Política de Privacidad y Cookies
La presente Política establece las normas relativas al tratamiento de datos personales, así como al registro y acceso a los datos en los dispositivos de los Usuarios que utilizan el Sitio Web, incluidos los datos tratados en el marco de las funciones basadas en inteligencia artificial.
§ 1. Definiciones
Sitio Web — sitio web accesible en la dirección https://notberg.com.
Responsable — Notberg Sp. z o.o. con domicilio social en Varsovia, ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varsovia, NIF: 1132993659, número de registro mercantil: 0000772427.
Usuario — persona física que utiliza el Sitio Web o persona física que actúa en nombre de un Cliente que sea persona jurídica.
Cliente — entidad en cuyo favor el Responsable presta servicios (persona física, persona jurídica, entidad organizativa).
RGPD — Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos.
Dispositivo — dispositivo electrónico junto con el software a través del cual el Usuario accede al Sitio Web.
Cookies — datos de texto recopilados en forma de archivos almacenados en el Dispositivo del Usuario.
Sistemas de IA — algoritmos de inteligencia artificial que apoyan la prestación de servicios en el Sitio Web.
§ 2. Responsable del tratamiento y contacto
El responsable del tratamiento de los datos personales en el sentido del art. 4 punto 7 del RGPD es Notberg Sp. z o.o.
Para todas las cuestiones relacionadas con el tratamiento de datos personales, se puede contactar con el Responsable:
por escrito: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varsovia,
por correo electrónico: [email protected],
por teléfono: +48 22 243 43 43.
El Responsable no ha nombrado un Delegado de Protección de Datos. Todas las consultas relativas a datos personales deberán dirigirse directamente al Responsable.
§ 3. Fines y bases jurídicas del tratamiento de datos
El Responsable trata los datos personales de los Usuarios y de los Clientes con las siguientes finalidades:
Celebración y ejecución de un contrato de prestación de servicios (entre otros, intermediación de visados, legalización de documentos, apostilla, traducciones) — base jurídica: art. 6 ap. 1 letra b del RGPD.
Cumplimiento de obligaciones legales que recaen sobre el Responsable (entre otras, en materia contable y fiscal) — base jurídica: art. 6 ap. 1 letra c del RGPD.
Marketing de los propios servicios del Responsable y gestión de consultas de contacto — base jurídica: art. 6 ap. 1 letra f del RGPD (interés legítimo del Responsable) o art. 6 ap. 1 letra a del RGPD (consentimiento del Usuario).
Análisis y mejora del Sitio Web basados en datos estadísticos (p. ej., Google Analytics) — base jurídica: art. 6 ap. 1 letra a del RGPD (consentimiento otorgado mediante la configuración de cookies) o art. 6 ap. 1 letra f del RGPD (interés legítimo).
Reclamación y defensa frente a posibles reclamaciones — base jurídica: art. 6 ap. 1 letra f del RGPD.
Uso de funciones de IA en el Sitio Web (por ejemplo, análisis preliminar de documentos) — base jurídica: art. 6 ap. 1 letra b del RGPD (cuando forma parte de la prestación del servicio) o art. 6 ap. 1 letra a del RGPD (cuando requiere consentimiento).
§ 4. Plazo de conservación de los datos
Los datos tratados para la ejecución de un contrato se conservan durante la vigencia del mismo y, una vez finalizado, durante el período necesario para la liquidación, gestión de reclamaciones, así como para la reclamación o defensa frente a posibles reclamaciones (por regla general hasta la expiración del plazo de prescripción de las reclamaciones, normalmente 6 años).
Los datos tratados para el cumplimiento de obligaciones fiscales y contables se conservan durante 5 años a partir del final del ejercicio fiscal en el que surgió la obligación.
Los datos tratados sobre la base del consentimiento se conservan hasta que este se retire.
Los datos estadísticos y analíticos se tratan de conformidad con los períodos de conservación de los proveedores externos (p. ej., Google Analytics), y no más de 26 meses desde la última actividad.
Los datos introducidos en los Sistemas de IA se tratan durante el período necesario para la ejecución de la consulta o servicio concreto. El historial de consultas puede conservarse en la cuenta del Usuario hasta su eliminación.
§ 5. Destinatarios de los datos
Los datos personales podrán ser comunicados a las siguientes categorías de destinatarios:
oficinas públicas, embajadas, consulados y otros organismos estatales en la medida necesaria para la prestación del servicio (por ejemplo, intermediación de visados, legalización, apostilla),
empresas de mensajería en la medida necesaria para el envío y la entrega de envíos,
proveedores de infraestructura en la nube y de alojamiento (entre otros, Google Cloud),
proveedores de herramientas de análisis (entre otros, Google Analytics),
proveedores de servicios de pago que gestionan pagos en línea,
proveedores de Sistemas de IA (de conformidad con el § 7 de la presente Política),
despachos de abogados, asesores fiscales, despacho de contabilidad, auditores,
traductores jurados que colaboran con el Responsable.
Todos los destinatarios externos tratan los datos sobre la base de contratos de encargo de tratamiento que cumplen los requisitos del art. 28 del RGPD o sobre la base de sus propias obligaciones legales.
§ 6. Transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo
El Responsable trata y almacena los datos personales de los Usuarios en servidores ubicados en el Espacio Económico Europeo (EEE).
En la medida en que algunos proveedores de servicios analíticos o de nube puedan transferir datos fuera del EEE (por ejemplo, en el caso de la infraestructura global de Google), la transferencia se realiza sobre la base de las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea u otros mecanismos previstos en el capítulo V del RGPD.
§ 7. Tratamiento de datos mediante inteligencia artificial (IA)
El Sitio Web pone a disposición funcionalidades basadas en algoritmos de inteligencia artificial.
El Responsable trata las consultas (prompts), archivos y demás información introducida por el Usuario en los módulos de IA para generar respuestas, prestar el servicio y mejorar el funcionamiento del Sitio Web.
Ubicación del tratamiento: Los Sistemas de IA utilizados en el Sitio Web funcionan sobre infraestructura en la nube ubicada en el Espacio Económico Europeo (EEE).
Prohibición de entrenamiento de modelos externos: Los datos introducidos en los Sistemas de IA no se utilizan para el entrenamiento público de modelos básicos (foundation models) de terceros proveedores de forma que vulnere la confidencialidad de los datos del Usuario.
Prohibición de introducir datos sensibles: El Usuario se compromete a no introducir en los Sistemas de IA categorías especiales de datos personales en el sentido del art. 9 del RGPD (entre otros, datos de salud, opiniones políticas, datos biométricos) relativos a sí mismo o a terceros, salvo que sea necesario para la prestación del servicio y el Usuario disponga de la base jurídica correspondiente. El Responsable no se hace responsable del tratamiento de dichos datos introducidos en vulneración de la presente disposición.
Ausencia de decisiones totalmente automatizadas: El Responsable no toma decisiones respecto al Usuario basadas exclusivamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de forma similar al Usuario en el sentido del art. 22 del RGPD. Los contenidos generados por la IA son verificados por el personal del Responsable antes de adoptar una decisión que afecte al Cliente, salvo en el caso de servicios expresamente indicados como totalmente automatizados.
Conformidad con la AI Act: El Responsable supervisa las obligaciones derivadas del Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre inteligencia artificial (AI Act) y adapta las funciones de IA del Sitio Web a las obligaciones vigentes en cada momento.
§ 8. Derechos del Usuario
El Usuario dispone de los siguientes derechos en virtud del RGPD:
Derecho de acceso (art. 15 RGPD) — obtener información sobre qué datos se tratan y recibir una copia de los mismos.
Derecho de rectificación (art. 16 RGPD) — solicitar la corrección o complementación de los datos.
Derecho de supresión (art. 17 RGPD) — sin perjuicio de los casos en los que el Responsable esté obligado a seguir conservando los datos (por ejemplo, obligaciones contables y fiscales).
Derecho a la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD).
Derecho a la portabilidad de los datos (art. 20 RGPD) — recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
Derecho de oposición (art. 21 RGPD) — en caso de tratamiento de datos basado en el interés legítimo del Responsable y con fines de marketing.
Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento, cuando el tratamiento se base en el consentimiento. La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento realizado antes de dicha retirada.
Derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado (art. 22 RGPD).
Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, esto es, el Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales (ul. Stawki 2, 00-193 Varsovia, www.uodo.gov.pl), si el Usuario considera que el tratamiento de datos infringe las disposiciones del RGPD.
Para ejercer los derechos anteriores, deberá ponerse en contacto con el Responsable de la forma indicada en el § 2 ap. 2.
§ 9. Archivos Cookies
Tipos y funcionamiento
Cookies internas — archivos almacenados y leídos en el Dispositivo del Usuario por el sistema de tecnologías de la información del Sitio Web.
Cookies de terceros — archivos almacenados por los sistemas de tecnologías de la información de sitios web externos (entre otros, Google Analytics).
Cookies de sesión — archivos que se eliminan al finalizar la sesión del Dispositivo.
Cookies persistentes — archivos almacenados hasta su eliminación manual o hasta la expiración de un período definido.
Cookies funcionales y de inicio de sesión — creados durante el inicio de sesión para registrar la información de inicio de sesión y las opciones de pantalla seleccionadas. Las cookies de inicio de sesión caducan a los dos días, las de opciones de pantalla al año, y al seleccionar la opción "Recordarme" a las dos semanas.
Cookies de personalización — almacenadas durante la edición o publicación de contenidos en el Sitio Web, caducan al cabo de 1 día y no contienen datos personales.
Fines del uso de Cookies
Necesarias — garantizar el correcto funcionamiento del Sitio Web, de los mecanismos de autorización e inicio de sesión. Estos archivos no requieren consentimiento.
Analíticas y estadísticas — recopilación de información sobre la forma de utilizar el Sitio Web con fines de análisis y mejora. Estos archivos requieren el consentimiento del Usuario expresado a través del banner de cookies.
De marketing — si se implantan, su activación requerirá el consentimiento previo del Usuario.
Gestión de Cookies
El Usuario puede cambiar en cualquier momento la configuración relativa al almacenamiento, eliminación y acceso a los datos almacenados en las Cookies, utilizando el banner de cookies en el Sitio Web o la configuración del navegador.
La desactivación del almacenamiento de Cookies es posible en todos los navegadores web modernos en los apartados relativos a privacidad y seguridad.
La limitación del almacenamiento y acceso a las Cookies puede ocasionar un funcionamiento incorrecto de algunas funciones del Sitio Web.
§ 10. Contenidos integrados de otros sitios
Los contenidos del Sitio Web pueden incluir materiales integrados de otros sitios (por ejemplo, vídeos, imágenes, artículos). Los contenidos integrados se comportan de forma análoga a una visita directa al sitio asociado. Estos sitios pueden recopilar información sobre el Usuario, utilizar sus propias cookies y supervisar las interacciones con el material integrado de conformidad con sus propias políticas de privacidad.
§ 11. Seguridad de los datos
El Responsable aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo del tratamiento, incluida la encriptación de las conexiones (SSL/TLS), el control de acceso y copias de seguridad periódicas.
Los mecanismos de almacenamiento y lectura de Cookies no permiten la obtención de datos personales ni de información confidencial del Dispositivo del Usuario.
El Responsable no se hace responsable de la seguridad de los archivos Cookies procedentes de los socios del Sitio Web.
La seguridad de los datos depende asimismo de las acciones del Usuario y del nivel de seguridad de su Dispositivo.
§ 12. Exclusión y limitación de responsabilidad
El Responsable no se hace responsable de la interceptación de datos, suplantación de la sesión del Usuario o su eliminación como consecuencia de la actividad del Usuario, de virus, troyanos y programas espía instalados en el Dispositivo del Usuario.
Los servicios prestados por terceros quedan fuera del control del Responsable.
Responsabilidad por contenidos generados por IA: Los contenidos generados por los Sistemas de IA tienen carácter informativo, orientativo o auxiliar. Debido a la especificidad de la tecnología de aprendizaje automático (fenómeno de alucinación de la IA), el Responsable no garantiza la corrección, fiabilidad ni actualidad al 100 % de los contenidos generados. La información generada no constituye asesoramiento profesional jurídico, médico, financiero, fiscal ni de ingeniería. La obligación de verificar los contenidos generados (incluida la posible vulneración de derechos de autor de terceros) recae en el Usuario. Las normas completas de responsabilidad en relación con los servicios de pago se establecen en el Reglamento.
§ 13. Material gráfico y metadatos
Cuando se envíen materiales gráficos al Sitio Web, el Usuario deberá evitar el envío de imágenes que contengan datos de localización integrados (etiquetas EXIF GPS), salvo que sea necesario. Los contenidos pueden ser analizados mediante filtros automatizados y herramientas de ciberseguridad.
§ 14. Modificaciones de la Política de Privacidad
El Responsable se reserva el derecho a modificar la presente Política.
El Responsable informará a los Usuarios sobre las modificaciones relevantes de la Política con al menos 14 días de antelación a su entrada en vigor, de forma que se les permita familiarizarse con el contenido de las modificaciones (por ejemplo, mediante un aviso en el Sitio Web o un mensaje de correo electrónico a los Usuarios registrados).
Los cambios técnicos y de redacción que no afecten al alcance de los derechos de los Usuarios podrán introducirse sin período de notificación.
La versión vigente de la Política está siempre disponible en la dirección https://notberg.com.