Zásady ochrany osobních údajů a používání cookies

Tato zásada upravuje pravidla zpracování osobních údajů a ukládání a získávání přístupu k údajům v zařízeních Uživatelů, kteří využívají Službu, včetně údajů zpracovávaných v rámci funkcí založených na umělé inteligenci.

§ 1. Definice

1. Služba – internetová služba dostupná na adrese https://notberg.com.

2. Správce – Notberg Sp. z o.o. se sídlem ve Varšavě, ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varšava, NIP: 1132993659, KRS: 0000772427.

3. Uživatel – fyzická osoba využívající Službu nebo fyzická osoba jednající jménem Klienta, který je právnickou osobou.

4. Klient – subjekt, v jehož prospěch Správce poskytuje služby (fyzická osoba, právnická osoba, organizační složka).

5. GDPR – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.

6. Zařízení – elektronické zařízení spolu se softwarem, prostřednictvím kterého Uživatel získává přístup ke Službě.

7. Cookies (cookies) – textová data shromažďovaná ve formě souborů umístěných v Zařízení Uživatele.

8. Systémy AI – algoritmy umělé inteligence podporující poskytování služeb ve Službě.

§ 2. Správce údajů a kontakt

1. Správcem osobních údajů ve smyslu čl. 4 bod 7 GDPR je Notberg Sp. z o.o.

2. Ve všech záležitostech týkajících se zpracování osobních údajů se lze obracet na Správce:

   • písemně: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Varšava,

   • e-mailem: [email protected],

   • telefonicky: +48 22 243 43 43.

3. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. Veškeré dotazy týkající se osobních údajů je třeba směřovat přímo na Správce.

§ 3. Účely a právní základy zpracování údajů

Správce zpracovává osobní údaje Uživatelů a Klientů pro následující účely:

1. Uzatvoření a plnění smlouvy o poskytování služeb (mj. vízové zprostředkování, legalizace listin, apostila, překlady) – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

2. Plnění zákonných povinností ukládaných Správci (mj. v oblasti účetnictví a daní) – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

3. Marketing vlastních služeb Správce a vyřizování kontaktních dotazů – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem Správce) nebo čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas Uživatele).

4. Analytika a zlepšování Služby na základě statistických údajů (např. Google Analytics) – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (souhlas vyjádřený prostřednictvím nastavení cookies) nebo čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (oprávněný zájem).

5. Uplatňování a obrana proti nárokům – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

6. Využívání funkcí AI ve Službě (např. předběžná analýza dokumentů) – právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (pokud tvoří součást poskytování služby) nebo čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR (pokud je vyžadován souhlas).

§ 4. Doba uchovávání údajů

1. Údaje zpracovávané za účelem plnění smlouvy jsou uchovávány po dobu jejího trvání a po jejím ukončení po dobu nezbytnou k vypořádání, vyřizování reklamací a uplatňování nebo obraně proti nárokům (zpravidla do uplynutí promlčecí doby nároků, obvykle 6 let).

2. Údaje zpracovávané za účelem plnění daňových a účetních povinností jsou uchovávány po dobu 5 let od konce daňového roku, ve kterém povinnost vznikla.

3. Údaje zpracovávané na základě souhlasu jsou uchovávány do okamžiku jeho odvolání.

4. Statistické a analytické údaje jsou zpracovávány v souladu s retenčními obdobími externích poskytovatelů (např. Google Analytics), nejdéle však 26 měsíců od poslední aktivity.

5. Údaje zadávané do Systémů AI jsou zpracovávány po dobu nezbytnou k vyřízení konkrétního dotazu nebo služby. Historie dotazů může být uchovávána v účtu Uživatele až do jejího smazání.

§ 5. Příjemci údajů

1. Osobní údaje mohou být předávány následujícím kategoriím příjemců:

   • úřadům, ambasádám, konzulátům a jiným státním orgánům v rozsahu nezbytném k realizaci služby (např. vízového zprostředkování, legalizace, apostily),

   • kurýrním společnostem v rozsahu nezbytném k odeslání a doručení zásilek,

   • poskytovatelům cloudové a hostingové infrastruktury (mj. Google Cloud),

   • poskytovatelům analytických nástrojů (mj. Google Analytics),

   • poskytovatelům platebních služeb zajišťujícím on‑line platby,

   • poskytovatelům Systémů AI (v souladu s § 7 této Zásady),

   • advokátním kancelářím, daňovým poradcům, účetní kanceláři, auditorům,

   • soudním tlumočníkům a překladatelům spolupracujícím se Správcem.

2. Všichni externí příjemci zpracovávají údaje na základě smluv o zpracování splňujících požadavky čl. 28 GDPR nebo vlastních právních základů.

§ 6. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

1. Správce zpracovává a uchovává osobní údaje Uživatelů na serverech umístěných v Evropském hospodářském prostoru (EHP).

2. V rozsahu, v jakém někteří poskytovatelé analytických nebo cloudových služeb mohou předávat údaje mimo EHP (např. v případě globální infrastruktury Google), probíhá předávání na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí nebo jiných mechanismů předvídaných v kapitole V GDPR.

§ 7. Zpracování údajů s využitím umělé inteligence (AI)

1. Služba poskytuje funkcionality založené na algoritmech umělé inteligence.

2. Správce zpracovává dotazy (prompty), soubory a další informace zadávané Uživatelem do modulů AI za účelem vygenerování odpovědi, realizace služby a zlepšování fungování Služby.

3. Umístění zpracování: Systémy AI používané ve Službě běží na cloudové infrastruktuře umístěné v Evropském hospodářském prostoru (EHP).

4. Zákaz trénování externích modelů: Údaje zadávané do Systémů AI nejsou využívány k veřejnému trénování externích základních modelů (foundation models) třetích poskytovatelů způsobem, který by porušoval důvěrnost údajů Uživatele.

5. Zákaz zadávání citlivých údajů: Uživatel se zavazuje nezadávat do Systémů AI zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR (mj. údaje o zdravotním stavu, politických názorech, biometrické údaje) týkající se jeho osoby nebo třetích osob, ledaže je to nezbytné k realizaci služby a Uživatel k tomu má odpovídající právní základ. Správce nenese odpovědnost za zpracování takových údajů zadaných v rozporu s tímto ustanovením.

6. Žádná plně automatizovaná rozhodnutí: Správce vůči Uživateli nečiní rozhodnutí založená výlučně na automatizovaném zpracování, která by vyvolávala právní účinky nebo obdobně významně ovlivňovala Uživatele ve smyslu čl. 22 GDPR. Obsah generovaný AI je ověřován personálem Správce před přijetím rozhodnutí ovlivňujícího Klienta, s výjimkou služeb výslovně označených jako plně automatizované.

7. Soulad s AI Act: Správce sleduje požadavky vyplývající z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2024/1689 o umělé inteligenci (AI Act) a přizpůsobuje funkce AI Služby povinnostem platným v dané době.

§ 8. Práva Uživatele

Uživatel má následující práva vyplývající z GDPR:

1. Právo na přístup k údajům (čl. 15 GDPR) – získání informací o tom, jaké údaje jsou zpracovávány, a obdržení jejich kopie.

2. Právo na opravu (čl. 16 GDPR) – požadovat opravu nebo doplnění údajů.

3. Právo na výmaz údajů (čl. 17 GDPR) – s výhradou případů, kdy je Správce povinen údaje dále uchovávat (např. účetní a daňové povinnosti).

4. Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR).

5. Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) – obdržet údaje ve strukturovaném, běžně používaném formátu čitelném strojem.

6. Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) – v případě zpracování údajů na základě oprávněného zájmu Správce a pro marketingové účely.

7. Právo odvolat souhlas kdykoli, pokud zpracování probíhá na základě souhlasu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

8. Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výlučně na automatizovaném zpracování (čl. 22 GDPR).

9. Právo podat stížnost u dozorového úřadu, tj. u předsedy Úřadu pro ochranu osobních údajů (ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, www.uodo.gov.pl), pokud se Uživatel domnívá, že zpracování údajů porušuje ustanovení GDPR.

Pro uplatnění výše uvedených práv je třeba kontaktovat Správce způsobem uvedeným v § 2 odst. 2.

§ 9. Soubory Cookies

Druhy a zásady fungování

1. Vlastní cookies – soubory umisťované a čtené ze Zařízení Uživatele systémem elektronické komunikace Služby.

2. Cizí cookies – soubory umisťované systémy elektronické komunikace externích služeb (mj. Google Analytics).

3. Sessní cookies – soubory mazané po ukončení relace Zařízení.

4. Trvalé cookies – soubory uchovávané do jejich ručního smazání nebo do uplynutí stanovené doby.

5. Funkční a přihlašovací cookies – vytvářené při přihlašování za účelem uložení informací o přihlášení a zvolených možností zobrazení. Přihlašovací cookies vyprší po dvou dnech, cookies pro možnosti zobrazení po roce a při zaškrtnutí volby „Zapamatovat si mě“ po dvou týdnech.

6. Personalizační cookies – ukládané při úpravě nebo publikaci obsahu ve Službě, s dobou platnosti 1 den, neobsahující osobní údaje.

Účely využívání Cookies

1. Nezbytné – zajištění správného fungování Služby, mechanismů autorizace a přihlašování. Tyto soubory nevyžadují souhlas.

2. Analytické a statistické – shromažďování informací o způsobu používání Služby za účelem její analýzy a zlepšování. Tyto soubory vyžadují souhlas Uživatele vyjádřený prostřednictvím cookie lišty.

3. Marketingové – pokud budou zavedeny, jejich použití vyžaduje předchozí souhlas Uživatele.

Správa Cookies

1. Uživatel může kdykoli změnit nastavení týkající se ukládání, mazání a přístupu k údajům uloženým v souborech Cookies pomocí cookie lišty ve Službě nebo nastavení prohlížeče.

2. Vypnutí ukládání Cookies umožňují všechny moderní internetové prohlížeče v záložkách týkajících se soukromí a zabezpečení.

3. Omezení ukládání a přístupu k Cookies může způsobit nesprávné fungování některých funkcí Služby.

§ 10. Vložený obsah z jiných webů

Obsah ve Službě může obsahovat vložený materiál z jiných webů (např. videa, obrázky, články). Vložený obsah se chová obdobně jako při přímé návštěvě partnerského webu. Tyto weby mohou shromažďovat informace o Uživateli, používat vlastní cookies a sledovat interakce s vloženým materiálem v souladu se svými vlastními zásadami ochrany osobních údajů.

§ 11. Bezpečnost údajů

1. Správce používá technická a organizační opatření přiměřená riziku zpracování, včetně šifrování spojení (SSL/TLS), řízení přístupu a pravidelných záloh.

2. Mechanismy ukládání a čtení Cookies neumožňují stahovat osobní údaje ani důvěrné informace ze Zařízení Uživatele.

3. Za bezpečnost souborů Cookies pocházejících od partnerů Služby nenese Správce odpovědnost.

4. Bezpečnost údajů závisí také na jednání Uživatele a stavu zabezpečení jeho Zařízení.

§ 12. Vyloučení a omezení odpovědnosti

1. Správce neodpovídá za zachycení údajů, převzetí relace Uživatele nebo její smazání v důsledku činnosti Uživatele, virů, trojských koní a spywaru nainstalovaného v Zařízení Uživatele.

2. Služby poskytované třetími subjekty jsou mimo kontrolu Správce.

3. Odpovědnost za obsah AI: Obsah generovaný Systémy AI má informativní, orientační nebo pomocný charakter. Vzhledem ke specifikům technologie strojového učení (jev halucinace AI) Správce negarantuje 100% správnost, spolehlivost a aktuálnost vygenerovaného obsahu. Vygenerované informace nepředstavují profesionální právní, lékařskou, finanční, daňovou ani inženýrskou radu. Povinnost ověřit vygenerovaný obsah (včetně z hlediska případného porušení autorských práv třetích osob) leží na Uživateli. Úplná pravidla odpovědnosti v oblasti placených služeb upravují Obchodní podmínky.

§ 13. Grafické materiály a metadata

V případě zasílání grafických materiálů do Služby by se měl Uživatel vyhnout zasílání obrázků obsahujících vložená data o poloze (tagy EXIF GPS), není‑li to nezbytné. Obsah může být analyzován pomocí automatizovaných filtrů a nástrojů kybernetické bezpečnosti.

§ 14. Změny v Zásadách ochrany osobních údajů

1. Správce si vyhrazuje právo provádět změny v těchto Zásadách.

2. O podstatných změnách Zásad Správce informuje Uživatele nejméně 14 dní před jejich vstupem v platnost způsobem, který umožní seznámit se s obsahem změn (např. oznámení ve Službě, e‑mail registrovaným Uživatelům).

3. Technické a redakční změny, které nemají vliv na rozsah oprávnění Uživatelů, mohou být provedeny bez oznamovací lhůty.

4. Aktuální verze Zásad je vždy dostupná na adrese https://notberg.com.