Términos y condiciones de prestación de servicios por Notberg Sp. z o.o.

§ 1. Disposiciones preliminares

1. El presente reglamento (en adelante, el «Reglamento») establece las normas y condiciones de prestación de servicios por parte de Notberg Sp. z o.o. con domicilio social en Varsovia (00-684), ul. Wspólna 50A/22, inscrita en el Registro de Empresarios del registro mercantil bajo el número KRS: 0000772427, NIP: 1132993659, en lo sucesivo denominada «Notberg».

2. Datos de contacto de Notberg:

   • dirección postal: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varsovia,

   • correo electrónico: [email protected],

   • teléfono: +48 22 243 43 43.

3. Notberg presta servicios, entre otros, de: a) intermediación para la obtención de apostilla y legalización de documentos, b) intermediación en la tramitación de visados, c) otros servicios encargados por el Cliente, denominados en conjunto en lo sucesivo los «Servicios».

4. Los Servicios se prestan de conformidad con el presente Reglamento y los acuerdos o contratos individuales celebrados con los Clientes.

§ 2. Definiciones

1. Servicios: los servicios prestados por Notberg, descritos en el § 1, apdo. 3.

2. Cliente: persona física, persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica que utiliza los Servicios.

3. Consumidor: Cliente que sea una persona física que celebra con Notberg un acto jurídico (contrato) no directamente relacionado con su actividad empresarial o profesional.

4. Empresario equiparado a consumidor: persona física que celebra un contrato directamente relacionado con su actividad empresarial cuando del contenido de dicho contrato se desprenda que no tiene para dicha persona carácter profesional (de conformidad con el art. 38a de la Ley sobre derechos del consumidor). En los asuntos no regulados en el Reglamento, a este sujeto se le aplican las disposiciones relativas a los Consumidores.

5. B2B: Cliente que no es ni Consumidor ni Empresario equiparado a consumidor.

6. Documentos: todos los documentos, archivos e información facilitados por el Cliente a efectos de la ejecución del Encargo.

7. Encargo: pedido de prestación de Servicios por Notberg, realizado por el Cliente.

8. Sistemas de IA: algoritmos de inteligencia artificial que apoyan el proceso de prestación de los Servicios (por ejemplo, en el ámbito de traducciones preliminares o análisis de documentación).

9. Ley sobre derechos del consumidor: ley de 30 de mayo de 2014 sobre derechos del consumidor.

§ 3. Celebración del contrato e inicio de la ejecución

1. Celebración del contrato: El contrato de prestación de Servicios se celebra en el momento en que Notberg confirma la aceptación del Encargo para su ejecución y emite el correspondiente recibo/factura. El Encargo puede realizarse en línea, por teléfono, por correo electrónico o en persona.

2. Inicio de la ejecución: Notberg inicia la ejecución del Encargo una vez abonado el importe total en la cuenta bancaria de Notberg, salvo que se hayan establecido acuerdos diferentes con el Cliente (en particular con Clientes B2B habituales en las condiciones del § 7, apdo. 2).

3. El Cliente está obligado a facilitar datos de contacto correctos y actualizados. Notberg no se hace responsable de los retrasos o de la falta de ejecución del Encargo resultantes de la indicación de datos erróneos.

4. El horario de apertura de la oficina y el plazo estimado de ejecución de los Servicios se indican en la página web de Notberg.

§ 4. Uso de inteligencia artificial (IA) y tratamiento de datos

1. Con el fin de optimizar, agilizar y mejorar la calidad de los Servicios prestados (en particular de las traducciones y del análisis de Documentos), Notberg se reserva el derecho a utilizar Sistemas de IA.

2. Transmisión de datos: El Cliente toma nota y acepta que el contenido de los Documentos facilitados puede ser transmitido y tratado por Sistemas de IA proporcionados por socios tecnológicos externos (entre otros, Google Cloud).

3. Ubicación de los servidores: Notberg garantiza que los datos tratados por los Sistemas de IA en el marco de los Encargos se transmiten y almacenan en servidores situados en el Espacio Económico Europeo (EEE), lo que garantiza el cumplimiento del RGPD.

4. Limitación del uso de datos: Los datos transmitidos a los Sistemas de IA no se utilizan para el entrenamiento público de modelos lingüísticos de terceros proveedores de forma que vulnere la confidencialidad de los Documentos del Cliente.

5. Supervisión humana: Debido a la naturaleza del funcionamiento de la IA (posibilidad de aparición de las denominadas alucinaciones), la verificación final de los Documentos preparados en el proceso (por ejemplo, traducciones) está sujeta a la supervisión del personal de Notberg, salvo que el Servicio establezca expresamente lo contrario (por ejemplo, generación totalmente automatizada de borradores).

6. Responsabilidad por contenidos generados por IA: a) Los contenidos generados por los Sistemas de IA no constituyen asesoramiento profesional jurídico, médico, financiero ni fiscal. b) En las relaciones con Clientes B2B, Notberg limita su responsabilidad por errores de contenido generados exclusivamente por la IA, siempre que Notberg haya ejercido la diligencia debida en la selección de las herramientas y en la verificación final. Esta limitación no cubre los daños causados por Notberg con dolo. c) Frente a los Consumidores y a los Empresarios equiparados a consumidores, la responsabilidad de Notberg por la ejecución del Servicio viene determinada por las disposiciones legales de carácter imperativo.

7. Cumplimiento del AI Act: Notberg adapta las funcionalidades de IA a los requisitos del Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre inteligencia artificial (AI Act), de conformidad con la normativa vigente.

8. La información detallada sobre el tratamiento de datos personales se recoge en la Política de Privacidad disponible en la página web de Notberg.

§ 5. Envíos por mensajería y entrega de documentos

1. El Cliente puede entregar los Documentos en persona o a través de un servicio de mensajería de su elección.

2. Notberg puede actuar como intermediario en el envío de los Documentos por mensajería a la dirección indicada. Los envíos realizados por Notberg están asegurados en las condiciones establecidas en el reglamento del correspondiente transportista (normalmente hasta el valor de reposición del documento).

3. Riesgo del envío — Cliente B2B: Si el Cliente B2B ha indicado el servicio de mensajería o ha elegido una determinada empresa de mensajería entre las opciones ofrecidas por Notberg, el riesgo de pérdida o deterioro fortuito del envío se transfiere al Cliente en el momento de la entrega de los Documentos a la empresa de mensajería.

4. Riesgo del envío — Consumidor y Empresario equiparado a consumidor: Notberg asume la responsabilidad del envío hasta el momento de su entrega al Consumidor (o al Empresario equiparado a consumidor), salvo que el Consumidor haya indicado por sí mismo un servicio de mensajería no ofrecido por Notberg, en cuyo caso el riesgo se transfiere en el momento de la entrega de los Documentos a dicho mensajero (art. 545¹ del Código Civil).

5. Se recomienda a los Clientes que contraten por su cuenta un seguro adicional del envío por un valor superior.

§ 6. Condiciones de uso de los Servicios y comunicaciones

1. La realización de un Encargo implica la aceptación de la comunicación necesaria por parte de Notberg (correo electrónico, teléfono) para la correcta ejecución del contrato celebrado.

2. La limitación o el bloqueo por parte del Cliente de la posibilidad de contactar con Notberg durante la ejecución del Encargo puede imposibilitar la prestación del Servicio, eximiendo a Notberg de responsabilidad al respecto.

§ 7. Condiciones de pago

1. El Cliente está obligado a efectuar el pago antes del inicio de la ejecución del Encargo, salvo que un contrato independiente disponga lo contrario.

2. En el caso de Clientes B2B habituales, el plazo de pago es de 14 días a partir de la fecha de emisión de la factura con IVA, salvo que las partes acuerden otra cosa.

3. En caso de retraso en el pago, Notberg tiene derecho a: a) suspender la ejecución del Encargo hasta el abono de la cantidad debida, b) devengar los intereses legales de demora (o los intereses legales de demora en las operaciones comerciales en las relaciones con Clientes B2B), c) reclamar una compensación por los costes de recuperación de la deuda de conformidad con la ley de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

4. Todos los importes indicados en la página web de Notberg son importes brutos (incluyen el IVA), salvo indicación expresa en contrario.

§ 8. Derecho de desistimiento del contrato (aplicable a Consumidores y Empresarios equiparados a consumidores)

1. El Cliente que sea Consumidor (o Empresario equiparado a consumidor) tiene derecho a desistir del contrato celebrado a distancia sin indicar motivo alguno, dentro de los 14 días a partir de la fecha de su celebración. La declaración de desistimiento puede enviarse: a) por escrito a la dirección del domicilio social de Notberg, b) por correo electrónico a la dirección indicada en el § 1, apdo. 2.

2. Excepción al derecho de desistimiento (art. 38, apdo. 1, punto 1, de la Ley sobre derechos del consumidor): El Consumidor no tiene derecho a desistir del contrato cuando Notberg haya ejecutado íntegramente el Servicio con el consentimiento expreso y previo del Consumidor, quien, antes del inicio de la prestación, fue informado de que, tras la completa ejecución del Servicio por parte de Notberg, perdería el derecho de desistimiento, y lo aceptó. Esto se aplica en particular cuando la documentación para el visado ya ha sido presentada ante el consulado o cuando ya se ha realizado la traducción jurada encargada.

3. Pago por prestaciones parcialmente ejecutadas (art. 35 de la Ley sobre derechos del consumidor): Si el Consumidor ha solicitado el inicio de la prestación de los Servicios antes de la expiración del plazo de desistimiento del contrato y posteriormente presenta una declaración de desistimiento, está obligado a pagar por las prestaciones realizadas hasta el momento del desistimiento, proporcionalmente al ámbito de las mismas y teniendo en cuenta el precio o la remuneración acordados en el contrato. El Consumidor también sufragará las tasas consulares, administrativas y oficiales no reembolsables pagadas por Notberg en su nombre.

4. Los Clientes B2B pueden cancelar el Encargo, pero asumirán los costes proporcionales al trabajo ya realizado, así como todos los cargos abonados por Notberg en su nombre.

5. El modelo de declaración de desistimiento del contrato figura como anexo nº 2 a la Ley sobre derechos del consumidor y está disponible en la página web de Notberg.

§ 9. Reclamaciones

1. El Cliente tiene derecho a presentar una reclamación relativa a la falta de ejecución o a la ejecución defectuosa del Servicio por parte de Notberg. Las reclamaciones pueden presentarse: a) por vía electrónica a la dirección de correo indicada en el § 1, apdo. 2, b) por escrito a la dirección del domicilio social de Notberg.

2. La reclamación deberá contener: a) nombre y apellidos o razón social y datos de contacto del Cliente, b) número del Encargo (si se hubiera asignado) u otros datos que permitan identificar el Encargo, c) descripción de las irregularidades y pretensión del Cliente.

3. Notberg examinará la reclamación sin demoras indebidas y, a más tardar, en el plazo de 14 días a partir de la fecha de su recepción. El Cliente será informado del resultado del procedimiento de reclamación por correo electrónico o por escrito.

4. Plazo para presentar reclamaciones — B2B: En el caso de Clientes B2B, el plazo para presentar reclamaciones relativas a defectos del Servicio prestado es de 14 días laborables a partir del momento de la entrega o devolución de los Documentos. Transcurrido dicho plazo, el derecho de reclamación caduca.

5. Lo dispuesto en el apdo. 4 no limita los derechos de los Consumidores y de los Empresarios equiparados a consumidores derivados de las disposiciones legales de carácter imperativo, incluidos los relativos a la falta de conformidad del servicio con el contrato.

§ 10. Responsabilidad de Notberg y fuerza mayor

1. Notberg responde de la prestación de los Servicios con la diligencia debida derivada del carácter profesional de su actividad.

2. Limitación de responsabilidad (B2B): En el caso de Clientes B2B, la responsabilidad total de Notberg por daños derivados de la falta de ejecución o de la ejecución defectuosa del contrato (independientemente del fundamento jurídico) se limita al importe de la remuneración neta pagada por el Cliente por el Encargo correspondiente. Esta limitación no abarca los daños causados con dolo ni otros supuestos en los que la exclusión de responsabilidad no sea admisible en virtud de disposiciones legales de carácter imperativo.

3. Notberg no se hace responsable de las decisiones y actuaciones de autoridades públicas, embajadas, oficinas, consulados (por ejemplo, denegación de un visado, denegación de apostilla, retrasos administrativos) que sean ajenas a Notberg.

4. Fuerza mayor: Notberg no se hace responsable de la falta de ejecución o de la ejecución defectuosa de sus obligaciones derivada de fuerza mayor, es decir, sucesos repentinos, imprevisibles y ajenos a la voluntad de las partes (entre otros, guerras, huelgas, incendios, catástrofes naturales, pandemias, cambios repentinos de la legislación, suspensión de la actividad de oficinas). En tales casos, el plazo de ejecución del Servicio se ampliará por el tiempo que dure el impedimento.

5. Las limitaciones de responsabilidad establecidas en el presente párrafo no afectan a los derechos de los Consumidores y de los Empresarios equiparados a consumidores derivados de disposiciones legales de carácter imperativo.

§ 11. Protección de datos personales

1. El responsable del tratamiento de los datos personales tratados en relación con la prestación de los Servicios es Notberg Sp. z o.o. con domicilio social en Varsovia.

2. Los datos personales se tratan con fines necesarios para la celebración y ejecución del contrato, la tramitación de reclamaciones, el cumplimiento de obligaciones legales (contables y fiscales) y el ejercicio o la defensa frente a reclamaciones, de conformidad con el RGPD.

3. Para la correcta ejecución del Encargo, los datos pueden ser comunicados a terceros (entre otros, embajadas, organismos públicos, empresas de mensajería, traductores jurados, proveedores de infraestructuras de TI e IA), de conformidad con el § 4 del Reglamento.

4. La información detallada sobre el tratamiento de datos personales, los derechos de los Clientes y el uso de cookies se recoge en la Política de Privacidad disponible en la página web de Notberg.

§ 12. Derechos de propiedad intelectual

1. Todos los contenidos, gráficos, formularios y materiales disponibles en la página web de Notberg están protegidos por derechos de autor y pertenecen a Notberg o se utilizan en virtud de las licencias correspondientes.

2. Queda prohibida su copia, reproducción o utilización con fines comerciales sin el consentimiento expreso y por escrito de Notberg.

§ 13. Modificaciones del Reglamento

1. Notberg se reserva el derecho de introducir modificaciones en el Reglamento por motivos importantes (por ejemplo, cambios legislativos, cambios en los procedimientos consulares, modificación del alcance de los Servicios o de las herramientas técnicas).

2. Notberg informará de los cambios en el Reglamento a los Clientes registrados y a los Clientes con Encargos activos con, al menos, 14 días de antelación a su entrada en vigor, mediante un mensaje de correo electrónico o un comunicado en el panel del Cliente.

3. A los Encargos realizados y pagados antes de la entrada en vigor de las modificaciones se les aplicarán las disposiciones del Reglamento vigentes en la fecha de realización del Encargo.

4. Las modificaciones técnicas y de redacción que no afecten al alcance de los derechos y obligaciones de los Clientes podrán introducirse sin periodo de notificación.

§ 14. Disposiciones finales y resolución de litigios

1. En los asuntos no regulados por el presente Reglamento serán de aplicación las disposiciones del derecho polaco, en particular del Código Civil y de la Ley sobre derechos del consumidor.

2. Cualquier litigio que surja entre Notberg y un Cliente B2B será resuelto por el órgano jurisdiccional ordinario competente territorialmente para el domicilio social de Notberg.

3. Los litigios con Consumidores y Empresarios equiparados a consumidores serán resueltos por los órganos jurisdiccionales ordinarios con arreglo a las disposiciones generales del derecho.

4. El Consumidor tiene la posibilidad de recurrir a mecanismos extrajudiciales de resolución de reclamaciones y de litigios, en particular: a) a través de la plataforma en línea de resolución de litigios a escala de la UE (ODR), disponible en https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) ante un tribunal arbitral de consumo permanente que opere junto al inspector provincial competente de Inspección Comercial, c) ante el defensor del consumidor del distrito (municipio) o una organización social cuyo objeto estatutario incluya la protección de los consumidores, d) mediante un procedimiento de mediación llevado a cabo por el inspector provincial de Inspección Comercial.

5. La información detallada sobre los mecanismos extrajudiciales de resolución de reclamaciones y de litigios está disponible en la página web de la Oficina de Protección de la Competencia y de los Consumidores (www.uokik.gov.pl).

6. El Reglamento entra en vigor en la fecha de su publicación en la página web de Notberg.