Obchodní podmínky poskytování služeb společností Notberg Sp. z o.o.

§ 1. Úvodní ustanovení

1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Obchodní podmínky“) stanoví zásady a podmínky poskytování služeb společností Notberg Sp. z o.o. se sídlem ve Varšavě (00-684), ul. Wspólna 50A/22, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném rejstříkovým soudem pod číslem KRS: 0000772427, DIČ: 1132993659, dále jen „Notberg“.

2. Kontaktní údaje společnosti Notberg:

   • korespondenční adresa: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warszawa,

   • e-mail: [email protected],

   • telefon: +48 22 243 43 43.

3. Notberg poskytuje služby zejména v těchto oblastech: a) zprostředkování při získání apostily a ověření pravosti listin, b) vízové zprostředkování, c) jiné služby zadané Klientem, dále společně jen „Služby“.

4. Služby jsou poskytovány v souladu s těmito Obchodními podmínkami a individuálními ujednáními nebo smlouvami uzavíranými s Klienty.

§ 2. Definice

1. Služby – služby poskytované společností Notberg, popsané v § 1 odst. 3.

2. Klient – fyzická osoba, právnická osoba nebo organizační jednotka bez právní subjektivity, která využívá Služby.

3. Spotřebitel – Klient, který je fyzickou osobou a uzavírá s Notberg právní jednání (smlouvu), jež přímo nesouvisí s jeho podnikatelskou ani odbornou činností.

4. Podnikatel s právy spotřebitele – fyzická osoba uzavírající smlouvu, která přímo souvisí s její podnikatelskou činností, pokud z obsahu smlouvy vyplývá, že pro tuto osobu nemá odborný charakter (v souladu s čl. 38a zákona o právech spotřebitele). V otázkách neupravených v Obchodních podmínkách se na tento subjekt použijí ustanovení vztahující se na Spotřebitele.

5. B2B – Klient, který není Spotřebitelem ani Podnikatelem s právy spotřebitele.

6. Dokumenty – veškeré listiny, soubory a informace předané Klientem za účelem realizace Zákazky.

7. Zákazka – objednávka na poskytnutí Služeb společností Notberg podaná Klientem.

8. Systémy AI – algoritmy umělé inteligence podporující proces poskytování Služeb (např. v oblasti předběžných překladů nebo analýzy dokumentace).

9. Zákon o právech spotřebitele – zákon ze dne 30. května 2014 o právech spotřebitele.

§ 3. Uzavření smlouvy a zahájení realizace

1. Uzavření smlouvy: Smlouva o poskytování Služeb je uzavřena okamžikem, kdy Notberg potvrdí přijetí Zákazky k realizaci a vystaví účetní doklad. Zákazku lze podat online, telefonicky, e-mailem nebo osobně.

2. Zahájení realizace: Notberg zahájí realizaci Zákazky po připsání plné částky na bankovní účet Notberg, ledaže odlišná ujednání s Klientem stanoví jinak (zejména u stálých Klientů B2B za podmínek podle § 7 odst. 2).

3. Klient je povinen uvést správné a aktuální kontaktní údaje. Notberg nenese odpovědnost za zpoždění nebo neprovedení Zákazky vyplývající z uvedení nesprávných údajů.

4. Pracovní doba kanceláře a orientační doba realizace Služeb jsou uvedeny na internetových stránkách Notberg.

§ 4. Využívání umělé inteligence (AI) a zpracování dat

1. Za účelem optimalizace, urychlení a zvýšení kvality poskytovaných Služeb (zejména překladů a analýzy Dokumentů) si Notberg vyhrazuje právo využívat Systémy AI.

2. Přenos dat: Klient bere na vědomí a akceptuje, že obsah předaných Dokumentů může být předáván a zpracováván prostřednictvím Systémů AI poskytovaných externími technologickými partnery (mimo jiné Google Cloud).

3. Umístění serverů: Notberg zaručuje, že data zpracovávaná Systémy AI v rámci Zákazek jsou přenášena a uchovávána na serverech umístěných v Evropském hospodářském prostoru (EHP), což zajišťuje soulad s GDPR.

4. Omezení využití dat: Data předávaná Systémům AI nejsou využívána k veřejnému trénování jazykových modelů třetích poskytovatelů způsobem, který by narušoval důvěrnost Dokumentů Klienta.

5. Dozor člověka: S ohledem na specifika fungování AI (možnost vzniku tzv. halucinací) podléhá konečná kontrola Dokumentů připravovaných v procesu (např. překladů) dozoru personálu Notberg, ledaže Služba výslovně stanoví jinak (např. plně automatizované vytváření návrhů).

6. Odpovědnost za obsah AI: a) Obsah generovaný Systémy AI nepředstavuje odborné právní, lékařské, finanční ani daňové poradenství. b) Ve vztazích s Klienty B2B Notberg omezuje odpovědnost za věcné chyby způsobené výhradně AI, pokud Notberg jednal s náležitou péčí při výběru nástrojů a závěrečné kontrole. Toto omezení se nevztahuje na škody způsobené úmyslně ze strany Notberg. c) Ve vztahu ke Spotřebitelům a Podnikatelům s právy spotřebitele se odpovědnost Notberg za provedení Služby řídí kogentními ustanoveními právních předpisů.

7. Soulad s AI Act: Notberg přizpůsobuje funkce AI požadavkům Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2024/1689 o umělé inteligenci (AI Act) v souladu s aktuálním právním stavem.

8. Podrobné informace o zpracování osobních údajů jsou uvedeny v Zásadách ochrany osobních údajů dostupných na internetových stránkách Notberg.

§ 5. Kurýrní zásilky a doručování dokumentů

1. Klient má možnost doručit Dokumenty osobně nebo prostřednictvím zvoleného kurýra.

2. Notberg může zprostředkovat odeslání Dokumentů kurýrem na uvedenou adresu. Zásilky odesílané společností Notberg jsou pojištěny za podmínek stanovených v podmínkách daného přepravce (obvykle do výše nákladů na obnovení dokumentu).

3. Riziko zásilky – Klient B2B: Pokud Klient B2B určil kurýrní společnost nebo zvolil konkrétního kurýra z možností nabízených Notberg, přechází riziko náhodné ztráty nebo poškození zásilky na Klienta okamžikem předání Dokumentů kurýrní společnosti.

4. Riziko zásilky – Spotřebitel a Podnikatel s právy spotřebitele: Notberg nese odpovědnost za zásilku až do okamžiku jejího doručení Spotřebiteli (nebo Podnikateli s právy spotřebitele), ledaže Spotřebitel sám určil kurýra, kterého Notberg nenabízí; v takovém případě přechází riziko okamžikem předání Dokumentů tomuto kurýrovi (čl. 545(1) občanského zákoníku).

5. Klientům se doporučuje sjednat si na vlastní náklady dodatečné pojištění zásilky na vyšší hodnotu.

§ 6. Podmínky využívání Služeb a komunikace

1. Podání Zákazky znamená souhlas s nezbytnou komunikací ze strany Notberg (e-mail, telefon) za účelem řádného plnění uzavřené smlouvy.

2. Omezení nebo zablokování možnosti kontaktu s Notberg ze strany Klienta v průběhu realizace Zákazky může znemožnit provedení Služby, za což Notberg nenese odpovědnost.

§ 7. Platební podmínky

1. Klient je povinen provést platbu před zahájením realizace Zákazky, ledaže odlišná smlouva stanoví jinak.

2. V případě stálých Klientů B2B je splatnost faktury 14 dnů ode dne jejího vystavení, pokud se strany nedohodnou jinak.

3. V případě prodlení s platbou má Notberg právo: a) pozastavit realizaci Zákazky do doby uhrazení dlužné částky, b) účtovat zákonné úroky z prodlení (nebo zákonné úroky z prodlení v obchodních vztazích u Klientů B2B), c) uplatňovat náhradu nákladů spojených s vymáháním pohledávek v souladu se zákonem o předcházení nadměrnému prodlení v obchodním styku.

4. Veškeré částky uvedené na internetových stránkách Notberg jsou částkami včetně DPH (brutto), ledaže je výslovně uvedeno jinak.

§ 8. Právo na odstoupení od smlouvy (týká se Spotřebitelů a Podnikatelů s právy spotřebitele)

1. Klient, který je Spotřebitelem (nebo Podnikatelem s právy spotřebitele), má právo odstoupit od smlouvy uzavřené na dálku bez udání důvodu ve lhůtě 14 dnů ode dne jejího uzavření. Prohlášení o odstoupení lze zaslat: a) písemně na adresu sídla společnosti Notberg, b) e-mailem na adresu uvedenou v § 1 odst. 2.

2. Výjimka z práva na odstoupení (čl. 38 odst. 1 bod 1 Zákona o právech spotřebitele): Právo odstoupit od smlouvy Spotřebiteli nenáleží, pokud Notberg plně poskytl Službu s výslovným a předchozím souhlasem Spotřebitele, který byl před zahájením poskytování informován, že po splnění povinnosti ze strany Notberg ztratí právo odstoupit, a toto vzal na vědomí. Týká se to zejména situací, kdy již byly vízové dokumenty podány na konzulátu nebo byl proveden objednaný úřední (soudní) překlad.

3. Platba za částečně poskytnuté plnění (čl. 35 Zákona o právech spotřebitele): Pokud Spotřebitel požádal o zahájení poskytování Služeb před uplynutím lhůty k odstoupení od smlouvy a následně podal prohlášení o odstoupení, je povinen zaplatit za plnění poskytnuté do okamžiku odstoupení, poměrně k rozsahu poskytnutého plnění s ohledem na cenu nebo odměnu sjednanou ve smlouvě. Spotřebitel rovněž hradí nevratné konzulární, úřední a správní poplatky zaplacené Notberg jeho jménem.

4. Klienti B2B mohou od Zákazky odstoupit, avšak nesou náklady úměrné již provedené práci a veškerým poplatkům vynaloženým Notberg jejich jménem.

5. Vzor prohlášení o odstoupení od smlouvy tvoří přílohu č. 2 Zákona o právech spotřebitele a je dostupný na internetových stránkách Notberg.

§ 9. Reklamace

1. Klient má právo podat reklamaci týkající se neprovedení nebo vadného provedení Služby společností Notberg. Reklamace lze podat: a) elektronicky na e-mailovou adresu uvedenou v § 1 odst. 2, b) písemně na adresu sídla společnosti Notberg.

2. Reklamace by měla obsahovat: a) jméno a příjmení nebo název společnosti a kontaktní údaje Klienta, b) číslo Zákazky (bylo-li přiděleno) nebo jiné údaje umožňující identifikaci Zákazky, c) popis nesrovnalostí a požadavek Klienta.

3. Notberg posoudí reklamaci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 14 dnů ode dne jejího obdržení. O výsledku reklamačního řízení bude Klient informován e-mailem nebo písemně.

4. Lhůta pro podání reklamace – B2B: V případě Klientů B2B činí lhůta pro podání reklamace týkající se vad provedené Služby 14 pracovních dnů od okamžiku předání nebo odeslání Dokumentů. Po uplynutí této lhůty právo na reklamaci zaniká.

5. Ustanovení odst. 4 neomezuje práva Spotřebitelů a Podnikatelů s právy spotřebitele vyplývající z kogentních ustanovení právních předpisů, včetně práv z titulu nesouladu služby se smlouvou.

§ 10. Odpovědnost Notberg a vyšší moc

1. Notberg odpovídá za poskytování Služeb s náležitou péčí vyplývající z profesionální povahy činnosti.

2. Omezení odpovědnosti (B2B): V případě Klientů B2B je celková náhrada škody ze strany Notberg z titulu neprovedení nebo vadného provedení smlouvy (bez ohledu na právní základ) omezena do výše odměny bez DPH, kterou Klient zaplatil za danou Zákazku. Toto omezení se nevztahuje na škody způsobené úmyslně ani na jiné případy, kdy je vyloučení odpovědnosti nepřípustné podle kogentních právních předpisů.

3. Notberg nenese odpovědnost za rozhodnutí a jednání státních orgánů, ambasád, úřadů, konzulátů (např. zamítnutí udělení víza, zamítnutí apostily, správní prodlení), která jsou na Notberg nezávislá.

4. Vyšší moc: Notberg nenese odpovědnost za neprovedení nebo vadné provedení závazků vyplývající z působení vyšší moci, tj. náhlých, nepředvídatelných a na vůli stran nezávislých událostí (mimo jiné války, stávky, požáry, živelní pohromy, pandemie, náhlé změny právních předpisů, přerušení činnosti úřadů). V takových situacích se lhůta realizace Služby prodlužuje o dobu trvání překážky.

5. Omezení odpovědnosti stanovená v tomto paragrafu nezasahují do práv Spotřebitelů a Podnikatelů s právy spotřebitele vyplývajících z kogentních ustanovení právních předpisů.

§ 11. Ochrana osobních údajů

1. Správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s realizací Služeb je Notberg Sp. z o.o. se sídlem ve Varšavě.

2. Osobní údaje jsou zpracovávány pro účely nezbytné k uzavření a plnění smlouvy, vyřízení reklamací, splnění právních povinností (účetně-daňových) a uplatňování nebo obhajoby nároků v souladu s GDPR.

3. Za účelem řádné realizace Zákazky mohou být údaje předávány třetím osobám (mimo jiné ambasády, úřady, kurýrní společnosti, soudní překladatelé, poskytovatelé IT a AI infrastruktury) v souladu s § 4 Obchodních podmínek.

4. Podrobné informace o zpracování osobních údajů, právech Klientů a používání souborů cookies jsou uvedeny v Zásadách ochrany osobních údajů dostupných na internetových stránkách Notberg.

§ 12. Práva duševního vlastnictví

1. Veškerý obsah, grafika, formuláře a materiály dostupné na internetových stránkách Notberg jsou chráněny autorským právem a náleží společnosti Notberg nebo jsou užívány na základě příslušných licencí.

2. Jejich kopírování, rozmnožování nebo používání pro komerční účely bez výslovného písemného souhlasu Notberg je zakázáno.

§ 13. Změny Obchodních podmínek

1. Notberg si vyhrazuje právo provádět změny Obchodních podmínek z důležitých důvodů (např. změna právních předpisů, změna konzulárních postupů, úprava rozsahu Služeb nebo technických nástrojů).

2. O změnách Obchodních podmínek bude Notberg informovat registrované Klienty a Klienty s aktivními Zákazkami nejméně 14 dní před nabytím účinnosti změn formou e-mailové zprávy nebo oznámení v Klientském účtu.

3. Na Zákazky podané a uhrazené před nabytím účinnosti změn se použijí ustanovení Obchodních podmínek platná ke dni podání Zákazky.

4. Technické a redakční změny, které nemají vliv na rozsah práv a povinností Klientů, mohou být zavedeny bez oznamovací lhůty.

§ 14. Závěrečná ustanovení a řešení sporů

1. V otázkách neupravených těmito Obchodními podmínkami se použijí ustanovení polského práva, zejména občanského zákoníku a Zákona o právech spotřebitele.

2. Veškeré spory vzniklé mezi Notberg a Klientem B2B budou řešeny obecným soudem místně příslušným podle sídla společnosti Notberg.

3. Spory se Spotřebiteli a Podnikateli s právy spotřebitele budou řešeny obecnými soudy v souladu s obecně závaznými právními předpisy.

4. Spotřebitel má možnost využít mimosoudní způsoby vyřizování reklamací a uplatňování nároků, zejména: a) prostřednictvím platformy pro on-line řešení sporů (ODR) na úrovni EU, dostupné na adrese https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) u stálého rozhodčího spotřebitelského soudu působícího při příslušném krajském inspektorátu Inspekce obchodní, c) u okresního (městského) spotřebitelského ombudsmana nebo u organizace, jejímž statutárním úkolem je ochrana spotřebitelů, d) v rámci mediačního řízení vedeného krajským inspektorem Inspekce obchodní.

5. Podrobné informace o mimosoudních způsobech vyřizování reklamací a uplatňování nároků jsou dostupné na internetových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže a spotřebitele (www.uokik.gov.pl).

6. Obchodní podmínky nabývají účinnosti dnem zveřejnění na internetových stránkách Notberg.