslecht door de gewone rechter overeenkomstig de algemene wettelijke bepalingen.

4. De Consument heeft de mogelijkheid gebruik te maken van buitengerechtelijke geschillenbeslechting en klachtprocedures, in het bijzonder: a) via het Europese onlineplatform voor geschillenbeslechting (ODR), beschikbaar op https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) bij de permanente arbitragecommissie voor consumentenzaken die werkzaam is bij de bevoegde regionale inspectie van de Handelsinspectie, c) bij de districtelijke (stads-)consumentenombudsman of een maatschappelijke organisatie waarvan de statutaire doelstelling de consumentenbescherming omvat, d) via een bemiddelingsprocedure die wordt gevoerd door de regionale inspecteur van de Handelsinspectie.

5. Gedetailleerde informatie over buitengerechtelijke geschillenbeslechting en klachtprocedures is beschikbaar op de website van de Mededingings- en Consumentenbeschermingsautoriteit (www.uokik.gov.pl).

6. Het Reglement treedt in werking op de datum van publicatie op de website van Notberg.