Regulamin świadczenia usług przez Notberg Sp. z o.o.

§ 1. Postanowienia wstępne

1. Niniejszy regulamin (dalej: "Regulamin") określa zasady i warunki świadczenia usług przez Notberg Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-684), ul. Wspólna 50A/22, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000772427, NIP: 1132993659, zwaną dalej "Notberg".

2. Dane kontaktowe Notberg:

   • adres korespondencyjny: ul. Wspólna 50A/22, 00-684 Warszawa,

   • e-mail: [email protected],

   • telefon: +48 22 243 43 43.

3. Notberg świadczy usługi w zakresie m.in.: a) pośrednictwa w uzyskiwaniu apostille i legalizacji dokumentów, b) pośrednictwa wizowego, c) innych usług zleconych przez Klienta, zwane dalej łącznie "Usługami".

4. Usługi świadczone są zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz indywidualnymi ustaleniami lub umowami zawieranymi z Klientami.

§ 2. Definicje

1. Usługi — usługi świadczone przez Notberg, opisane w § 1 ust. 3.

2. Klient — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Usług.

3. Konsument — Klient będący osobą fizyczną, dokonujący z Notberg czynności prawnej (zawarcia umowy) niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

4. Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego (zgodnie z art. 38a Ustawy o prawach konsumenta). W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie do tego podmiotu stosuje się przepisy dotyczące Konsumentów.

5. B2B — Klient niebędący Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta.

6. Dokumenty — wszelkie dokumenty, pliki i informacje przekazane przez Klienta w celu realizacji Zlecenia.

7. Zlecenie — zamówienie na świadczenie Usług przez Notberg, złożone przez Klienta.

8. Systemy AI — algorytmy sztucznej inteligencji wspomagające proces świadczenia Usług (np. w zakresie wstępnych tłumaczeń lub analizy dokumentacji).

9. Ustawa o prawach konsumenta — ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

§ 3. Zawarcie umowy i przystąpienie do realizacji

1. Zawarcie umowy: Umowa o świadczenie Usług zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przez Notberg przyjęcia Zlecenia do realizacji i wystawienia rachunku. Zlecenie może zostać złożone online, telefonicznie, poprzez e-mail lub osobiście.

2. Przystąpienie do realizacji: Notberg przystępuje do realizacji Zlecenia po zaksięgowaniu pełnej kwoty na rachunku bankowym Notberg, chyba że odrębne ustalenia z Klientem stanowią inaczej (w szczególności wobec stałych Klientów B2B na warunkach z § 7 ust. 2).

3. Klient zobowiązany jest podać prawidłowe i aktualne dane kontaktowe. Notberg nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub brak realizacji Zlecenia wynikające z podania błędnych danych.

4. Godziny pracy biura oraz szacunkowy czas realizacji Usług są określone na stronie internetowej Notberg.

§ 4. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) i przetwarzanie danych

1. W celu optymalizacji, przyspieszenia oraz podniesienia jakości świadczonych Usług (w szczególności tłumaczeń oraz analizy Dokumentów) Notberg zastrzega sobie prawo do wykorzystywania Systemów AI.

2. Przesyłanie danych: Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że treści przekazanych Dokumentów mogą być przesyłane i przetwarzane przez Systemy AI dostarczane przez zewnętrznych partnerów technologicznych (m.in. Google Cloud).

3. Lokalizacja serwerów: Notberg gwarantuje, że dane przetwarzane przez Systemy AI w ramach Zleceń są przesyłane i przechowywane na serwerach zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), co zapewnia zgodność z RODO.

4. Ograniczenie wykorzystania danych: Dane przesyłane do Systemów AI nie są używane do publicznego trenowania modeli językowych dostawców trzecich w sposób naruszający poufność Dokumentów Klienta.

5. Nadzór człowieka: Ze względu na specyfikę działania AI (możliwość wystąpienia tzw. halucynacji), ostateczna weryfikacja Dokumentów przygotowywanych w procesie (np. tłumaczeń) podlega nadzorowi personelu Notberg, chyba że Usługa wyraźnie stanowi inaczej (np. w pełni zautomatyzowane generowanie szkiców).

6. Odpowiedzialność za treści AI: a) Treści wygenerowane przez Systemy AI nie stanowią profesjonalnej porady prawnej, medycznej, finansowej ani podatkowej. b) W stosunkach z Klientami B2B Notberg ogranicza odpowiedzialność za merytoryczne błędy wygenerowane wyłącznie przez AI, o ile Notberg dochował należytej staranności przy doborze narzędzi i końcowej weryfikacji. Ograniczenie to nie obejmuje szkód wyrządzonych przez Notberg z winy umyślnej. c) Wobec Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta odpowiedzialność Notberg za wykonanie Usługi określają bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

7. Zgodność z AI Act: Notberg dostosowuje funkcje AI do wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act) zgodnie z aktualnym stanem prawnym.

8. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej Notberg.

§ 5. Przesyłki kurierskie i dostarczanie dokumentów

1. Klient ma możliwość dostarczenia Dokumentów osobiście lub za pośrednictwem wybranego kuriera.

2. Notberg może pośredniczyć w odesłaniu Dokumentów kurierem na wskazany adres. Przesyłki nadawane przez Notberg są ubezpieczone na zasadach określonych w regulaminie danego przewoźnika (zazwyczaj do wysokości wartości odtworzeniowej dokumentu).

3. Ryzyko przesyłki — Klient B2B: Jeśli Klient B2B wskazał kuriera lub wybrał konkretną firmę kurierską spośród opcji oferowanych przez Notberg, ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia przesyłki przechodzi na Klienta z chwilą wydania Dokumentów firmie kurierskiej.

4. Ryzyko przesyłki — Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta: Notberg ponosi odpowiedzialność za przesyłkę do momentu jej doręczenia Konsumentowi (lub Przedsiębiorcy na prawach konsumenta), chyba że Konsument samodzielnie wskazał kuriera nieoferowanego przez Notberg, w którym to przypadku ryzyko przechodzi z chwilą wydania Dokumentów temu kurierowi (art. 545(1) Kodeksu cywilnego).

5. Klientom zaleca się wykupienie dodatkowego ubezpieczenia przesyłki o wyższej wartości we własnym zakresie.

§ 6. Warunki korzystania z Usług i komunikacja

1. Złożenie Zlecenia oznacza akceptację niezbędnej komunikacji ze strony Notberg (e-mail, telefon) w celu prawidłowej realizacji zawartej umowy.

2. Ograniczenie lub zablokowanie przez Klienta możliwości kontaktu z Notberg w trakcie realizacji Zlecenia może uniemożliwić wykonanie Usługi, za co Notberg nie ponosi odpowiedzialności.

§ 7. Warunki płatności

1. Klient zobowiązany jest dokonać płatności przed rozpoczęciem realizacji Zlecenia, chyba że odrębna umowa stanowi inaczej.

2. W przypadku stałych Klientów B2B termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury VAT, chyba że strony umówią się inaczej.

3. W przypadku opóźnienia w płatności Notberg ma prawo: a) wstrzymać realizację Zlecenia do czasu uregulowania należności, b) naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie (lub odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych w stosunkach z Klientami B2B), c) dochodzić rekompensaty za koszty odzyskiwania należności zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

4. Wszystkie kwoty podane na stronie internetowej Notberg są kwotami brutto (zawierają podatek VAT), chyba że wyraźnie wskazano inaczej.

§ 8. Prawo odstąpienia od umowy (dotyczy Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta)

1. Klient będący Konsumentem (lub Przedsiębiorcą na prawach konsumenta) ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia. Oświadczenie o odstąpieniu można przesłać: a) pisemnie na adres siedziby Notberg, b) e-mailem na adres podany w § 1 ust. 2.

2. Wyjątek od prawa odstąpienia (art. 38 ust. 1 pkt 1 Ustawy o prawach konsumenta): Prawo do odstąpienia od umowy nie przysługuje Konsumentowi, jeżeli Notberg wykonał w pełni Usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Konsumenta, który przed rozpoczęciem świadczenia został poinformowany, że po spełnieniu świadczenia przez Notberg utraci prawo odstąpienia, i przyjął to do wiadomości. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której Dokumenty wizowe zostały już złożone w konsulacie albo wykonano zlecone tłumaczenie przysięgłe.

3. Zapłata za świadczenia częściowo wykonane (art. 35 Ustawy o prawach konsumenta): Jeżeli Konsument zażądał rozpoczęcia świadczenia Usług przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, a następnie złożył oświadczenie o odstąpieniu, ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do zakresu świadczeń spełnionych z uwzględnieniem uzgodnionej w umowie ceny lub wynagrodzenia. Konsument pokrywa również bezzwrotne opłaty konsularne, urzędowe i administracyjne uiszczone przez Notberg w jego imieniu.

4. Klienci B2B mogą zrezygnować ze Zlecenia, jednak ponoszą koszty proporcjonalne do wykonanej już pracy oraz wszelkich opłat poniesionych przez Notberg w ich imieniu.

5. Wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy stanowi załącznik nr 2 do Ustawy o prawach konsumenta i jest dostępny na stronie internetowej Notberg.

§ 9. Reklamacje

1. Klient ma prawo złożyć reklamację dotyczącą niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi przez Notberg. Reklamacje można składać: a) drogą elektroniczną na adres e-mail podany w § 1 ust. 2, b) pisemnie na adres siedziby Notberg.

2. Reklamacja powinna zawierać: a) imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz dane kontaktowe Klienta, b) numer Zlecenia (jeśli został nadany) lub inne dane pozwalające zidentyfikować Zlecenie, c) opis nieprawidłowości i żądanie Klienta.

3. Notberg rozpatrzy reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od daty jej otrzymania. O wyniku postępowania reklamacyjnego Klient zostanie poinformowany e-mailem lub pisemnie.

4. Termin zgłoszenia reklamacji — B2B: W przypadku Klientów B2B termin na zgłoszenie reklamacji dotyczącej wad wykonanej Usługi wynosi 14 dni roboczych od momentu wydania lub odesłania Dokumentów. Po tym terminie prawo do reklamacji wygasa.

5. Postanowienie ust. 4 nie ogranicza praw Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym z tytułu braku zgodności usługi z umową.

§ 10. Odpowiedzialność Notberg i siła wyższa

1. Notberg odpowiada za realizację Usług z zachowaniem należytej staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności.

2. Ograniczenie odpowiedzialności (B2B): W przypadku Klientów B2B całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza Notberg z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (niezależnie od podstawy prawnej) jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto, które Klient zapłacił za dane Zlecenie. Ograniczenie to nie obejmuje szkód wyrządzonych z winy umyślnej oraz innych przypadków, w których wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.

3. Notberg nie ponosi odpowiedzialności za decyzje i działania organów państwowych, ambasad, urzędów, konsulatów (np. odmowa wydania wizy, odmowa apostille, opóźnienia administracyjne), które są niezależne od Notberg.

4. Siła wyższa: Notberg nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikające z działania siły wyższej, tj. zdarzeń nagłych, nieprzewidywalnych i niezależnych od woli stron (m.in. wojny, strajki, pożary, klęski żywiołowe, pandemie, nagłe zmiany prawa, wstrzymanie pracy urzędów). W takich sytuacjach termin realizacji Usługi ulega wydłużeniu o czas trwania przeszkody.

5. Ograniczenia odpowiedzialności określone w niniejszym paragrafie nie naruszają praw Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 11. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją Usług jest Notberg Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

2. Dane osobowe są przetwarzane w celach niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy, obsługi reklamacji, wypełnienia obowiązków prawnych (rachunkowo-podatkowych) oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zgodnie z RODO.

3. W celu prawidłowej realizacji Zlecenia dane mogą być przekazywane podmiotom trzecim (m.in. ambasady, urzędy, firmy kurierskie, tłumacze przysięgli, dostawcy infrastruktury IT i AI), zgodnie z § 4 Regulaminu.

4. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych osobowych, praw przysługujących Klientom oraz wykorzystywania plików cookies znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej Notberg.

§ 12. Prawa własności intelektualnej

1. Wszelkie treści, grafiki, formularze i materiały dostępne na stronie internetowej Notberg są chronione prawem autorskim i należą do Notberg lub są wykorzystywane na podstawie odpowiednich licencji.

2. Ich kopiowanie, powielanie lub wykorzystywanie w celach komercyjnych bez wyraźnej, pisemnej zgody Notberg jest zabronione.

§ 13. Zmiany w Regulaminie

1. Notberg zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów prawa, zmiana procedur konsularnych, modyfikacja zakresu Usług lub narzędzi technicznych).

2. O zmianach Regulaminu Notberg poinformuje zarejestrowanych Klientów oraz Klientów posiadających aktywne Zlecenia z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie, w drodze wiadomości e-mail lub komunikatu w panelu Klienta.

3. Do Zleceń złożonych i opłaconych przed wejściem w życie zmian stosuje się postanowienia Regulaminu obowiązujące w dacie złożenia Zlecenia.

4. Zmiany techniczne i redakcyjne niewpływające na zakres praw i obowiązków Klientów mogą być wprowadzane bez okresu notyfikacji.

§ 14. Postanowienia końcowe i rozstrzyganie sporów

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz Ustawy o prawach konsumenta.

2. Wszelkie spory powstałe między Notberg a Klientem B2B rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Notberg.

3. Spory z Konsumentami oraz Przedsiębiorcami na prawach konsumenta rozstrzygane będą przez sądy powszechne zgodnie z ogólnymi przepisami prawa.

4. Konsument ma możliwość skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności: a) za pośrednictwem platformy internetowego systemu rozstrzygania sporów (ODR) na poziomie unijnym, dostępnej pod adresem https://ec.europa.eu/consumers/odr, b) u stałego polubownego sądu konsumenckiego działającego przy właściwym wojewódzkim inspektorze Inspekcji Handlowej, c) u powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów lub organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów, d) w drodze postępowania mediacyjnego prowadzonego przez wojewódzkiego inspektora Inspekcji Handlowej.

5. Szczegółowe informacje o pozasądowych sposobach rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń dostępne są na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (www.uokik.gov.pl).

6. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej Notberg.