Privacy- en cookiebeleid
Dit Beleid bepaalt de regels voor de verwerking van persoonsgegevens en voor het opslaan van en de toegang tot gegevens op de apparaten van Gebruikers die gebruikmaken van de Website, waaronder gegevens die worden verwerkt in het kader van functies op basis van kunstmatige intelligentie.
§ 1. Definities
Website — de website op het adres https://notberg.com.
Verwerkingsverantwoordelijke — Notberg Sp. z o.o. met statutaire zetel in Warschau, ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warschau, BTW-nummer: 1132993659, handelsregisternummer: 0000772427.
Gebruiker — een natuurlijke persoon die gebruikmaakt van de Website of een natuurlijke persoon die optreedt namens een Klant die een rechtspersoon is.
Klant — de entiteit ten behoeve van wie de Verwerkingsverantwoordelijke diensten verleent (natuurlijke persoon, rechtspersoon, organisatorische eenheid).
AVG — Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (Algemene verordening gegevensbescherming).
Apparaat — een elektronisch apparaat met software waarmee de Gebruiker toegang verkrijgt tot de Website.
Cookies — tekstgegevens die worden verzameld in de vorm van bestanden die op het Apparaat van de Gebruiker worden geplaatst.
AI-systemen — algoritmen voor kunstmatige intelligentie die de dienstverlening op de Website ondersteunen.
§ 2. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4 punt 7 AVG is Notberg Sp. z o.o.
Voor alle zaken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met de Verwerkingsverantwoordelijke:
per post: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warschau,
per e-mail: [email protected],
telefonisch: +48 22 243 43 43.
De Verwerkingsverantwoordelijke heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Alle vragen over persoonsgegevens dienen rechtstreeks aan de Verwerkingsverantwoordelijke te worden gericht.
§ 3. Doelen en rechtsgrondslagen van de verwerking
De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers en Klanten voor de volgende doeleinden:
Het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst tot het verlenen van diensten (o.a. bemiddeling bij visa, legalisatie van documenten, apostille, vertalingen) — rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub b AVG.
Nakoming van wettelijke verplichtingen die op de Verwerkingsverantwoordelijke rusten (o.a. op het gebied van boekhouding en belastingen) — rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub c AVG.
Marketing van eigen diensten van de Verwerkingsverantwoordelijke en behandeling van contactaanvragen — rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke) of art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming van de Gebruiker).
Analyse en verbetering van de Website op basis van statistische gegevens (bijv. Google Analytics) — rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub a AVG (toestemming via cookie-instellingen) of art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang).
Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen — rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub f AVG.
Gebruik van AI-functies op de Website (bijv. eerste analyse van documenten) — rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 sub b AVG (indien dit onderdeel is van de dienstverlening) of art. 6 lid 1 sub a AVG (indien toestemming vereist is).
§ 4. Bewaartermijnen
Gegevens die worden verwerkt ter uitvoering van de overeenkomst worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor de periode die noodzakelijk is voor afrekeningen, klachtbehandeling en de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen (in de regel tot het verstrijken van de verjaringstermijn, doorgaans 6 jaar).
Gegevens die worden verwerkt ter nakoming van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen worden bewaard gedurende 5 jaar vanaf het einde van het belastingjaar waarin de verplichting is ontstaan.
Gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt, worden bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken.
Statistische en analytische gegevens worden verwerkt volgens de bewaartermijnen van externe aanbieders (bijv. Google Analytics), niet langer dan 26 maanden vanaf de laatste activiteit.
Gegevens die in AI-systemen worden ingevoerd, worden verwerkt voor de periode die noodzakelijk is voor de afhandeling van de specifieke vraag of dienst. De vraaggeschiedenis kan in het account van de Gebruiker worden opgeslagen totdat deze wordt verwijderd.
§ 5. Ontvangers van gegevens
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:
overheidsinstanties, ambassades, consulaten en andere overheidsorganen in de mate die noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst (bijv. visumbemiddeling, legalisatie, apostille),
koeriersbedrijven in de mate die noodzakelijk is voor het verzenden en bezorgen van zendingen,
aanbieders van cloud- en hostinginfrastructuur (o.a. Google Cloud),
aanbieders van analysetools (o.a. Google Analytics),
aanbieders van betaaldiensten voor online betalingen,
aanbieders van AI-systemen (overeenkomstig § 7 van dit Beleid),
advocatenkantoren, belastingadviseurs, boekhoudkantoren, accountants,
beëdigde vertalers die met de Verwerkingsverantwoordelijke samenwerken.
Alle externe ontvangers verwerken gegevens op basis van verwerkersovereenkomsten die voldoen aan art. 28 AVG of op basis van hun eigen rechtsgrondslagen.
§ 6. Doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt en bewaart persoonsgegevens van Gebruikers op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
Voor zover sommige aanbieders van analytische of clouddiensten gegevens buiten de EER kunnen doorgeven (bijv. in verband met de wereldwijde infrastructuur van Google), vindt de doorgifte plaats op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere mechanismen als bedoeld in hoofdstuk V AVG.
§ 7. Verwerking van gegevens met behulp van kunstmatige intelligentie (AI)
De Website biedt functionaliteiten op basis van algoritmen voor kunstmatige intelligentie.
De Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt vragen (prompts), bestanden en andere informatie die door de Gebruiker in AI-modules wordt ingevoerd om antwoorden te genereren, diensten te verlenen en de werking van de Website te verbeteren.
Locatie van de verwerking: De AI-systemen die in de Website worden gebruikt, draaien op cloudinfrastructuur die zich in de Europese Economische Ruimte (EER) bevindt.
Verbod op training van externe modellen: Gegevens die in AI-systemen worden ingevoerd, worden niet gebruikt voor de publieke training van basismodellen (foundation models) van externe aanbieders op een wijze die de vertrouwelijkheid van de gegevens van de Gebruiker schendt.
Verbod op het invoeren van gevoelige gegevens: De Gebruiker verbindt zich ertoe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 AVG (o.a. gegevens over gezondheid, politieke opvattingen, biometrische gegevens) betreffende zichzelf of derden in AI-systemen in te voeren, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst en de Gebruiker daarvoor over een passende rechtsgrondslag beschikt. De Verwerkingsverantwoordelijke is niet aansprakelijk voor de verwerking van dergelijke gegevens die in strijd met deze bepaling zijn ingevoerd.
Geen volledig geautomatiseerde besluitvorming: De Verwerkingsverantwoordelijke neemt ten aanzien van de Gebruiker geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen teweegbrengen of de Gebruiker op een vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treffen in de zin van art. 22 AVG. Door AI gegenereerde inhoud wordt gecontroleerd door personeel van de Verwerkingsverantwoordelijke voordat een besluit wordt genomen dat gevolgen heeft voor de Klant, met uitzondering van diensten die uitdrukkelijk als volledig geautomatiseerd zijn aangeduid.
Conformiteit met de AI-Verordening: De Verwerkingsverantwoordelijke volgt de verplichtingen voortvloeiend uit Verordening (EU) 2024/1689 inzake kunstmatige intelligentie (AI Act) en past de AI-functies van de Website aan de op enig moment geldende verplichtingen aan.
§ 8. Rechten van de Gebruiker
De Gebruiker heeft de volgende rechten op grond van de AVG:
Recht op inzage (art. 15 AVG) — informatie verkrijgen over welke gegevens worden verwerkt en een kopie daarvan ontvangen.
Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — rectificatie of aanvulling van gegevens verlangen.
Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) — behoudens gevallen waarin de Verwerkingsverantwoordelijke verplicht is de gegevens te blijven bewaren (bijv. boekhoudkundige en fiscale verplichtingen).
Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG).
Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG) — gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — wanneer gegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke en voor marketingdoeleinden.
Recht om toestemming in te trekken op elk moment, indien de verwerking is gebaseerd op toestemming. Intrekking van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit (art. 22 AVG).
Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, d.w.z. de voorzitter van het Bureau voor Gegevensbescherming (ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, www.uodo.gov.pl), indien de Gebruiker van mening is dat de verwerking van gegevens in strijd is met de AVG.
Om bovenstaande rechten uit te oefenen dient de Gebruiker contact op te nemen met de Verwerkingsverantwoordelijke op de wijze als aangegeven in § 2 lid 2.
§ 9. Cookies
Soorten en werking
Interne cookies — bestanden die worden geplaatst en uitgelezen van het Apparaat van de Gebruiker door het IT-systeem van de Website.
Externe cookies — bestanden die worden geplaatst door IT-systemen van externe websites (o.a. Google Analytics).
Sessie-cookies — bestanden die worden verwijderd na beëindiging van de sessie van het Apparaat.
Persistente cookies — bestanden die worden bewaard totdat zij handmatig worden verwijderd of totdat een gedefinieerde periode is verstreken.
Functionele cookies en inlogcookies — aangemaakt tijdens het inloggen om inloginformatie en geselecteerde weergave-opties op te slaan. Inlogcookies verlopen na twee dagen, cookies voor weergave-opties na één jaar, en indien de optie "Onthoud mij" wordt aangevinkt, na twee weken.
Personalisatiecookies — opgeslagen tijdens het bewerken of publiceren van inhoud op de Website, verlopen na 1 dag en bevatten geen persoonsgegevens.
Doeleinden van het gebruik van Cookies
Noodzakelijk — het waarborgen van de juiste werking van de Website, autorisatie- en inlogmechanismen. Deze bestanden vereisen geen toestemming.
Analytisch en statistisch — het verzamelen van informatie over het gebruik van de Website ten behoeve van analyse en verbetering. Deze bestanden vereisen de toestemming van de Gebruiker, verleend via de cookiebanner.
Marketing — indien dergelijke cookies worden ingezet, is hun activering alleen mogelijk na voorafgaande toestemming van de Gebruiker.
Beheer van Cookies
De Gebruiker kan te allen tijde de instellingen met betrekking tot het opslaan, verwijderen en de toegang tot gegevens in Cookies wijzigen via de cookiebanner op de Website of via de browserinstellingen.
Alle moderne internetbrowsers bieden in de rubrieken voor privacy en beveiliging de mogelijkheid om het opslaan van Cookies uit te schakelen.
Beperking van het opslaan van en de toegang tot Cookies kan ertoe leiden dat sommige functies van de Website niet goed werken.
§ 10. Inhoud van andere websites
De inhoud op de Website kan ingesloten materiaal van andere websites bevatten (bijv. video’s, afbeeldingen, artikelen). Ingesloten inhoud gedraagt zich op dezelfde wijze als een rechtstreekse bezoek aan de partnerwebsite. Deze websites kunnen informatie over de Gebruiker verzamelen, eigen cookies gebruiken en interacties met het ingesloten materiaal monitoren in overeenstemming met hun eigen privacybeleid.
§ 11. Gegevensbeveiliging
De Verwerkingsverantwoordelijke past technische en organisatorische maatregelen toe die passend zijn in het licht van de verwerkingsrisico’s, waaronder versleutelde verbindingen (SSL/TLS), toegangscontrole en regelmatige back-ups.
Mechanismen voor het opslaan en uitlezen van Cookies maken het niet mogelijk persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie van het Apparaat van de Gebruiker op te halen.
De Verwerkingsverantwoordelijke is niet aansprakelijk voor de beveiliging van Cookies van partners van de Website.
De beveiliging van gegevens hangt ook af van de handelingen van de Gebruiker en van de staat van de beveiliging van diens Apparaat.
§ 12. Uitsluiting en beperking van aansprakelijkheid
De Verwerkingsverantwoordelijke is niet aansprakelijk voor het onderscheppen van gegevens, het kapen of verwijderen van de sessie van de Gebruiker als gevolg van handelingen van de Gebruiker, virussen, trojaanse paarden en spyware die op het Apparaat van de Gebruiker zijn geïnstalleerd.
Diensten die door derden worden verleend, vallen buiten de controle van de Verwerkingsverantwoordelijke.
Aansprakelijkheid voor AI-inhoud: Door AI-systemen gegenereerde inhoud heeft een informatief, illustratief of ondersteunend karakter. Vanwege de specifieke kenmerken van machine learning-technologie (het fenomeen van AI‑hallucinaties) staat de Verwerkingsverantwoordelijke niet in voor 100% juistheid, betrouwbaarheid en actualiteit van de gegenereerde inhoud. De gegenereerde informatie vormt geen professioneel juridisch, medisch, financieel, fiscaal of technisch advies. De plicht om de gegenereerde inhoud te verifiëren (waaronder met betrekking tot eventuele inbreuken op auteursrechten van derden) rust op de Gebruiker. De volledige aansprakelijkheidsregels voor betaalde diensten zijn vastgelegd in de Algemene Voorwaarden.
§ 13. Grafisch materiaal en metadata
Bij het uploaden van grafisch materiaal naar de Website dient de Gebruiker te vermijden afbeeldingen te verzenden die ingebedde locatiegegevens (EXIF GPS-tags) bevatten, tenzij dit noodzakelijk is. Inhoud kan worden geanalyseerd door geautomatiseerde filters en cyberbeveiligingstools.
§ 14. Wijzigingen in het Privacybeleid
De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor wijzigingen in dit Beleid aan te brengen.
Over wezenlijke wijzigingen in het Beleid zal de Verwerkingsverantwoordelijke Gebruikers ten minste 14 dagen vóór inwerkingtreding informeren op een wijze die het mogelijk maakt om kennis te nemen van de inhoud van de wijzigingen (bijv. melding op de Website, e‑mailbericht aan geregistreerde Gebruikers).
Technische en redactionele wijzigingen die geen invloed hebben op de omvang van de rechten van Gebruikers kunnen worden doorgevoerd zonder kennisgevingsperiode.
De actuele versie van het Beleid is altijd beschikbaar op https://notberg.com.